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OUDALLE
Chargé de la structuration administrative
125 Route de l'Eglise, Oudalle (Seine-Maritime (76))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi temporaire
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 1 semaine
Description du poste
Réaliser un travail ponctuel de structuration de l’organisation administrative de la commune afin de disposer de dossiers mieux organisés, de procédures formalisées et d’outils de suivi simples, fiables et utilisables durablement par les agents.
Cette mission est distincte du fonctionnement courant du secrétariat de mairie. Ses priorités sont fixées à partir d’un état des lieux initial et validées par la collectivité.
Cette mission est distincte du fonctionnement courant du secrétariat de mairie. Ses priorités sont fixées à partir d’un état des lieux initial et validées par la collectivité.
Votre mission
Missions principales
1 Réaliser un état des lieux et proposer un programme de travail
• Recenser les outils, documents, dossiers et procédures existants.
• Identifier les doublons, documents obsolètes, informations manquantes et difficultés de classement ou de suivi.
• Signaler les points nécessitant une vérification ou un accompagnement spécialisé.
• Proposer un programme de travail hiérarchisé, adapté à la durée de la mission, pour validation.
2 Organiser les documents et formaliser les procédures internes
• Réorganiser le rangement des dossiers et documents dans le bureau du secrétariat.
• Mettre en place un plan de classement cohérent pour les documents papier et numériques.
• Proposer des règles simples de nommage, de classement et de gestion des versions.
• Formaliser les procédures prioritaires à partir des pratiques et orientations validées.
• Préparer des modèles de documents, fiches pratiques et listes de contrôle.
• Préciser, pour chaque procédure, les étapes, les intervenants et les modalités de validation.
3 Structurer les dossiers et outils administratifs RH
• Inventorier et organiser les dossiers individuels des agents, dans le respect de leur confidentialité.
• Identifier les pièces manquantes ou nécessitant une actualisation.
• Participer à la mise en forme et à l’actualisation des fiches de poste, sous la supervision de la collectivité.
• Construire ou améliorer les tableaux de suivi des échéances RH retenues comme prioritaires : contrats, entretiens professionnels, formations et suivi médical notamment.
• Regrouper et organiser les documents internes utiles aux agents.
• Contribuer à la collecte et à l’organisation des éléments nécessaires à l’actualisation du DUERP et au suivi des actions de prévention, en lien avec les interlocuteurs compétents.
4 Recenser les obligations et organiser leur suivi
• Recenser les obligations administratives et les informations ou affichages obligatoires applicables à la commune, en priorité dans les domaines RH et de la santé au travail.
• Documenter les sources utilisées et soumettre les points d’incertitude à validation.
• Repérer les documents à actualiser ou les actions à engager.
• Construire un échéancier précisant les actions, les responsables, les dates de suivi et l’emplacement des justificatifs.
• Préparer les mises à jour validées par la collectivité.
5 Organiser l’archivage
• Réaliser un premier inventaire des ensembles documentaires et identifier les besoins de traitement.
• Distinguer les dossiers courants des dossiers à archiver.
• Préparer un plan de classement et des outils de repérage des archives.
• Formaliser les modalités de versement, de consultation et de suivi, avec l’appui du service d’archives compétent.
• Soumettre toute proposition d’élimination documentaire à la procédure de validation applicable avant destruction.
6 Assurer la transmission et la pérennité des outils
• Tester les procédures et tableaux de suivi avec leurs futurs utilisateurs.
• Ajuster les outils pour en faciliter l’utilisation quotidienne.
• Rédiger un guide pratique indiquant où trouver les documents, comment utiliser les outils et comment les actualiser.
• Organiser une présentation et une prise en main par les agents concernés.
• Établir un bilan de fin de mission recensant les réalisations, les points restant à traiter et les prochaines échéances.
1 Réaliser un état des lieux et proposer un programme de travail
• Recenser les outils, documents, dossiers et procédures existants.
• Identifier les doublons, documents obsolètes, informations manquantes et difficultés de classement ou de suivi.
• Signaler les points nécessitant une vérification ou un accompagnement spécialisé.
• Proposer un programme de travail hiérarchisé, adapté à la durée de la mission, pour validation.
2 Organiser les documents et formaliser les procédures internes
• Réorganiser le rangement des dossiers et documents dans le bureau du secrétariat.
• Mettre en place un plan de classement cohérent pour les documents papier et numériques.
• Proposer des règles simples de nommage, de classement et de gestion des versions.
• Formaliser les procédures prioritaires à partir des pratiques et orientations validées.
• Préparer des modèles de documents, fiches pratiques et listes de contrôle.
• Préciser, pour chaque procédure, les étapes, les intervenants et les modalités de validation.
3 Structurer les dossiers et outils administratifs RH
• Inventorier et organiser les dossiers individuels des agents, dans le respect de leur confidentialité.
• Identifier les pièces manquantes ou nécessitant une actualisation.
• Participer à la mise en forme et à l’actualisation des fiches de poste, sous la supervision de la collectivité.
• Construire ou améliorer les tableaux de suivi des échéances RH retenues comme prioritaires : contrats, entretiens professionnels, formations et suivi médical notamment.
• Regrouper et organiser les documents internes utiles aux agents.
• Contribuer à la collecte et à l’organisation des éléments nécessaires à l’actualisation du DUERP et au suivi des actions de prévention, en lien avec les interlocuteurs compétents.
4 Recenser les obligations et organiser leur suivi
• Recenser les obligations administratives et les informations ou affichages obligatoires applicables à la commune, en priorité dans les domaines RH et de la santé au travail.
• Documenter les sources utilisées et soumettre les points d’incertitude à validation.
• Repérer les documents à actualiser ou les actions à engager.
• Construire un échéancier précisant les actions, les responsables, les dates de suivi et l’emplacement des justificatifs.
• Préparer les mises à jour validées par la collectivité.
5 Organiser l’archivage
• Réaliser un premier inventaire des ensembles documentaires et identifier les besoins de traitement.
• Distinguer les dossiers courants des dossiers à archiver.
• Préparer un plan de classement et des outils de repérage des archives.
• Formaliser les modalités de versement, de consultation et de suivi, avec l’appui du service d’archives compétent.
• Soumettre toute proposition d’élimination documentaire à la procédure de validation applicable avant destruction.
6 Assurer la transmission et la pérennité des outils
• Tester les procédures et tableaux de suivi avec leurs futurs utilisateurs.
• Ajuster les outils pour en faciliter l’utilisation quotidienne.
• Rédiger un guide pratique indiquant où trouver les documents, comment utiliser les outils et comment les actualiser.
• Organiser une présentation et une prise en main par les agents concernés.
• Établir un bilan de fin de mission recensant les réalisations, les points restant à traiter et les prochaines échéances.
Profil recherché
• Connaissance de l’environnement administratif territorial appréciée.
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment du traitement de texte et des tableaux de suivi.
• Capacité à classer, organiser, synthétiser et rédiger des documents clairs.
• Rigueur, méthode et sens des priorités.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Aptitude à travailler en collaboration, à rendre compte et à solliciter une validation lorsque nécessaire.
• Expérience en gestion administrative, classement documentaire ou appui RH appréciée.
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment du traitement de texte et des tableaux de suivi.
• Capacité à classer, organiser, synthétiser et rédiger des documents clairs.
• Rigueur, méthode et sens des priorités.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Aptitude à travailler en collaboration, à rendre compte et à solliciter une validation lorsque nécessaire.
• Expérience en gestion administrative, classement documentaire ou appui RH appréciée.
Autres informations
Non renseignées