Chargé(e) d'accueil, des titres d'identité et de la gestion des salles (H/F)

CONTEXTE
Nichée au cœur d’un environnement préservé, Irigny est une commune d’exception, bordée à l’Ouest par 400 hectares de vergers, avec pour toile de fond le massif du Pilat, les Côteaux et les Monts du Lyonnais, et à l’Est par les berges du Rhône sur 4 km.
Située à environ 10KM au Sud-Ouest du centre de Lyon, elle fait partie de la Métropole de Lyon et intègre le palmarès des communes privilégiées et recherchées où il fait bon vivre, avec un tissu associatif dynamique et une vie commerçante qui se développe.
Soucieuse d’offrir un service public de qualité, la Ville d’Irigny recherche un(e) chargé(e) d’Accueil, des Titres d’identité et de la Gestion des salles pour renforcer son équipe administrative au sein de la Direction « Relation au citoyen ».

CONDITIONS D’EXERCICE :
Vos horaires de travail seront adaptés aux horaires d’ouverture de l’accueil de la Mairie avec une permanence le samedi matin par roulement (1 samedi sur 2) et le lundi matin en repos.
36h/semaine
AVANTAGES DE LA COLLECTIVITE
La collectivité prône une politique des ressources humaines axée sur l’accompagnement et l’écoute, avec une forte implication des agents dans la vie de la commune.
Elle travaille régulièrement avec les délégués du personnel à améliorer les conditions de travail des agents en mettant en place des groupes de travail sur différentes thématiques. Une newsletter régulière permettra d’informer les agents des actualités.
Les agents bénéficient d’avantages tels que l’IFSE, un 13ème mois, des tickets restaurant et une participation mutuelle. Dans le cadre de l’amélioration de la vie au travail, les agents déterminent, en lien avec leur chef de service, leur horaire de travail en respectant les réglementations en vigueur et en lien avec les besoins du service.

MISSIONS :
Auprès d’une équipe bienveillante prête à partager son expertise, vous serez garant du bon accueil et de l’accompagnement personnalisé des usagers afin de répondre à leurs besoins et les guider dans leurs démarches. Vos missions incluront :

Accueil et orientation du public :
• Accueillir physiquement et par téléphone les usagers,
• Identifier les demandes et orienter vers les services compétents selon le degré d’urgence,
• Gérer les rendez-vous (titre d’identité et permanences effectuées en mairie),
• Présenter et/ou remettre des documents d’information et de communication.

Gestion administrative des titres d’identité
• Renseigner et accueillir le public sur les démarches relatives aux titres d’identité
• Gérer les rendez-vous et suivre les dossiers
• Réceptionner et délivrer les titres d’identité

Gestion des réservations des salles municipales :
• Identifier les demandes et y répondre en fonction de leur urgence,
• Gérer les plannings de réservation,
• Rédiger des courriers et courriels de réponse,
• Organiser les réunions des salles avec les associations,
• Assurer le lien avec le Service Logistique lors de certaines utilisations,
• Participer à la facturation et à l’émission de devis en lien avec votre supérieur hiérarchique.

Gestion administrative :
• Assurer le suivi du recensement citoyen,
• Établir les attestations d’accueil,
• Gérer divers agendas (titre d’identité, conciliateur, avocat…),
• Assurer la légalisation de signature,
• Suivre l’affichage officiel et les documents mis à la disposition du public,
• Traiter divers dossiers : subventions, débit de boissons temporaires, …
• Gérer les objets trouvés et la remise de clés (cimetières, salles).
Autres missions :
• Apporter un soutien ponctuel aux autres services en période de forte activité (notamment lors des élections).