1) Préparation et suivi des instances municipales
Bureau Municipal
- Organiser et préparer, en lien avec le DGS, les réunions du Bureau Municipal
- Recueillir auprès des directions et services les sujets devant être inscrits à l’ordre du jour.
- Opérer une première analyse des notes et solliciter autant que de besoin des éléments complémentaires
- Préparer et mettre en forme les ordres du jour et documents nécessaires à la prise de décision.
- Veiller à la transmission des éléments dans les délais impartis.
- Formaliser les décisions, arbitrages et orientations retenus.
- Assurer un suivi opérationnel des décisions prises : identification des responsables, échéances, relances et points d’avancement.
- Alerter le DGS sur les retards, difficultés ou points nécessitant un nouvel arbitrage.
- S’assurer de la réalisation des bilans sollicités par le BM, et de leur présentation devant l’instance
Conseil Municipal
- Participer à la préparation administrative des séances du Conseil municipal.
- Assurer le lien avec les services pour la préparation et la transmission des projets de délibérations.
- Contrôler la complétude des dossiers et le respect du calendrier de préparation.
- Assurer un premier niveau de lecture et d’analyse des délibérations, et partager cette analyse avec le DGS
- Contribuer à la sécurisation du circuit administratif des délibérations.
- Assister aux séances et assurer un rôle de prise de notes, puis la rédaction du compte-rendu
- Participer au suivi des décisions adoptées par le Conseil municipal.
- Tenir et actualiser les outils de suivi des instances et de leurs décisions.
- Transmission aux élus des délibérations, du compte-rendu, des dossiers par voie dématérialisée

2) Participation au fonctionnement administratif de la Ville
Le/la chargé(e) de mission constitue un appui direct au DGS et au Maire et aux élus dans l'organisation et le suivi de l'activité administrative de la collectivité.
À ce titre, il/elle est notamment chargé(e) de :
- Participer à la coordination entre la Direction générale et les différentes directions et services.
- Faciliter la circulation de l’information et le suivi des demandes formulées par la Direction générale, le Maire et les élus.
- Préparer des notes, courriers, comptes rendus, synthèses et documents d’aide à la décision pour le DGS, le Maire et les élus.
- Suivre les échéances administratives confiées par le DGS.
- Contribuer à l’amélioration des procédures, circuits d’information et outils de suivi internes.
- Gestion du classement et de l'archivage des documents
- Identifier les situations nécessitant une intervention, un arbitrage ou une décision du DGS.
- Participer et avoir un rôle actif au sein du CODIR.
- Gérer la régie d’avance protocole de la ville de Grigny-sur-Rhône

3) Gestion proactive du courrier entrant et des demandes adressées à la collectivité
Le/la chargé(e) de mission participe à l’organisation et à la fiabilisation du circuit du courrier entrant.

Il/elle assure notamment :
- La prise en charge, l’analyse et l’orientation des courriers vers les directions et services compétents.
En lien avec le cabinet :
- L’identification des courriers prioritaires, sensibles ou nécessitant un arbitrage.
- La fixation et le suivi des échéances de réponse.
- Les relances nécessaires auprès des services.
- La préparation ou la relecture de projets de réponses lorsque nécessaire.
- La tenue d’outils de suivi permettant aux DGS, Maire, élus de disposer d’une vision claire des courriers en attente.

4) Suivi de projets transversaux
À la demande du DGS, le/la chargé(e) de mission assure ou contribue au pilotage de projets associant plusieurs directions ou services municipaux.

À ce titre, il/elle peut être amené(e) à :
- Formaliser les objectifs, étapes et échéances d’un projet.
- Identifier les différents interlocuteurs concernés.
- Organiser et animer des réunions de travail.
- Coordonner les contributions des différents services.
- Suivre l’avancement des actions et le respect des échéances.
- Identifier les difficultés et points de blocage.
- Proposer des solutions ou scénarios d’arbitrage
- Rendre compte régulièrement au DGS de l’état d’avancement
- Formaliser les décisions et assurer leur suivi opérationnel.

SAVOIR-FAIRE ATTENDUS :
Organisation et pilotage
- Savoir organiser son activité en fonction de priorités multiples et évolutives
- Maîtriser les techniques de gestion de projet et de suivi de plans d’actions.
Analyse et synthèse
- Capacité à comprendre rapidement un dossier et à en identifier les enjeux essentiels.
- Savoir produire une synthèse claire permettant au DGS ou aux élus de prendre rapidement connaissance d’une situation.
Qualités rédactionnelles
- Excellente maîtrise de l’expression écrite et de l’orthographe.
- Capacité à rédiger des courriers administratifs, notes, synthèses, comptes rendus et relevés de décisions.
- Capacité à restituer fidèlement et précisément une décision ou un arbitrage.
Environnement territorial
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
- Connaissance du fonctionnement d’une commune et de ses instances.
- Connaissance des principes fondamentaux du droit des collectivités territoriales et des actes administratifs.
- Compréhension des relations entre élus, Direction générale et services.
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs

SAVOIR-ÊTRE – QUALITÉS INDISPENSABLES :

Compte tenu du positionnement auprès du Directeur Général des Services et des élus, les qualités personnelles et professionnelles constituent un élément déterminant du poste.
- Rigueur et fiabilité
- Anticipation et proactivité
- Discrétion et confidentialité
- Autonomie et sens des responsabilités
- Diplomatie et qualités relationnelles
- Réactivité et capacité d’adaptation

Non renseignées