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CONSEIL DÉPARTEMENTAL DES YVELINES
Chargé de mission commande publique dans le bâtiment (h/f)
Hôtel du Département, Guyancourt (Yvelines (78))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Urbanisme
Publié il y a 1 semaine
Description du poste
La Direction des Bâtiments assure la gestion, l’entretien et le développement d’un parc immobilier de près d’un million de mètres carrés. La typologie des bâtiments concernés se compose principalement des 114 collèges gérés par le Département, mais aussi des bâtiments affectés aux services sociaux, à la gendarmerie nationale, aux centres d’incendie et de secours et aux activités culturelles du Département et autres.
L’ambition du département est de maintenir un niveau d’investissement conséquent tout en s’adaptant à l’évolution du contexte budgétaire. Pour ce faire, de chantiers d’évolution des organisations et de pratiques sont engagés. Ainsi un chef de projet accompagnera le directeur de mission pour permettre de garantir que ces évolutions se font de manière transversale au sein de la DB sans dégradation de la qualité de service et de la sécurité.
L’ambition du département est de maintenir un niveau d’investissement conséquent tout en s’adaptant à l’évolution du contexte budgétaire. Pour ce faire, de chantiers d’évolution des organisations et de pratiques sont engagés. Ainsi un chef de projet accompagnera le directeur de mission pour permettre de garantir que ces évolutions se font de manière transversale au sein de la DB sans dégradation de la qualité de service et de la sécurité.
Votre mission
1.Pilotage budgétaire et financier
- Élaborer, suivre et actualiser le budget annuel et pluriannuel de la SDTI (fonctionnement et investissement) en lien avec la Sous-Directrice
- Assurer le suivi des engagements, mandats et consommations budgétaires.
- Mettre à jour les tableaux de suivi et produire des bilans d’exécution budgétaire.
- Garantir la traçabilité et la fiabilité des données financières transmises à la direction.
- Proposer des ajustements budgétaires en lien avec les priorités techniques et opérationnelles.
- Participer à la préparation des arbitrages et comités de pilotage budgétaires.
2.Gestion et suivi des marchés publics à bons de commande
- Piloter le suivi administratif et contractuel des marchés à bons de commande (MBC).
- Assurer la relation avec les entreprises titulaires : relances, suivi des délais, conformité des prestations.
- Centraliser et suivre les bons de commande, avenants et reconductions de marchés.
- S’assurer du respect du code de la commande publique et des procédures internes.
- Produire les indicateurs de consommation des marchés et contribuer à leur optimisation.
- Appuyer les responsables techniques dans la rédaction des cahiers des charges et pièces de marché (partie administrative).
- Appuis aux chefs d’agences dans le suivi des dossiers complexe, travail transversal en mode projet avec les autres directions
3. Coordination et suivi de l’activité en lien avec la Sous-Directrice
- Hiérarchiser les priorités selon le degré d’urgence et l’impact sur le service.
- Identifier les ressources disponibles et coordonner la réponse technique ou administrative.
- Assurer la transmission d’informations entre la sous-direction, les agences travaux, le magasin et les services supports.
- Contribuer à la planification des travaux aussi bien en interne (régie ou brigades PECs ) qu’en externe et à l’organisation des interventions.
- S’assurer des remonter d’information nécessaire à la Direction
- Identifier les axes d’amélioration nécessaire au magasin pour fluidifier les échanges et avoir une plus large gamme de produit
- Participer aux différentes visites de site
- Remplacer autant que nécessaire la Sous-Directrice
4. Reporting, outils de pilotage et amélioration continue
- Réalisation des tableaux de bord de suivi d’activité (financier, interventions, marchés).
- Réalisation du contrôle de la qualité et la complétude des données enregistrées dans les outils internes.
- Produire des bilans mensuels et des reportings synthétiques à destination de la Sous-Directrice.
- Participer à la formalisation des procédures internes et à l’harmonisation des pratiques entre agences.
- Identifier les axes d’amélioration et proposer des évolutions organisationnelles ou techniques.
- Identifier les matériaux/matériels susceptible de faire partie du réemploi et assurer la mise en place d’outil pour le suivi
- Participer à la digitalisation des processus et à la mise à jour des outils métiers (Excel, Power BI, GMAO).
- Élaborer, suivre et actualiser le budget annuel et pluriannuel de la SDTI (fonctionnement et investissement) en lien avec la Sous-Directrice
- Assurer le suivi des engagements, mandats et consommations budgétaires.
- Mettre à jour les tableaux de suivi et produire des bilans d’exécution budgétaire.
- Garantir la traçabilité et la fiabilité des données financières transmises à la direction.
- Proposer des ajustements budgétaires en lien avec les priorités techniques et opérationnelles.
- Participer à la préparation des arbitrages et comités de pilotage budgétaires.
2.Gestion et suivi des marchés publics à bons de commande
- Piloter le suivi administratif et contractuel des marchés à bons de commande (MBC).
- Assurer la relation avec les entreprises titulaires : relances, suivi des délais, conformité des prestations.
- Centraliser et suivre les bons de commande, avenants et reconductions de marchés.
- S’assurer du respect du code de la commande publique et des procédures internes.
- Produire les indicateurs de consommation des marchés et contribuer à leur optimisation.
