Chargé des accueils, de l'information du public et du secrétariat

Au sein d’une équipe administrative de 8 agents, le service à la population est composé de 2 agents. Sous l’autorité du Maire et du directeur général des services vous aurez pour principales missions de :
- Garantir l’accueil (physique, numérique et téléphonique) de tous les publics (particuliers, associations, entreprises et institutionnels) de la Commune, comme du CCAS ;
- Garantir la crédibilité de la collectivité auprès des usagers en s’adaptant aux situations, aux publics et aux demandes pour toujours y répondre, sûrement et rapidement ;
- Qualifier l’orientation des usagers et la diffusion de l’information ;

Missions :
1. ACTIVITÉS PRINCIPALES

ACCUEILLIR, RENSEIGNER et ORIENTER :
- Accueillir avec amabilité en adaptant son intervention aux différents publics ;
- Recevoir, filtrer et orienter les demandes en identifiant leur degré d’urgence ;
- S’exprimer clairement, reformuler les demandes, prendre des messages et les transmettre au destinataire approprié ;
- Renseigner les usagers en qualifiant continuellement ses réponses par une veille sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité et des institutions du territoire et par une veille juridique et réglementaire de premier niveau ;
- Valoriser l’image de la collectivité :
- en maintenant un accueil humain de qualité en constant : gérer les situations de stress, réguler les tensions, réagir avec pertinence aux situations d’urgence, réguler les accès ;
- en maintenant un accueil matériel de qualité en constant : propreté du hall, disposition du mobilier, gestion des affichages et documents en libre-service ;

INFORMER et COMMUNIQUER :
- Constituer, synthétiser et actualiser des informations dans un fonds de documentation ;
- Diffuser ce fonds de documentation aux usagers ou au sein des services ;
- Mettre à jour les panneaux d’affichage (papier et numérique) ;

SECRÉTARIAT et GESTION DES MOYENS DU SERVICE :
- Gérer le courrier postal et électronique : réception, expédition et enregistrement ;
- Réaliser des travaux de secrétariat bureautique (courriers, notes) pour les élus ou le service administratif ;
- Appuyer ponctuellement l’organisation de réunions ;
- Gérer l’agenda du Maire ;
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent ;
- Gérer les annuaires internes, institutionnels, associatifs, …
- Assurer la commande des fournitures administratives et bureautiques ;
- Réceptionner les livraisons et en informer les destinataires ;
- Planifier l’occupation des salles communales (réunions de travail, locations, prêts aux associations, manifestations) en assurant l’indispensable continuité des interventions du service entretien ;
- Planifier le prêt de matériel (tables, chaises, barrières, podium, barnum, …) en s’assurant de sa disponibilité en concertation avec le responsable du service technique ;

SERVIR les usagers et les associations :
- Gérer les demandes des usagers : délivrance de documents administratifs, renseignements sur les démarches, distribution sacs à végétaux ;
- Gérer les inscriptions scolaires ;
- Gérer le recensement militaire ;
- Légaliser les signatures ;
- Gérer les certificats de vie ;
- Gérer les attestations d’accueil ;
- Favoriser la mise en relation des usagers avec les associations ;
- Prêter les salles aux associations ;
- Louer les salles : répondre en fonction des disponibilités, réaliser les conventions de mise à disposition, remise des clés contre caution et loyer, appui ponctuel aux états des lieux ;
- Aider numériquement certains usagers en difficulté ;

OPÉRATIONS ÉLECTORALES
- Procéder aux inscriptions, radiations, modifications des données électorales ;
- Organiser les scrutins électoraux,
- Participer aux opérations des bureaux de vote, du contrôle des documents et procédures liées au scrutin, pour participer aux dépouillements – Présence requise les dimanches d’élection ;

2. ACTIVITÉS SECONDAIRES

ÉTAT CIVIL en soutien / remplacement
- Gérer et instruire (contrôler la présence et l’authenticité des pièces obligatoires) les demandes administratives concernant les naissances, les reconnaissances, les décès, les mariages et les PACS ;
- Délivrer des actes ou des copies des actes en contrôlant le droit à l’acte des demandeurs
- Tenue et mise à jour des registres d’état civil ;

OPÉRATIONS FUNÉRAIRES en soutien / remplacement
- Gérer les demandes et renouvellements de concession ;
- Délivrer les permis d’inhumation et d’exhumation ;
- Gérer les demandes de travaux sur concession ;

URBANISME en soutien / remplacement
- Réceptionner les dossiers d’urbanisme ;
- Enregistrer les dossiers d’urbanisme sur le logiciel Cart@ds ;
- Gérer le suivi des dossiers ;

CONTINUITÉ DE FONCTIONNEMENT DES SERVICES ADMINISTRATIFS
- Participer, en cas d’absence, à la continuité des services administratifs ;
- Participer ponctuellement à des opérations exceptionnelles (ex : recensement de la population, …)