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GRAND PARIS SUD EST AVENIR (T11)
Chargé de projets procédures dématérialisées (h/f)
39 Rue Auguste Perret, Créteil (Val-de-Marne (94))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 2 semaines
Description du poste
Dans un objectif d’administration agile, des Directions Ressources Coordination Pilotage (DRCP) ont été instituées dans chaque DGA, afin de porter la déconcentration des fonctions ressources de la collectivité.
Les DRCP assurent ainsi la liaison et la coordination des échanges avec les directions supports : Finances, Commande Publique et contrôle de gestion, Affaires juridiques, des assemblées et du patrimoine…
La DRCP Citoyenneté coordonne plus particulièrement pour les 3 directions opérationnelles (Cohésion territoriale, Sports/Culture, Productions Végétales et Ingénierie Horticole et Environnementale) les démarches liées aux aspects juridiques, administratifs, financiers, le soutien aux organisations, l’accompagnement numérique…. Ce rôle confère à la DRCP une place centrale dans l’organisation.
En qualité de chargé de projets procédures dématérialisées, vous assurez la coordination des flux administratifs, le support aux directions et la gestion des archives et documents partagés. Une grande polyvalence est attendue pour contribuer à l’ensemble des besoins administratifs de l’équipe de direction et des agents de la DRCPC.
Les DRCP assurent ainsi la liaison et la coordination des échanges avec les directions supports : Finances, Commande Publique et contrôle de gestion, Affaires juridiques, des assemblées et du patrimoine…
La DRCP Citoyenneté coordonne plus particulièrement pour les 3 directions opérationnelles (Cohésion territoriale, Sports/Culture, Productions Végétales et Ingénierie Horticole et Environnementale) les démarches liées aux aspects juridiques, administratifs, financiers, le soutien aux organisations, l’accompagnement numérique…. Ce rôle confère à la DRCP une place centrale dans l’organisation.
En qualité de chargé de projets procédures dématérialisées, vous assurez la coordination des flux administratifs, le support aux directions et la gestion des archives et documents partagés. Une grande polyvalence est attendue pour contribuer à l’ensemble des besoins administratifs de l’équipe de direction et des agents de la DRCPC.
Votre mission
Sous l’autorité de la Directrice, le chargé de projets procédures dématérialisées contribue à la sécurisation juridique, à la modernisation et à l’optimisation des processus administratifs de la DRCPC. Il intervient en appui et en conseil auprès des directions opérationnelles et participe activement à la conduite du changement liée à la dématérialisation.
1) Pilotage et sécurisation des actes administratifs :
• Assurer l’analyse, la relecture et la sécurisation juridique des conventions et décisions, en lien avec la Direction des Affaires Juridiques des Assemblées et du Patrimoine et les directions opérationnelles ;
• Piloter le circuit de validation et de signature des actes (suivi des échéances, identification des points de blocage, propositions d’amélioration) ;
• Garantir la fiabilité et la traçabilité des actes via la mise à jour d’outils de suivi et d’indicateurs ;
• Participer à l’harmonisation des pratiques et à l’amélioration continue des procédures.
2) Accompagnement des directions et conduite du changement :
• Former et accompagner les agents à l’utilisation des outils dématérialisés et aux procédures administratives associées ;
• Apporter un appui méthodologique et juridique de premier niveau aux directions (conventions, manifestations, réglementation) ;
• Concevoir et actualiser des modèles types et des supports pédagogiques ;
• Identifier les besoins des services et proposer des évolutions des outils et procédures dans une logique d’optimisation et de simplification.
3) Gestion documentaire et diffusion de l’information :
• Structurer et piloter l’organisation documentaire de la direction (classement, archivage, dématérialisation) ;
• Assurer le rôle de référent archives et veiller au respect des obligations en matière de gestion documentaire ;
• Garantir la diffusion fluide et fiable de l’information entre directions et services ;
• Superviser la qualité et la conformité des documents produits et partagés.
Vous êtes amené en cas de besoin à suppléer un collègue de la DRCP.
