Chargé de protocole (h/f)
Emploi LA GARENNE-COLOMBES
52 Boulevard De La République, 92250 La Garenne-Colombes, France
Non renseigné
Communication
Emploi permanent
Plein temps
Description
Finalité du poste
Assurer l’organisation, la coordination et la mise en œuvre des manifestations officielles de la Ville (vœux du Maire, inaugurations, cérémonies, vernissages, commémorations, réceptions, remises de distinctions).
Garantir le respect du protocole républicain, la qualité de l’accueil institutionnel, la conformité des fichiers au RGPD, et la bonne exécution du budget protocolaire.
Contribuer à la modernisation du service par la mise en place d’un logiciel de gestion du protocole
Assurer l’organisation, la coordination et la mise en œuvre des manifestations officielles de la Ville (vœux du Maire, inaugurations, cérémonies, vernissages, commémorations, réceptions, remises de distinctions).
Garantir le respect du protocole républicain, la qualité de l’accueil institutionnel, la conformité des fichiers au RGPD, et la bonne exécution du budget protocolaire.
Contribuer à la modernisation du service par la mise en place d’un logiciel de gestion du protocole
1. Organisation protocolaire et coordination des événements
• Préparer et coordonner les manifestations officielles de la collectivité :
o Cérémonies patriotiques (8 mai, 14 juillet, 11 novembre, etc.)
o Cérémonie des vœux du Maire et des élus
o Inaugurations d’équipements et d’espaces publics
o Vernissages d’expositions et événements culturels
o Réceptions, remises de distinctions, visites officielles
• Élaborer les déroulés protocolaires, plans de salle, fiches de placement et listings invités.
• Récupérer les éléments de langage pour transmission au cabinet du maire,
• Superviser la logistique : montage, accueil, sécurité, signalétique, cadeaux, décorations, médailles, sonorisation, restauration.
• Coordonner les équipes techniques et les prestataires.
2. Gestion et mise à jour des fichiers protocole
• Tenir à jour les fichiers des invités (élus, partenaires institutionnels, associations, entreprises, corps constitués).
• Assurer la fiabilité et la cohérence des données : fonctions, mandats, coordonnées, préférences d’invitation.
• Mettre à jour régulièrement les bases de données partagées avec la Communication et l’Événementiel.
• Produire les fichiers d’envoi, les listes de présence, les badges et les plans de salle.
3. Suivi budgétaire et gestion administrative
• Élaborer, suivre et respecter le budget annuel du protocole.
• Établir les bons de commande, vérifier les devis et assurer la traçabilité des engagements.
• Suivre les factures jusqu’à leur liquidation en lien avec la direction des finances.
• Assurer un suivi analytique des dépenses par type d’événement.
• Participer à l’élaboration des bilans financiers après chaque grande manifestation.
• Rechercher des solutions d’optimisation des coûts sans dégradation de la qualité d’accueil.
4. Conformité RGPD
• Garantir la conformité du traitement des données personnelles au RGPD, en lien avec le DPO.
• Mettre à jour le registre de traitement, assurer la traçabilité des consentements et des durées de conservation.
• Inscrire les mentions légales sur les supports (invitations, formulaires).
• Garantir la confidentialité et la sécurité des données stockées.
5. Modernisation et outils numériques
• Être moteur dans le déploiement d’un logiciel protocole : étude, choix, tests, paramétrage, formation.
• Définir les besoins fonctionnels et les flux de données interservices.
• Intégrer l’outil dans la chaîne de traitement (invitations, relances, statistiques).
• Promouvoir la dématérialisation des processus (invitations électroniques, bilans automatisés).
6. Évaluation et amélioration continue
• Rédiger les bilans post-événements (qualitatif, quantitatif, budgétaire).
• Proposer des ajustements pour améliorer l’organisation, la communication et l’accueil.
• Contribuer à la cohérence globale des actions entre le protocole, la communication et la culture.
• Préparer et coordonner les manifestations officielles de la collectivité :
o Cérémonies patriotiques (8 mai, 14 juillet, 11 novembre, etc.)
o Cérémonie des vœux du Maire et des élus
o Inaugurations d’équipements et d’espaces publics
o Vernissages d’expositions et événements culturels
o Réceptions, remises de distinctions, visites officielles
• Élaborer les déroulés protocolaires, plans de salle, fiches de placement et listings invités.
• Récupérer les éléments de langage pour transmission au cabinet du maire,
• Superviser la logistique : montage, accueil, sécurité, signalétique, cadeaux, décorations, médailles, sonorisation, restauration.
• Coordonner les équipes techniques et les prestataires.
