Chargé(e) d'accueil - Assistant(e) administratif(ve)
Emploi PAYS DE GEX AGGLO
1k Avenue De La Gare, 01170 Gex, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Sous l'autorité de la responsable du service des Moyens Généraux, le/la chargé(e) d'accueil - assistant(e) administratif(ve) est en charge de l'accueil physique et téléphonique des usagers, mais également de la gestion administrative de différents services de la collectivité.
MISSIONS PRINCIPALES :
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers, les élus
- Renseigner et orienter le public
- Transférer les appels ou les mails vers les différents pôles et services
- Affranchir le courrier avant le ramassage du service postal
- Informer les usagers et assurer la vente des titres de transport TPG et TPN
- Réceptionner les livraisons de marchandises
- Mettre à jour le répertoire téléphonique interne
- Gestion de l’information, classement et archivage de documents
- Gestion des tickets de parking du Jura
MISSIONS ANNEXES :
- Rédiger des courriers, notes, décisions ou délibérations à intégrer au logiciel de suivi
- Suivre et valider les bons de commandes et les factures générées par le service moyens généraux
- Consulter les fournisseurs des fournisseurs pour répondre aux besoins du service.
- Gestion et suivi des infractions pour la flotte automobile PGA, des réservations des salles
- Suivi budgétaire
- Assurer le remplacement de son binôme à l’accueil
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers, les élus
- Renseigner et orienter le public
- Transférer les appels ou les mails vers les différents pôles et services
- Affranchir le courrier avant le ramassage du service postal
- Informer les usagers et assurer la vente des titres de transport TPG et TPN
- Réceptionner les livraisons de marchandises
- Mettre à jour le répertoire téléphonique interne
- Gestion de l’information, classement et archivage de documents
- Gestion des tickets de parking du Jura
MISSIONS ANNEXES :
- Rédiger des courriers, notes, décisions ou délibérations à intégrer au logiciel de suivi
- Suivre et valider les bons de commandes et les factures générées par le service moyens généraux
- Consulter les fournisseurs des fournisseurs pour répondre aux besoins du service.
- Gestion et suivi des infractions pour la flotte automobile PGA, des réservations des salles
- Suivi budgétaire
- Assurer le remplacement de son binôme à l’accueil
Profil recherché
- Niveau Bac ;
- Maitrise des logiciels de bureautique (Word, Excel) et aisance avec les outils informatiques ;
- Aisance avec les démarches et formalités administratives dématérialisées ;
- Aisance relationnelle dans l’accueil de tous les publics ;
- Écoute et de pédagogie, excellent relationnel ;
- Résistance au stress ;
- Discrétion et de confidentialité ;
- Rédaction et orthographe parfaites ;
- Pratique de l’anglais (niveau B2) ;
- Une expérience réussie dans la relation clientèle est exigée ;
- Être ponctuel(le), aimable, disponible et réactif(ve) à l’égard des usagers.
- Maitrise des logiciels de bureautique (Word, Excel) et aisance avec les outils informatiques ;
- Aisance avec les démarches et formalités administratives dématérialisées ;
- Aisance relationnelle dans l’accueil de tous les publics ;
- Écoute et de pédagogie, excellent relationnel ;
- Résistance au stress ;
- Discrétion et de confidentialité ;
- Rédaction et orthographe parfaites ;
- Pratique de l’anglais (niveau B2) ;
- Une expérience réussie dans la relation clientèle est exigée ;
- Être ponctuel(le), aimable, disponible et réactif(ve) à l’égard des usagers.
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
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