Chargé de mission « Evénements » (H/F)

DIRECTION DE LA VIE SPORTIVE, ASSOCIATIVE ET EVENEMENTIELLE
Cadre d’emplois : Rédacteur
Catégorie : B
Rattachement hiérarchique : directeur vie sportive, associative et événementielle

Au cœur de la métropole de Lyon, Vaulx-en-Velin, 53 000 habitants, est une ville jeune en plein développement urbain, démographique et économique. Engagée dans un projet de renouvellement urbain ambitieux, elle est un territoire d'innovations.

Missions de la direction, du service

La Direction Vie Sportive, Associative et Evènementielle (DVSAE) regroupe et mobilise l’ensemble des équipes en charge de la Vie Associative et de l’Animation Sociale ; des Sports ainsi que des Evènements et du Protocole et les Ressources dédiées.

Un objectif essentiel de cette Direction est de faciliter l’accès aux publics jeunes aux différentes opportunités que représentent les associations, les sports ; les manifestations évènementielles et autres actions mémorielles comme autant de moyens garantissant leur épanouissement ; leur émancipation et leurs réussites dans la construction de leurs parcours.

Finalité du poste
Placée sous l’autorité du directeur vie sportive, associative et événementielle, la chargée de missions événements à vocation à intervenir de manière transversale sur l’ensemble des projets événementiels portés par la direction et plus généralement, la collectivité.

Missions et activités principales du poste

Evénementiel
- sur les commémorations : gestion de la communication autour des commémorations, lien avec le tissu associatif (notamment les clubs sportifs et les associations de jeunes) en appui de la chargée de mission ;
- pilotage d’événements en lien avec les autres chargés de missions de la direction.
- participation à l’organisation de la Fête Nationale et des autres événements organisés par la DVSAE.

Programmation
- pilotage de la commission Occupation du Domaine Public (ODP) : compilation des demandes en lien avec les différents services (ceux de la DVSAE, la DAJAG, etc.), recherche des besoins afférents aux différents événements, programmation et gestion des réunions ODP, mise à jour de l’outil de suivi des événements, retour des arbitrages post réunion ODP aux différents services gestionnaires.
- pilotage et organisation des ODP spécifiques aux périodes de pic d’activités (printemps, Activ Eté, etc.).
- conception, finalisation, mise à jour, partage de l’outil numérique de suivi des événements.

Administratif
- participation aux taches administratives du services telles que l’écriture de conventions, de courriers, de comptes rendus de réunions, de mails de réponses aux clubs et associations.

Missions et activités secondaires du poste
- participation au process du budget participatif pour ce qui concerne la DVSAE : instruction des demandes, suivi des projets retenus.
- accueil téléphonique et physique du public.
- participation au suivi des demandes de créneaux (logiciel métier) des clubs et des scolaires en appui du coordonnateur logistique du service des sports ;