- Appuyer les responsables techniques dans la rédaction des cahiers des charges et pièces de marché (partie administrative).
- Appuis aux chefs d’agences dans le suivi des dossiers complexe, travail transversal en mode projet avec les autres directions
3. Coordination et suivi de l’activité en lien avec la Sous-Directrice
- Hiérarchiser les priorités selon le degré d’urgence et l’impact sur le service.
- Identifier les ressources disponibles et coordonner la réponse technique ou administrative.
- Assurer la transmission d’informations entre la sous-direction, les agences travaux, le magasin et les services supports.
- Contribuer à la planification des travaux aussi bien en interne (régie ou brigades PECs ) qu’en externe et à l’organisation des interventions.
- S’assurer des remonter d’information nécessaire à la Direction
- Identifier les axes d’amélioration nécessaire au magasin pour fluidifier les échanges et avoir une plus large gamme de produit
- Participer aux différentes visites de site
- Remplacer autant que nécessaire la Sous-Directrice
4. Reporting, outils de pilotage et amélioration continue
- Réalisation des tableaux de bord de suivi d’activité (financier, interventions, marchés).
- Réalisation du contrôle de la qualité et la complétude des données enregistrées dans les outils internes.
- Produire des bilans mensuels et des reportings synthétiques à destination de la Sous-Directrice.
- Participer à la formalisation des procédures internes et à l’harmonisation des pratiques entre agences.
- Identifier les axes d’amélioration et proposer des évolutions organisationnelles ou techniques.
- Identifier les matériaux/matériels susceptible de faire partie du réemploi et assurer la mise en place d’outil pour le suivi
- Participer à la digitalisation des processus et à la mise à jour des outils métiers (Excel, Power BI, GMAO).
Profil recherché
- Diplôme de niveau Bac +5, relevant du cadre d'emploi des attachés ou ingénieurs territoriaux ou cadre justifiant de missions et d'une expérience de nature équivalente
- Expérience confirmée en maîtrise d'ouvrage publique, bâtiment tous corps d'état, avec pratique des procédures administratives, budgétaires, comptables et juridiques
- Une expérience en management ou animation d'équipes pluridisciplinaires du secteur public, avec portage de projets, serait appréciée
Savoir-faire :
- Appliquer le code de la commande publique et piloter le suivi administratif et contractuel des marchés, notamment des marchés à bons de commande
- Élaborer, suivre et exécuter un budget dans le cadre des règles de la comptabilité publique et des finances locales (engagements, mandats, idéalement M57 et gestion en AP/CP)
- Appuyer la rédaction du volet administratif des pièces de marché et cahiers des charges
- Produire tableaux de bord et bilans d'exécution, concevoir des supports de reporting et les présenter à la direction et en comité
- Analyser et synthétiser une situation, hiérarchiser les priorités
- Conduire des projets et coordonner des acteurs internes et externes en transversalité, dans l'environnement des collectivités territoriales et de la maîtrise d'ouvrage publique bâtiment tous corps d'état
- Communiquer de façon claire et précise, à l'écrit comme à l'oral
- Négocier avec des interlocuteurs internes et des prestataires
- Maîtriser les outils bureautiques et de pilotage : Excel (niveau avancé) et Power BI ; la connaissance d'une GMAO serait appréciée
Savoir-être :
- Rigueur, méthode et sens de l'organisation
- Autonomie et réactivité dans un cadre défini
- Qualités relationnelles, écoute et diplomatie
- Esprit d'initiative et force de proposition
- Sens du collectif et goût du travail en équipe
- Discrétion et respect de la confidentialité
Permis B obligatoire
- Expérience confirmée en maîtrise d'ouvrage publique, bâtiment tous corps d'état, avec pratique des procédures administratives, budgétaires, comptables et juridiques
- Une expérience en management ou animation d'équipes pluridisciplinaires du secteur public, avec portage de projets, serait appréciée
Savoir-faire :
- Appliquer le code de la commande publique et piloter le suivi administratif et contractuel des marchés, notamment des marchés à bons de commande
- Élaborer, suivre et exécuter un budget dans le cadre des règles de la comptabilité publique et des finances locales (engagements, mandats, idéalement M57 et gestion en AP/CP)
- Appuyer la rédaction du volet administratif des pièces de marché et cahiers des charges
- Produire tableaux de bord et bilans d'exécution, concevoir des supports de reporting et les présenter à la direction et en comité
- Analyser et synthétiser une situation, hiérarchiser les priorités
- Conduire des projets et coordonner des acteurs internes et externes en transversalité, dans l'environnement des collectivités territoriales et de la maîtrise d'ouvrage publique bâtiment tous corps d'état
- Communiquer de façon claire et précise, à l'écrit comme à l'oral
- Négocier avec des interlocuteurs internes et des prestataires
- Maîtriser les outils bureautiques et de pilotage : Excel (niveau avancé) et Power BI ; la connaissance d'une GMAO serait appréciée
Savoir-être :
- Rigueur, méthode et sens de l'organisation
- Autonomie et réactivité dans un cadre défini
- Qualités relationnelles, écoute et diplomatie
- Esprit d'initiative et force de proposition
- Sens du collectif et goût du travail en équipe
- Discrétion et respect de la confidentialité
Permis B obligatoire
Autres informations
Non renseignées