Chargé de protocole (H/F)
Emploi METROPOLE LYON
24 Rue De La Platière, 69001 Lyon, France
Non renseigné
Pilotage
Emploi permanent
Plein temps
Description
Riche de ses 9 600 collaborateurs et de ses 250 métiers, la Métropole de Lyon porte des politiques publiques très diverses pour ses 1,4 million d’habitants et son territoire dans de nombreux domaines : mobilité, environnement, aménagement urbain, habitat, aide sociale, protection de l’enfance, personnes âgées, handicap, insertion professionnelle, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture, sport, …
Forte de plus de 9 600 femmes et hommes engagés au quotidien au service du territoire et de ses 1,4 million d’habitants, la Métropole de Lyon est un employeur qui offre une très grande variété de parcours avec plus de 250 métiers exercés dans différentes filières (administrative, technique, sociale et médico-sociale, culturelle...).
Sous la responsabilité de la cheffe de bureau du Cabinet et responsable du service Protocole, vous êtes chargé du protocole du Président : gérer, élaborer et mettre en œuvre les manifestations protocolaires au sein du Cabinet du Président, organiser les évènements et manifestations protocolaires dans leur globalité, en s’assurant des règles de préséance, et dans le respect du décret.
Forte de plus de 9 600 femmes et hommes engagés au quotidien au service du territoire et de ses 1,4 million d’habitants, la Métropole de Lyon est un employeur qui offre une très grande variété de parcours avec plus de 250 métiers exercés dans différentes filières (administrative, technique, sociale et médico-sociale, culturelle...).
Sous la responsabilité de la cheffe de bureau du Cabinet et responsable du service Protocole, vous êtes chargé du protocole du Président : gérer, élaborer et mettre en œuvre les manifestations protocolaires au sein du Cabinet du Président, organiser les évènements et manifestations protocolaires dans leur globalité, en s’assurant des règles de préséance, et dans le respect du décret.
VOS MISSIONS:
Vous participez aux réunions préparatoires et aux visites de repérage. Sous la responsabilité de la Responsable du Service Protocole, vous participez à la préparation et veillez au bon déroulement des opérations. Vous gérez les demandes logistiques, techniques et d’intendance en lien avec les services chargés de la logistique et vous vous assurez de leur bonne exécution sur site. Vous participez aux manifestations (cérémonies, inaugurations, manifestations diverses) et assurez l’accueil de personnalités. Vous assurez la gestion et le suivi des places et temps forts d’événements culturels de la Métropole (Festival Lumière, Nuits de Fourvière).Vous envoyez et gérez les invitations du Président ainsi que l’envoi des voeux. Vous réalisez des cartons, des chevalets, plans de table, trombinoscopes, pavoisements, gerbes, etc. Vous rédigez des courriers (condoléances, remerciements…),
Vous gérez les demandes de prestations (devis, commandes, maintenance, habilitations diverses), les relations avec les fournisseurs (suivi des commandes jusqu’à la livraison, / réalisation des prestations / paiements). Vous gérez les stocks de cadeaux et matériels protocolaires, vous assurez les inventaires et leurs suivis. Vous prenez en charge l'achat de fournitures de réception, en lien avec la commande publique.
Vous assurez le suivi du calendrier prévisionnel des manifestations et des cérémonies, et vous garantissez l’actualisation du fichier institutionnel.
Vous assurez le suivi budgétaire du service, en lien avec la responsable de service. Vous assurez les procédures comptables relatives au budget protocole.
CONDITIONS DE TRAVAIL:
- lieu : Hôtel de la Métropole, 20 rue du Lac, 69003 Lyon
- temps de travail : La Métropole est attentive à l’équilibre vie professionnelle – vie privée et vous propose différentes formules de travail flexibles : télétravail jusqu’à 2 jours par semaine, 25 jours de congés annuels + fractionnement, possibilité de semaine en 4 jours, jusqu’à 22 jours de RTT selon formule choisie, compte épargne temps.
- déplacements : - ponctuels sur le territoire métropolitain et l’agglomération lyonnaise.