2. Gestion et mise à jour des fichiers protocole
• Tenir à jour les fichiers des invités (élus, partenaires institutionnels, associations, entreprises, corps constitués).
• Assurer la fiabilité et la cohérence des données : fonctions, mandats, coordonnées, préférences d’invitation.
• Mettre à jour régulièrement les bases de données partagées avec la Communication et l’Événementiel.
• Produire les fichiers d’envoi, les listes de présence, les badges et les plans de salle.
3. Suivi budgétaire et gestion administrative
• Élaborer, suivre et respecter le budget annuel du protocole.
• Établir les bons de commande, vérifier les devis et assurer la traçabilité des engagements.
• Suivre les factures jusqu’à leur liquidation en lien avec la direction des finances.
• Assurer un suivi analytique des dépenses par type d’événement.
• Participer à l’élaboration des bilans financiers après chaque grande manifestation.
• Rechercher des solutions d’optimisation des coûts sans dégradation de la qualité d’accueil.
4. Conformité RGPD
• Garantir la conformité du traitement des données personnelles au RGPD, en lien avec le DPO.
• Mettre à jour le registre de traitement, assurer la traçabilité des consentements et des durées de conservation.
• Inscrire les mentions légales sur les supports (invitations, formulaires).
• Garantir la confidentialité et la sécurité des données stockées.
5. Modernisation et outils numériques
• Être moteur dans le déploiement d’un logiciel protocole : étude, choix, tests, paramétrage, formation.
• Définir les besoins fonctionnels et les flux de données interservices.
• Intégrer l’outil dans la chaîne de traitement (invitations, relances, statistiques).
• Promouvoir la dématérialisation des processus (invitations électroniques, bilans automatisés).
6. Évaluation et amélioration continue
• Rédiger les bilans post-événements (qualitatif, quantitatif, budgétaire).
• Proposer des ajustements pour améliorer l’organisation, la communication et l’accueil.
• Contribuer à la cohérence globale des actions entre le protocole, la communication et la culture.
Profil recherché
Connaissances
• Protocole républicain et usages officiels.
• Fonctionnement d’une collectivité territoriale.
• Principes du RGPD et règles de confidentialité.
• Processus budgétaires : bons de commande, engagements, liquidation, suivi analytique.
• Logiciels bureautiques et outils de gestion de bases de données (Excel, Access, CRM).
• Outils de gestion événementielle ou protocolaire.
Savoir-faire
• Organiser un événement institutionnel dans le respect des règles protocolaires et budgétaires.
• Structurer et actualiser un fichier de contacts sensibles.
• Rédiger des documents administratifs et protocolaires (invitations, courriers, bilans).
• Tenir un suivi rigoureux des dépenses et justifier les engagements.
• Anticiper, planifier, gérer les priorités et les imprévus.
Savoir-être
• Rigueur, sens du détail et fiabilité.
• Discrétion et loyauté.
• Présentation irréprochable et sens du service public.
• Diplomatie et adaptabilité.
• Disponibilité en soirée et week-end selon le calendrier protocolaire.
Conditions d’exercice
• Poste à temps complet, basé à l’Hôtel de Ville.
• Présence obligatoire lors des manifestations officielles.
• Collaboration étroite avec le Cabinet du Maire, la Communication, la Culture, l’Événementiel et les Finances.
• Déplacements fréquents sur le territoire communal.
• Protocole républicain et usages officiels.
• Fonctionnement d’une collectivité territoriale.
• Principes du RGPD et règles de confidentialité.
• Processus budgétaires : bons de commande, engagements, liquidation, suivi analytique.
• Logiciels bureautiques et outils de gestion de bases de données (Excel, Access, CRM).
• Outils de gestion événementielle ou protocolaire.
Savoir-faire
• Organiser un événement institutionnel dans le respect des règles protocolaires et budgétaires.
• Structurer et actualiser un fichier de contacts sensibles.
• Rédiger des documents administratifs et protocolaires (invitations, courriers, bilans).
• Tenir un suivi rigoureux des dépenses et justifier les engagements.
• Anticiper, planifier, gérer les priorités et les imprévus.
Savoir-être
• Rigueur, sens du détail et fiabilité.
• Discrétion et loyauté.
• Présentation irréprochable et sens du service public.
• Diplomatie et adaptabilité.
• Disponibilité en soirée et week-end selon le calendrier protocolaire.
Conditions d’exercice
• Poste à temps complet, basé à l’Hôtel de Ville.
• Présence obligatoire lors des manifestations officielles.
• Collaboration étroite avec le Cabinet du Maire, la Communication, la Culture, l’Événementiel et les Finances.
• Déplacements fréquents sur le territoire communal.
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
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