Chargé(e) d'accueil et de gestion administrative du service enfance

Sous la hiérarchie du directeur du pôle enfance et solidarité, le chargé d’accueil et de gestion administrative accueille, oriente et renseigne le public. Il représente l'image de la collectivité auprès des usagers. Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service

Les activités

o Accueillir physiquement et téléphoniquement le public
o Recevoir et orienter les demandes
o Rechercher et diffuser des informations
o Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
o Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
o Conseiller les usagers et agents sur les procédures
o Renseigner et orienter le public
o Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
o Présenter des documents d'information et de communication
o Gérer un planning de réservation
o Orienter vers les personnes et services compétents
o Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
o Aider à rédiger des documents administratifs
o Gérer et afficher des informations
o Traiter les dossiers et saisie de documents
o Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
o Saisir des documents de formes et de contenus divers
o Gérer et actualiser une base d'informations
o Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
o Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
o Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion

Les activités secondaires

o Garantir la continuité de service

I. SAVOIRS (CONNAISSANCES NECESSAIRES POUR AGIR)

• Maîtriser les techniques de secrétariat
• Connaître l’environnement administratif, institutionnel et politique de la CCPR
• Maîtriser les applications bureautiques et informatiques métier
• Savoir classer, archiver

II. SAVOIRS FAIRE (COMPETENCES OPERATIONNELLES)

• Savoir accueillir, accompagner, conseiller les partenaires, les agents, les usagers
• Diffuser une information
• Mettre en œuvre les procédures et contribuer à leur amélioration
• Communication écrite et orale
• Savoir anticiper et gérer des conflits
• Savoirs relationnels (qualités personnelles et comportementales)
• Sens des relations humaines
• Discrétion
• Réactivité
• Organisation
• Savoir s’adapter
• Rigueur