Vous participez aux réunions préparatoires et aux visites de repérage. Sous la responsabilité de la Responsable du Service Protocole, vous participez à la préparation et veillez au bon déroulement des opérations. Vous gérez les demandes logistiques, techniques et d’intendance en lien avec les services chargés de la logistique et vous vous assurez de leur bonne exécution sur site. Vous participez aux manifestations (cérémonies, inaugurations, manifestations diverses) et assurez l’accueil de personnalités. Vous assurez la gestion et le suivi des places et temps forts d’événements culturels de la Métropole (Festival Lumière, Nuits de Fourvière).Vous envoyez et gérez les invitations du Président ainsi que l’envoi des voeux. Vous réalisez des cartons, des chevalets, plans de table, trombinoscopes, pavoisements, gerbes, etc. Vous rédigez des courriers (condoléances, remerciements…),
Vous gérez les demandes de prestations (devis, commandes, maintenance, habilitations diverses), les relations avec les fournisseurs (suivi des commandes jusqu’à la livraison, / réalisation des prestations / paiements). Vous gérez les stocks de cadeaux et matériels protocolaires, vous assurez les inventaires et leurs suivis. Vous prenez en charge l'achat de fournitures de réception, en lien avec la commande publique.
Vous assurez le suivi du calendrier prévisionnel des manifestations et des cérémonies, et vous garantissez l’actualisation du fichier institutionnel.
Vous assurez le suivi budgétaire du service, en lien avec la responsable de service. Vous assurez les procédures comptables relatives au budget protocole.
CONDITIONS DE TRAVAIL:
- lieu : Hôtel de la Métropole, 20 rue du Lac, 69003 Lyon
- temps de travail : La Métropole est attentive à l’équilibre vie professionnelle – vie privée et vous propose différentes formules de travail flexibles : télétravail jusqu’à 2 jours par semaine, 25 jours de congés annuels + fractionnement, possibilité de semaine en 4 jours, jusqu’à 22 jours de RTT selon formule choisie, compte épargne temps.
- déplacements : - ponctuels sur le territoire métropolitain et l’agglomération lyonnaise.
Profil recherché
VOTRE PROFIL :
Issu d’une formation dans le domaine de l’événementiel protocolaire / communication, vous détenez une expérience minimum de trois ans dans le domaine du protocole institutionnel et l’organisation d’événements. Vous connaissez l’environnement des collectivités territoriales et vous maîtrisez les outils bureautiques. Vous connaissez les règles protocolaires écrites et avez une bonne maitrise de l’orthographe. Vous êtes reconnu pour vos qualités d’organisation, votre grande discrétion, vos qualités relationnelles et votre sens de la diplomatie. Vous avez cette capacité à travailler dans l’urgence et à faire preuve d’adaptation et de réaction.
Pourquoi rejoindre la Métropole :
Intégrer la Métropole, c’est également bénéficier :
- de la prise en charge de l’abonnement transports en commun à hauteur de 75% et d’un forfait mobilités durables jusqu’à 300 euros annuels (prestations cumulables),
- d'une participation financière de l’employeur à la mutuelle santé et à la prévoyance,
- d’une restauration collective possible sur place,
- de prestations d'actions sociales (voyages, billetterie, culture, loisirs, …),
- d’une offre de formation variée tout au long de votre carrière, et de multiples possibilités d'évolution en interne.
Issu d’une formation dans le domaine de l’événementiel protocolaire / communication, vous détenez une expérience minimum de trois ans dans le domaine du protocole institutionnel et l’organisation d’événements. Vous connaissez l’environnement des collectivités territoriales et vous maîtrisez les outils bureautiques. Vous connaissez les règles protocolaires écrites et avez une bonne maitrise de l’orthographe. Vous êtes reconnu pour vos qualités d’organisation, votre grande discrétion, vos qualités relationnelles et votre sens de la diplomatie. Vous avez cette capacité à travailler dans l’urgence et à faire preuve d’adaptation et de réaction.
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- de la prise en charge de l’abonnement transports en commun à hauteur de 75% et d’un forfait mobilités durables jusqu’à 300 euros annuels (prestations cumulables),
- d'une participation financière de l’employeur à la mutuelle santé et à la prévoyance,
- d’une restauration collective possible sur place,
- de prestations d'actions sociales (voyages, billetterie, culture, loisirs, …),
- d’une offre de formation variée tout au long de votre carrière, et de multiples possibilités d'évolution en interne.
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
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