Chargé du suivi des instances communautaires (h/f)

Un poste d' assistant des instances communautaires ( cadre d'emplois des adjoints administratifs ou des rédacteurs territoriaux) est à pourvoir au sein du service des « assemblées » de la direction des assemblées, des grands équipements et de la contractualisation (pôle « ressources »).

Le service des « assemblées » est au coeur du fonctionnement administratif et politique de Limoges Métropole. En charge de l'organisation et du suivi des instances communautaires, le service des « assemblées » veille également à rendre les actes de Limoges Métropole exécutoires et à les conserver.

En 2023, le service a organisé 30 réunions de commissions thématiques, 6 réunions de bureaux et 6 conseils communautaires. Lors des conseils communautaires 471 délibérations ont été adoptées et 873 actes ont été transmis au contrôle de légalité.

L'agent recruté sera placé sous l'autorité du responsable du service des « assemblées » et aura en charge les missions et activités suivantes :

Préparation, gestion et suivi des instances communautaires :
- Planifier et préparer les instances communautaires
- Préparer et envoyer les convocations et dossiers des commissions, bureaux et conseils communautaires aux élus à l'aide des outils dédiés (Fast-Elus, Oximailing) et en interne (Outlook)
- Préparer les dossiers des élus et de la direction générale
- Participer aux séances du conseil communautaire, des commissions thématiques et bureaux communautaires : tenue des documents de séances, médiation des visioconférences
- Participer aux comités de relecture en lien avec les directions de Limoges Métropole

Suivi des procédures métiers dématérialisées :
- Participer à l'amélioration continue de l'utilisation et du fonctionnement des différents logiciels métiers (Oxyad et Fast-Elus) en lien avec la Direction des systèmes d'information (DSI) ; participation aux reunions techniques organisées par la DSI avec les prestataires
- Mettre à jour les circuits de validation du logiciel OXYAD ainsi que les bases de données internes au service (Business Object, Excel et Fast-Elus)
- Conseiller et former les utilisateurs : élaboration de guides d'utilisation, organisation et animation de séances de formation à destination des agents de Limoges Métropole

Suivi de la préparation des actes de Limoges Métropole et de l'accomplissement des formalités administratives :
- Suivre les procédures liées à l'élaboration des actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions) en veillant à leur publication et à leur diffusion
- Rédaction des arrêtés de délégation de signature et de fonction des élus et personnels administratifs
- Organisation de points réguliers avec les Centres de ressources administratifs et financiers (CRAFs) dans le cadre du suivi des actes

Participation à des missions transversales au sein du service :
- Transmettre les actes au contrôle de légalité par voie dématérialisée avec les logiciels dédiés
- Classer et nommer les fichiers informatiques sur le réseau
- Classer et archiver les actes originaux de l'EPCI