Chargé des affaires administratives (h/f)

Rattaché au Responsable des affaires administratives et juridiques, le chargé des affaires administratives contribue au traitement administratif des dossiers de l’administration générale.

ACTES COURANTS
- Préparer le conseil municipal à l’aide du logiciel DOTELEC Actes, en binôme avec le responsable en participant à la préparation et l’envoi des dossiers et en transmettant les notifications aux services et organismes extérieurs
- Assurer la gestion administrative des dossiers d’assurance
- Assurer l’exécution du budget du service, sous la supervision du responsable

GESTION DES MEUBLÉS DE TOURISME
- Assurer le suivi des déclarations de mise en location de meublés de tourisme
- Traiter les demandes d’autorisation de changement d’usage
- Collecter les informations auprès des plateformes et les recouper avec celles issues du logiciel métier
- Gérer la correspondance précontentieuse avec les personnes en infraction à la réglementation

GESTION DES ACTES ADMINISTRATIFS
- Rédiger les arrêtés et décisions
- Centraliser les arrêtés et décisions
- Recueillir les actes administratifs trimestriellement
- Transmettre les actes au contrôle de légalité par l’intermédiaire de logiciel métier

COORDINATION DU RECENSEMENT DE LA POPULATION
- Assurer le recrutement et la gestion des agents recenseurs
- Assurer la gestion de la collecte des questionnaires, la saisie des données et les transmissions
- Assurer l’interface avec l’INSEE en tant que coordonnateur communal

MISE A JOUR DU RIL (REPERTOIRE DES IMMEUBLES LOCALISES)
- Repérer des adresses sur le terrain
- Mettre à jour la plateforme RORCAL

CITOYENNETE
- Assurer la gestion administrative des médailles du travail
- Participer aux conseils de quartier : tenue des séances et événementiel
- Remettre les diplômes scolaires aux citoyens
- Assurer la gestion administrative des nouveaux habitants

COMPETENCES RECQUISES
Savoirs :
- Fonctionnement des collectivités territoriales et bases du droit administratif
- Actes administratifs et procédures de contrôle de légalité
- Réglementation des meublés de tourisme et du changement d’usage
- Principes d’exécution budgétaire
- Organisation du recensement de la population (INSEE, RIL)
- Cadre administratif des actions de citoyenneté

Savoir-faire :
- Préparer et suivre les instances municipales à l’aide de logiciels métiers
- Rédiger, centraliser et transmettre les actes et courriers administratifs
- Assurer le suivi administratif et budgétaire du service
- Gérer les dossiers liés aux meublés de tourisme et la correspondance associée
- Collecter, analyser et transmettre des données réglementaires
- Recruter et coordonner des agents recenseurs et suivre les opérations de recensement
- Mettre à jour les bases de données (RIL) et effectuer des repérages terrain
- Utiliser les outils bureautiques et logiciels métiers

Savoirs-être
- Rigueur, organisation et respect des délais
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Autonomie, esprit d’équipe et adaptabilité
- Sens du service public
- Qualités rédactionnelles et relationnelles