← Retour
COMMUNE DE SEIGNOSSE
Chargé.e d’accueil du public
1998 av charles de gaulle, Seignosse (Landes (40))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 1 semaine
Description du poste
La chargé.e d’accueil est en charge sous la responsabilité de la Responsable du service Secrétariat général et vie Citoyenne de l’accueil, de l’orientation et de l’information du public. Il/elle représente l'image de la collectivité et de l'établissement auprès des usagers. Il/elle est également un appui administratif pour le suivi et la prise en charge de divers dossiers en lien au service (Etat civil, cimetière, gestion fournitures, etc.) et les autres services de la commune.
Ce poste a vocation à évoluer vers d’autres missions de service public à plus ou moins long terme (agence de poste communale, élaboration de documents d’identité…). Le profil recherché devra donc être ouvert à accepter des missions supplémentaires, qui seront à ajuster avec l’ensemble de l’équipe en place.
Ce poste a vocation à évoluer vers d’autres missions de service public à plus ou moins long terme (agence de poste communale, élaboration de documents d’identité…). Le profil recherché devra donc être ouvert à accepter des missions supplémentaires, qui seront à ajuster avec l’ensemble de l’équipe en place.
Votre mission
Accueil physique et téléphonique du public :
- Accueillir le public avec amabilité
- Prendre des messages et les reporter
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Appliquer les règles de communication et de protocole
- Mettre en relation les correspondants
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
- Orienter les administrés / visiteurs vers les salles / bureaux
- Accueil sur 2 sites (répartition du temps à définir) : Seignosse Le PENON et Mairie de Seignosse Bourg
Renseignement et orientation du public :
- Présenter des documents d'information et de communication
- Gérer un planning de réservation (interne mairie)
- Orienter les personnes vers les services compétents
- Orienter les administrés / visiteurs vers les salles / bureaux lors des réunions
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Aider à rédiger des documents administratifs (courriers)
- Diffuser des informations générales ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations utiles/assurer le lien avec le service communication pour relais
- Assurer la régie du copieur de l’accueil, des jetons pour les MNS.
Appui administratif :
- Gestion du courrier, de la boîte mail de la mairie
- Gestion des fournitures administratives
- Suivi et gestion de la mise en ligne des actes réglementaires (arrêtés, décisions, délibérations)
La liste des missions et activités mentionnées dans la présente fiche de poste n’est pas exhaustive. L’agent pourrait se voir confier d’autres missions selon les besoins de la collectivité.
- Accueillir le public avec amabilité
- Prendre des messages et les reporter
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Appliquer les règles de communication et de protocole
- Mettre en relation les correspondants
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
- Orienter les administrés / visiteurs vers les salles / bureaux
- Accueil sur 2 sites (répartition du temps à définir) : Seignosse Le PENON et Mairie de Seignosse Bourg
Renseignement et orientation du public :
- Présenter des documents d'information et de communication
- Gérer un planning de réservation (interne mairie)
- Orienter les personnes vers les services compétents
- Orienter les administrés / visiteurs vers les salles / bureaux lors des réunions
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Aider à rédiger des documents administratifs (courriers)
- Diffuser des informations générales ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations utiles/assurer le lien avec le service communication pour relais
- Assurer la régie du copieur de l’accueil, des jetons pour les MNS.
Appui administratif :
- Gestion du courrier, de la boîte mail de la mairie
- Gestion des fournitures administratives
- Suivi et gestion de la mise en ligne des actes réglementaires (arrêtés, décisions, délibérations)
La liste des missions et activités mentionnées dans la présente fiche de poste n’est pas exhaustive. L’agent pourrait se voir confier d’autres missions selon les besoins de la collectivité.
Profil recherché
COMPETENCES TECHNIQUES :
Savoirs généraux
- Organisation et organigramme de la collectivité
- Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
- Directives et procédures d'instruction des dossiers
- Procédures de transmission des demandes
- Droits et obligations des usagers
Socio-professionnelles
- Techniques d'accueil, règles de communication
- Organisation et activités des services
- Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet, de la gestion des plannings
- Techniques de régulation et médiation
- Règlements intérieurs
- Notions en langues étrangères
- Techniques de capitalisation et de classement de documents
- Procédures relatives aux formalités administratives
- Techniques rédactionnelles administratives
- Connaissances des régies de recettes et de l'instruction fiscale règlementant les régies de recette,
Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité des personnes
COMPETENCES RELATIONNELLES (Savoir être) :
- Contacts directs et permanents avec le public
- Adapter son intervention aux différents publics
- Relations fréquentes avec l'ensemble des services
- Relations avec des fournisseurs et fournisseuses, prestataires
- Relations avec d'autres collectivités
- Relations avec les élu.e.s, personnels de direction, de gestion, etc.
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
DIPLÔMES / QUALIFICATIONS NECESSAIRES :
Niveau III, CAP à Bac +2
Savoirs généraux
- Organisation et organigramme de la collectivité
- Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
- Directives et procédures d'instruction des dossiers
- Procédures de transmission des demandes
- Droits et obligations des usagers
Socio-professionnelles
- Techniques d'accueil, règles de communication
- Organisation et activités des services
- Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet, de la gestion des plannings
- Techniques de régulation et médiation
- Règlements intérieurs
- Notions en langues étrangères
- Techniques de capitalisation et de classement de documents
- Procédures relatives aux formalités administratives
- Techniques rédactionnelles administratives
- Connaissances des régies de recettes et de l'instruction fiscale règlementant les régies de recette,
Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité des personnes
COMPETENCES RELATIONNELLES (Savoir être) :
- Contacts directs et permanents avec le public
- Adapter son intervention aux différents publics
- Relations fréquentes avec l'ensemble des services
- Relations avec des fournisseurs et fournisseuses, prestataires
- Relations avec d'autres collectivités
- Relations avec les élu.e.s, personnels de direction, de gestion, etc.
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
DIPLÔMES / QUALIFICATIONS NECESSAIRES :
Niveau III, CAP à Bac +2
Autres informations
Non renseignées