Chargé(e) d'accueil

Lieu de travail : Pépinière Les Ambassadeurs, Parc Gouraud (Soissons)

Poste à temps plein

Régime horaire général : 38 heures avec Aménagement de Réduction du Temps de Travail

Observations sur le régime horaire (présence aux horaires d’ouverture au public, travail de nuit, …) : Planning coordonné avec les horaires d’ouverture de la pépinière au public. Heures supplémentaires possibles selon nécessité de service et à la demande du responsable hiérarchique.

Autonomie et responsabilités :
- Faible autonomie dans l'organisation du travail : missions priorisées, définies et évaluées par le supérieur direct
- Garant de l'image de la collectivité

- Travail isolé
- En contact avec l’ensemble du service, de la collectivité et le public


Accueil physique et téléphonique
Accueil de l’espace Coworking & Télétravail « Le Kanap’ » (en lien avec le Directeur Adjoint)
Secrétariat administratif
Gestion technique des locaux gérés par le service (en lien avec l’Assistante de Direction)
Gestion de la base de données Actedev
Gérer l’accueil téléphonique Entreprises
Assurer le suivi de la gestion administrative du service
Gérer l’accompagnement des locataires au sein des pépinières et hôtels d’entreprises

Accueil physique et téléphonique :
- Répondre aux appels téléphoniques
- Recevoir le public et orienter les demandes
- Rechercher et diffuser des informations
- Réguler l’accès à la pépinière Gouraud
- Gérer les situations de conflit
- Gérer la présentation et le stock des documents d’information (brochures…)

Accueil de l’espace Coworking & Télétravail « Le Kanap’ » (en lien avec le Directeur Adjoint) :
- Recevoir la clientèle et l’orienter vers les services disponibles (bureautique, support d’infos…)
- Gérer le planning de réservation en ligne
- Gérer les paiements, le fonds de caisse et le tableau de suivi Réservations/ Encaissements (régisseur suppléant)
- Participer aux activités d’animation de l’espace
- Participer à la création du reporting d’activités (tableau de bord de fréquentation…)

Secrétariat administratif :
- Recevoir et distribuer les courriers / colis / fax en interne et auprès des entreprises de la Pépinière
- Mettre en forme des notes internes et courriers
- Saisir et mettre à jour les contacts dans la base de données Actedev
- Gérer les agendas partagés (sur Outlook) de l’équipe, prendre et organiser des rdv/réunions
- Gérer la réservation des salles de réunion (planning, conventions, préparation des salles et facturation) et du matériel du service (vidéo projecteur, véhicule…)
- Gérer le stock interne de fournitures (distribution, commande)
- Archiver les documents internes (version papier et numérique)
- Réaliser des publipostages (finalisation des courriers, fusion des fichiers, mise sous pli)
- Réaliser pour le compte de l’Administration générale les états des lieux, la remise des clés et la gestion de l’alarme du Pavillon Nord

Gestion technique des locaux gérés par le service (en lien avec l’Assistante de Direction) :
- Gérer les clés des bâtiments
- Contrôler la sécurité des bâtiments Les Ambassadeurs et Maison Source (badges / alarmes avec le système Titan)
- Faciliter les installations dans les locaux (EDF, téléphonie, …) et suivre les travaux à effectuer avec les Services Techniques
- Assurer la mise en relation avec les services compétents de la collectivité pour régler tout souci technique

Gestion de la base de données Actedev
- Saisir et mettre à jour les informations (produits immobiliers, contacts, projets…)

Autres missions (en remplacement ponctuel de l’Assistante de Direction)
- Gérer l’accueil téléphonique Entreprises
- Assurer le suivi de la gestion administrative du service
- Gérer l’accompagnement des locataires au sein des pépinières et hôtels d’entreprises