Chargé(e) d’accueil / Assistant(e) de Gestion Administrative Polyvalent(e)
Emploi FITZ JAMES
Fitz-James (Oise)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
La Mairie de Fitz-James recrute un(e) Chargé(e) d’accueil / Assistant(e) de Gestion Administrative Polyvalent(e) placé(e) sous la responsabilité de la Secrétaire Générale de Mairie.
ACCUEIL / SECRÉTARIAT (en binôme) :
- Accueil physique et téléphonique et renseignement de la population (3 jours par semaine)
- Assurer l’accueil physique et téléphonique (support logiciel « Périscoweb »)
- Gestion des plannings des salles / Tenue et gestion des régies (salles + restauration scolaire)
- Divers travaux de secrétariat et de classement
- Rédaction et suivi des courriers (via Excel)
- Réception du courrier reçu, tri, distribution et suivi
- Rédaction de courriers, notes et comptes rendus en cas de besoin
- Organisation / Préparation / gestion / Suivi de réunions (en lien avec les missions)
ETAT-CIVIL (en binôme) :
- Gestion des formalités administratives et délivrance de documents administratifs dans les domaines suivants : état civil, citoyenneté, élections, affaires funéraires, recensement militaire, légalisation de signature, remise de documents administratifs…
- Mise à jour des données sur le logiciel population
- Enregistrement et rédaction des actes, suivi et gestion des dossiers Etat-Civil dans le respect de la légalité et des délais réglementaires.
COMMUNICATION :
- Préparation et gestion des commémorations / Vœux
- Gestion et suivi des outils de communication de la collectivité (Bulletin Municipal, Newsletter, site internet, Réseaux, etc.)
COMPTABILITÉ (en binôme) :
- Réception, vérification, traitement, imputation et classement des pièces comptables
- Saisie des engagements, des bons de commande, des mandatements et des titres
- Gestion et suivi des commandes générales (fournitures administrative / scolaire)
- Accueil physique et téléphonique et renseignement de la population (3 jours par semaine)
- Assurer l’accueil physique et téléphonique (support logiciel « Périscoweb »)
- Gestion des plannings des salles / Tenue et gestion des régies (salles + restauration scolaire)
- Divers travaux de secrétariat et de classement
- Rédaction et suivi des courriers (via Excel)
- Réception du courrier reçu, tri, distribution et suivi
- Rédaction de courriers, notes et comptes rendus en cas de besoin
- Organisation / Préparation / gestion / Suivi de réunions (en lien avec les missions)
ETAT-CIVIL (en binôme) :
- Gestion des formalités administratives et délivrance de documents administratifs dans les domaines suivants : état civil, citoyenneté, élections, affaires funéraires, recensement militaire, légalisation de signature, remise de documents administratifs…
- Mise à jour des données sur le logiciel population
- Enregistrement et rédaction des actes, suivi et gestion des dossiers Etat-Civil dans le respect de la légalité et des délais réglementaires.
COMMUNICATION :
- Préparation et gestion des commémorations / Vœux
- Gestion et suivi des outils de communication de la collectivité (Bulletin Municipal, Newsletter, site internet, Réseaux, etc.)
COMPTABILITÉ (en binôme) :
- Réception, vérification, traitement, imputation et classement des pièces comptables
- Saisie des engagements, des bons de commande, des mandatements et des titres
- Gestion et suivi des commandes générales (fournitures administrative / scolaire)
Profil recherché
SAVOIRS :
- Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale et du fonctionnement des collectivités locales
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel...) et informatiques
- Capacité à se former
- Connaissances des Finances Publiques
- Maîtrise des techniques de communication et de l'information
- Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis
- Réactivité, notamment dans le cadre de situations d'urgence
- Polyvalence du fait de l'exercice de missions très variées
- Sens des priorités et des responsabilités
- Disponibilité
- Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
- Sens du travail en équipe
- Être autonome au quotidien dans l’organisation du travail mais savoir se référer à l’autorité…
- Respect des consignes
- Sens aigu du service public
SAVOIRS SOCIO-PROFESSIONNELS :
- Notions d'organisation et de gestion de son temps de travail
- Maîtrise des techniques de secrétariat et assistance
- Parfaite maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, qualités rédactionnelles
- Savoir intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
- Bonne expression orale et écrite
- Connaissance et application de règlements administratifs (veille juridique / règlementaire)
Expérience sur poste similaire appréciée
- Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale et du fonctionnement des collectivités locales
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel...) et informatiques
- Capacité à se former
- Connaissances des Finances Publiques
- Maîtrise des techniques de communication et de l'information
- Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis
- Réactivité, notamment dans le cadre de situations d'urgence
- Polyvalence du fait de l'exercice de missions très variées
- Sens des priorités et des responsabilités
- Disponibilité
- Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
- Sens du travail en équipe
- Être autonome au quotidien dans l’organisation du travail mais savoir se référer à l’autorité…
- Respect des consignes
- Sens aigu du service public
SAVOIRS SOCIO-PROFESSIONNELS :
- Notions d'organisation et de gestion de son temps de travail
- Maîtrise des techniques de secrétariat et assistance
- Parfaite maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, qualités rédactionnelles
- Savoir intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
- Bonne expression orale et écrite
- Connaissance et application de règlements administratifs (veille juridique / règlementaire)
Expérience sur poste similaire appréciée
Autres informations
Non renseignées
il y a 6 jours
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