Conditions du poste :
• Temps de travail : 37h 30 + préciser si rotation par cycle ;
• Lieu de travail : 39, rue Auguste Perret à CRETEIL ;
• Possibilité de télétravail ;
• Rémunération : Rémunération statutaire + RIFSEEP. Selon profil et expérience ;
• Avantages :
o Prestations d’action sociale via CNAS,
o Participation mutuelles labellisées (jusqu’à 30€/mois) ;
o Possibilité d’adhérer au contrat collectif prévoyance ;
o Maintien de salaire (PSC) avec prise en charge à hauteur de 50% par la collectivité ;
o Possibilité de bénéficier de séances d’ostéopathie (gratuitement), organisées tous les trimestres sur différents sites de la collectivité.
1) Pilotage et sécurisation des actes administratifs :
• Assurer l’analyse, la relecture et la sécurisation juridique des conventions et décisions, en lien avec la Direction des Affaires Juridiques des Assemblées et du Patrimoine et les directions opérationnelles ;
• Piloter le circuit de validation et de signature des actes (suivi des échéances, identification des points de blocage, propositions d’amélioration) ;
• Garantir la fiabilité et la traçabilité des actes via la mise à jour d’outils de suivi et d’indicateurs ;
• Participer à l’harmonisation des pratiques et à l’amélioration continue des procédures.
2) Accompagnement des directions et conduite du changement :
• Former et accompagner les agents à l’utilisation des outils dématérialisés et aux procédures administratives associées ;
• Apporter un appui méthodologique et juridique de premier niveau aux directions (conventions, manifestations, réglementation) ;
• Concevoir et actualiser des modèles types et des supports pédagogiques ;
• Identifier les besoins des services et proposer des évolutions des outils et procédures dans une logique d’optimisation et de simplification.
3) Gestion documentaire et diffusion de l’information :
• Structurer et piloter l’organisation documentaire de la direction (classement, archivage, dématérialisation) ;
• Assurer le rôle de référent archives et veiller au respect des obligations en matière de gestion documentaire ;
• Garantir la diffusion fluide et fiable de l’information entre directions et services ;
• Superviser la qualité et la conformité des documents produits et partagés.
Vous êtes amené en cas de besoin à suppléer un collègue de la DRCP.
Conditions du poste :
• Temps de travail : 37h 30 + préciser si rotation par cycle ;
• Lieu de travail : 39, rue Auguste Perret à CRETEIL ;
• Possibilité de télétravail ;
• Rémunération : Rémunération statutaire + RIFSEEP. Selon profil et expérience ;
• Avantages :
o Prestations d’action sociale via CNAS,
o Participation mutuelles labellisées (jusqu’à 30€/mois) ;
o Possibilité d’adhérer au contrat collectif prévoyance ;
o Maintien de salaire (PSC) avec prise en charge à hauteur de 50% par la collectivité ;
o Possibilité de bénéficier de séances d’ostéopathie (gratuitement), organisées tous les trimestres sur différents sites de la collectivité.
Profil recherché
• Excellente maîtrise de l’orthographe, de la grammaire et de la syntaxe ;
• Solides capacités rédactionnelles dans le respect des règles administratives et juridiques ;
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel avancé, Teams/SharePoint) ;
• Connaissances en droit administratif et en gestion documentaire (circuits de validation, archivage) ;
• Rigueur, sens de l’organisation, discrétion, pédagogie et sens du service public ;
• Autonomie et capacité à travailler en transversalité et à rendre compte ;
• Qualités relationnelles, engagement professionnel et sens du travail collectif.
Formation :
• Bac+2 en gestion administrative ou équivalent ;
• Expérience confirmée en collectivité territoriale ou service public, idéalement en coordination, en relecture et en formation agent ;
• Maîtrise de la communication institutionnelle et posture professionnelle dans le secteur public.
• Solides capacités rédactionnelles dans le respect des règles administratives et juridiques ;
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel avancé, Teams/SharePoint) ;
• Connaissances en droit administratif et en gestion documentaire (circuits de validation, archivage) ;
• Rigueur, sens de l’organisation, discrétion, pédagogie et sens du service public ;
• Autonomie et capacité à travailler en transversalité et à rendre compte ;
• Qualités relationnelles, engagement professionnel et sens du travail collectif.
Formation :
• Bac+2 en gestion administrative ou équivalent ;
• Expérience confirmée en collectivité territoriale ou service public, idéalement en coordination, en relecture et en formation agent ;
• Maîtrise de la communication institutionnelle et posture professionnelle dans le secteur public.
Autres informations
Non renseignées