Chargé de Relations Publiques (h/f)

Sous la hiérarchie de la Directrice de la communication et son adjointe:

Vous serez intégré(e) au service des Relations Publiques dont vos missions seront les suivantes :
* Participation à la réflexion et à l'organisation des grands évènements annuels : rédaction du projet, devis, faisabilité, coordination avec les services internes et/ou avec les prestataires extérieurs et suivi sur le terrain.
* Organisation des manifestations de tous types comme les inaugurations, les cocktails, les cérémonies protocolaires, les conférences, les réunions publiques, les soirées festives, etc...
* Accueil du public, gestion du prêt de locaux et de matériel, gestion du planning général des manifestations de la Ville.
* gestion de fichiers, suivi budgétaire, secrétariat...

* Organisation des manifestations importantes (Grande Fête du 14 juillet, Village de Noël, Forum des Association, Arbre des Naissances, vœux du personnel, inaugurations...), des manifestations récurrentes (cérémonies commémoratives, vernissages, soirées des nouveaux Châtenaisiens, remises des dictionnaires au CM2, fêtes dans les crèches, événements associatifs...) et des manifestations ou dispositifs " exceptionnelles " (ex. centre de vaccination, solidarité Ukraine...)
- réflexion sur la stratégie et l'organisation générale, définition du rétroplanning, des étapes administratives et techniques des manifestations importantes et exceptionnelles,
- suivi des appels d'offre avec Sandrine Le Mouëllic et recherches de prestataires,
- élaboration des fiches techniques pour réservation et installation du matériel, cocktail, présence de personnel communal,
- coordination générale avec les autres services (suivi de l'équipe fêtes et cérémonies des services techniques pour installation du matériel et démontage et des femmes de services si cocktail) ou avec les prestataires extérieurs,
- présences aux réunions techniques, aux installation et démontage sur le terrain si nécessaire et aux évènements en journée (le soir et le week-end si nécessaire),
- suivi de réalisation des documents de communication (invitations, formulaires d'inscriptions, affiches, web...) en lien avec les chargées de communication.
- préparation de dossiers spécifiques (comme le dossier préfecture pour les Médailles Jeunesse et Sport, contrats Téléthon avec les associations, diaporama pour concours maisons fleuries et décoration de Noël, etc...)
- recherche de cadeaux si besoin,
- suivi de réalisation des documents de communication (invitations, formulaires d'inscriptions, affiches, web...) en lien avec les chargées de communication.
- sélection du fichier des invitations
- préparation de dossiers et courriers si besoin (plaque inaugurale, autorisation particulière, etc..)

* Cadeaux divers (naissances, fleurs, mariage, parrainage, vœux, concours maisons fleuries, déco de Noël, muguet, etc...)
Recherche et commande auprès des prestataires, suivi du marquage ville, négociation avec le prestataire sur délai, fabrication, gestion des stocks, etc..

* Accueil physique et téléphonique
- renseignement du public
- reporting des visites et demandes à la Directrice de la Communication et à son adjointe
- accueil et remise des cadeaux de naissances, des pochettes d'accueil pour les nouveaux Châtenaisiens, photos après manifestations...

* Gestion des relations avec les associations
- gestion des réservations de salle et des ouvertures et fermetures des salles (lien avec la société ou avec les gardiens ou prêt des clés)
- réponse aux demandes (salle, prêt de matériel ou autres)
- gestion du prêt de matériel (tables, chaises, micros, etc)
- suivi des mises à jour conventions de prêt temporaire et annuel des prêts de locaux

* Coordination des locations des salles aux particuliers
- réponse aux demandes
- réalisation de fiches techniques (matériel, ouverture des salles en gestion en interne ou externe, personnel de service, chauffage, éclairage...)
- intervention le soir et le week-end si problème par téléphone

* Outils de gestion (et création de nouveaux outils)
- gestion des plannings (locations et prêts des salles, agenda général des manifestations sur la ville en lien avec l'agenda du Maire),
- développement de la gestion des inscriptions et réservations sur le portail l'Echâtenay-Malabry,
- gestion du matériel et des stocks,
- mise à jour et gestion du fichier.

* Budget
- recherche de devis,
- établissement des bons de commande,
- suivi budgétaire.