Chargé du protocole et assistante administration (h/f)

MISSIONS PROTOCOLE
Le/la responsable du Protocole définit le plan d'action des relations publiques, met en œuvre les règles protocolaires dans l'organisation des évènements et des réceptions officielles, a en charge la gestion administrative et financière de son service, est en relation avec les partenaires institutionnels, les autorités de Défense, les associations patriotiques et d’anciens combattants, avec ses élus de délégation et avec les chefs de service. Force de proposition, autonome et rigoureux(se), il/elle veille à la qualité du service rendu lors des réceptions officielles et coordonne et contribue à la préparation de la logistique nécessaire à l'organisation d'un réceptif.
MISSIONS PROTOCOLE
Le/la responsable du Protocole définit le plan d'action des relations publiques, met en œuvre les règles protocolaires dans l'organisation des évènements et des réceptions officielles, a en charge la gestion administrative et financière de son service, est en relation avec les partenaires institutionnels, les autorités de Défense, les associations patriotiques et d’anciens combattants, avec ses élus de délégation et avec les chefs de service. Force de proposition, autonome et rigoureux(se), il/elle veille à la qualité du service rendu lors des réceptions officielles et coordonne et contribue à la préparation de la logistique nécessaire à l'organisation d'un réceptif.
MISSIONS ADMINISTRATIVES ACEVA
En étroite collaboration avec la responsable du Pôle administratif et financier, sur toutes les missions relatives à l’administration et aux finances

Préparation et organisation des cérémonies patriotiques et de diverses manifestations et réceptions
• Réception des nouveaux Vanvéens et citoyens d’honneur
• Réception du personnel communal
• Spectacle et goûter pour le noël des enfants du personnel communal
• Remise des diplômes de la médaille du travail + Vanvéens à l’honneur
• Préparation des dossiers et remise des distinctions honorifiques
• Réception des « naturalisés »
• Remise de distinctions honorifiques
• Remise des diplômes du Baccalauréat
• Inaugurations
• Management des équipes de serveurs
• Lien étroit avec les associations patriotiques
• Rédaction de courriers
• Commande des cadeaux protocolaires
• Préparation des buffets, cocktails et vins d’honneur

Gestion de 3 salles municipales (Darien, Mansart et Duprat)

Gestion du stock
• Achat des boissons, gâteaux et fournitures

Comptabilité sur budget Protocole
• Élaboration et suivi du budget
• Bon de commande et factures
• Suivi des dépenses par une comptabilité analytique
• Déplacements extérieurs pour achat ou location de fournitures et matériels pour les manifestations



MISSIONS ADMINISTRATIVES ACEVA
Direction des Affaires culturelles, de la Vie Associative et de l’Evénementiel

Suivi des RH du pôle :
- Intermittence (En lien avec les régisseurs des salles et des évènements) : Réalisation de l’ensemble des DPAE, des déclarations via le GUSO, et suivi administratif en Mairie avec le service financier
- Vacation et Heures supplémentaires : Suivi administratif avec les différents pôles, la direction et les RH.
- Suivi et mise à jour des outils administratifs (tableaux, bilans…)

Soutien au suivi administratif des bons de commandes et factures de l’ensemble du pôle :
Saisie et édition des BC, validation des factures
Suivi des dépôts des factures Chorus Pro, relation avec les fournisseurs et relances
Suivi et mise à jour des tableaux de dépenses par pôle

Pôle CINEMA :
Suivi des BC et validation factures liées aux films, en relation avec les