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GENTILLY
Chargé de la relation aux administrés (h/f)
Mairie, 14 place Henri Barbusse, Gentilly (Val-de-Marne (94))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 4 semaines
Description du poste
Au sein du secrétariat des élus, l’agent assure le traitement, le suivi et la traçabilité des sollicitations des administrés adressés au Maire et aux élus, en garantissant une réponse de qualité, dans des délais maîtrisés, et en lien avec les services compétents.
Votre mission
Activités principales :
• Réceptionner, qualifier et orienter les courriers, courriels et demandes des administrés adressés au Maire et aux élus
• Assurer le suivi administratif des dossiers jusqu'à leur clôture, en lien avec les directions concernées
• Rédiger des projets de réponse aux administrés, dans un registre adapté à la communication institutionnelle
• Tenir à jour les outils de suivi et de traçabilité des sollicitations (tableaux de bord, CRM, élise)
• Assurer une veille sur les délais de réponse et alerter la hiérarchie en cas de dossier sensible ou de retard
• Contribuer à l'accueil physique et téléphonique des administrés en lien avec les élus, en appui du Secrétariat des Élus : participation et suivi des permanences élu.es
• Constitution du fichier personnalité / carnets d’adresses du secrétariat
• Participer à l'amélioration continue des procédures de traitement des demandes des administrés
• Organisation et suivi des rencontres du Maire
• Classement et archivage des dossiers de correspondance avec les administrés
• Coordination avec les directions opérationnelles pour l'instruction des demandes
A savoir sur le poste :
• Temps de travail : 37h30 hebdomadaires
• Utilisation quotidienne de l’outil informatique et bureautique
• Disponibilité ponctuelle demandée en cas d'événement institutionnel
• Réceptionner, qualifier et orienter les courriers, courriels et demandes des administrés adressés au Maire et aux élus
• Assurer le suivi administratif des dossiers jusqu'à leur clôture, en lien avec les directions concernées
• Rédiger des projets de réponse aux administrés, dans un registre adapté à la communication institutionnelle
• Tenir à jour les outils de suivi et de traçabilité des sollicitations (tableaux de bord, CRM, élise)
• Assurer une veille sur les délais de réponse et alerter la hiérarchie en cas de dossier sensible ou de retard
• Contribuer à l'accueil physique et téléphonique des administrés en lien avec les élus, en appui du Secrétariat des Élus : participation et suivi des permanences élu.es
• Constitution du fichier personnalité / carnets d’adresses du secrétariat
• Participer à l'amélioration continue des procédures de traitement des demandes des administrés
• Organisation et suivi des rencontres du Maire
• Classement et archivage des dossiers de correspondance avec les administrés
• Coordination avec les directions opérationnelles pour l'instruction des demandes
A savoir sur le poste :
• Temps de travail : 37h30 hebdomadaires
• Utilisation quotidienne de l’outil informatique et bureautique
• Disponibilité ponctuelle demandée en cas d'événement institutionnel
Profil recherché
• Etre titulaire d’un grade du cadre d’emplois des rédacteurs ou adjoints administratifs confirmés ou d’un diplôme permettant l’accès aux concours externes
• Expérience sur des missions similaires d'accueil, de secrétariat ou de relation aux usagers en collectivité souhaitée
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et du statut de la fonction publique territoriale souhaitée
• Connaissances de base en droit administratif et en procédures de réclamation appréciées
• Maîtrise des outils bureautiques
• Capacité à hiérarchiser les priorités et à gérer un flux de demandes variées
• Sens du service public et de l'écoute
• Discrétion et rigueur, notamment sur les dossiers sensibles
• Diplomatie et capacité à gérer des situations parfois tendues
• Expérience sur des missions similaires d'accueil, de secrétariat ou de relation aux usagers en collectivité souhaitée
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et du statut de la fonction publique territoriale souhaitée
• Connaissances de base en droit administratif et en procédures de réclamation appréciées
• Maîtrise des outils bureautiques
• Capacité à hiérarchiser les priorités et à gérer un flux de demandes variées
• Sens du service public et de l'écoute
• Discrétion et rigueur, notamment sur les dossiers sensibles
• Diplomatie et capacité à gérer des situations parfois tendues
Autres informations
Non renseignées