Chargé(e) d'accueil et assistante du pôle
Emploi MAIRIE DE SAINT ALBAN
101 Avenue De Fronton, 31140 Saint-Alban, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Temps partiel
Description
Sous la responsabilité du Directeur du pôle culture – communication - évènementiel - vie associative, le/la chargé(e) d’accueil et assistante du pôle a pour missions principales d’assurer l’accueil et l’assistance administrative du pôle.
Assistance du Pôle Culture Communication Evènementiel et Vie associative :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du pôle
- Assurer l’assistance administrative du Responsable du pôle
o Gérer le courrier arrivé (réception, tri, enregistrement, diffusion, archivage, classement)
o Assurer un soutien administratif à l’équipe et au Responsable
o Classer et archiver les dossiers
o Gérer les fournitures (suivi des stocks, comparaison de devis, commandes…)
o Suivre les courriers, factures, gestion des plannings
- Assurer la gestion du service location de salles et prêt de matériel
o Réceptionner les demandes institutionnelles, associatives et individuelles (mail, téléphone et physique)
o Collecter les demandes dans un outil partagé et apporter un premier niveau de réponses
o Assurer le lien avec les services techniques pour l’organisation des prêts de salles et de matériel
o Rédiger les fiches techniques pour le bon déroulement des manifestations en lien avec les autres services
o Assurer la régie de recettes du Pôle CCEVA (billetterie – adhésion bibliothèque - location salle - prêt de matériel)
Activités secondaires :
- Participer à la mission de bibliothéconomie en lien avec la coordinatrice de la bibliothèque en fonction du planning établi.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du pôle
- Assurer l’assistance administrative du Responsable du pôle
o Gérer le courrier arrivé (réception, tri, enregistrement, diffusion, archivage, classement)
o Assurer un soutien administratif à l’équipe et au Responsable
o Classer et archiver les dossiers
o Gérer les fournitures (suivi des stocks, comparaison de devis, commandes…)
o Suivre les courriers, factures, gestion des plannings
- Assurer la gestion du service location de salles et prêt de matériel
o Réceptionner les demandes institutionnelles, associatives et individuelles (mail, téléphone et physique)
o Collecter les demandes dans un outil partagé et apporter un premier niveau de réponses
o Assurer le lien avec les services techniques pour l’organisation des prêts de salles et de matériel
o Rédiger les fiches techniques pour le bon déroulement des manifestations en lien avec les autres services
o Assurer la régie de recettes du Pôle CCEVA (billetterie – adhésion bibliothèque - location salle - prêt de matériel)
Activités secondaires :
- Participer à la mission de bibliothéconomie en lien avec la coordinatrice de la bibliothèque en fonction du planning établi.
Profil recherché
Compétences techniques
- Connaissance du fonctionnement des collectivités et des circuits administratifs.
- Maîtriser le Pack office
- Être à l'aise dans la recherche de données, d'informations et dans l'élaboration d'outils de communication adaptés
- Avoir la capacité de s'adapter et à traiter les urgences
- Savoir rendre compte
- Être rigoureux, réactif, travailler avec méthode et avoir le sens de l'organisation.
- Capacité d'analyse et d'adaptation
- Concevoir, formaliser et adapter des procédures/protocoles/modes opératoires/consignes
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Être réactif et disposer d'une bonne aisance relationnelle et d'écoute
Compétences relationnelles
- Capacité relationnelle
- Avoir le sens du travail en équipe et de manière transversale
- Autonomie et sens des initiatives
- Aptitudes organisationnelles
- Capacité à être force de proposition
- Sens du service public, de la discrétion et de la confidentialité
- Connaissance du fonctionnement des collectivités et des circuits administratifs.
- Maîtriser le Pack office
- Être à l'aise dans la recherche de données, d'informations et dans l'élaboration d'outils de communication adaptés
- Avoir la capacité de s'adapter et à traiter les urgences
- Savoir rendre compte
- Être rigoureux, réactif, travailler avec méthode et avoir le sens de l'organisation.
- Capacité d'analyse et d'adaptation
- Concevoir, formaliser et adapter des procédures/protocoles/modes opératoires/consignes
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Être réactif et disposer d'une bonne aisance relationnelle et d'écoute
Compétences relationnelles
- Capacité relationnelle
- Avoir le sens du travail en équipe et de manière transversale
- Autonomie et sens des initiatives
- Aptitudes organisationnelles
- Capacité à être force de proposition
- Sens du service public, de la discrétion et de la confidentialité
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
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