CHARGE(E) D'ACCUEIL ET D'ETAT CIVIL

Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’hôtel de ville et apporter un renfort au sein du service citoyenneté.

Activités principales :
Accueil physique et téléphonique du public :
- Accueillir, orienter et renseigner le public avec amabilité
- Prendre des messages
- S’exprimer clairement et reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Appliquer les règles de communication
- Traduire le langage professionnel en langage clair et compréhensible pour tous
- Mettre en relation les correspondants
- Réagir avec pertinence aux situations d’urgences
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Adapter son intervention au public
- Faire respecter les consignes relatives au lieu d’accueil
Renseignement et orientation du public :
- Identifier et gérer la demande et son degré d’importance
- Présenter des documents d’information et de communication
- Gérer un planning de réservation (rendez-vous pour l’état civil, salles de réunion)
- Orienter vers les personnes et services compétents
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
Gestion et affichage d’informations :
- Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage au sein des services
- Rechercher, sélectionner et diffuser les informations
- Lire et mettre en ligne le journal
- Se tenir informé de l’actualité communale
Administration générale :
- Réceptionner les colis
- Travailler en étroite collaboration avec les services de l’état civil
- Enregistrer et distribuer les sacs jaunes
- Réaliser des opérations de reprographie, classement, frappe et mise en forme des documents
- Aider à rédiger des documents administratifs
- Transférer les documents arrivant à l’accueil aux services compétents