Chargé(e) d'accueil-secrétariat

• Accueille, oriente, renseigne le public physiquement et téléphoniquement
• Assure des missions de secrétariat et de planification

Missions principales :
Organisation de l’accueil du public
• Standard : accueil physique et téléphonique
• Transmission des informations aux différents interlocuteurs (internes) et filtrage des appels
• Accompagnement de l’administré dans les démarches administratives numériques et accomplissement des formalités (copies certifiées conformes (pour l’étranger), légalisation de signatures, recensement militaire, affichage et certificat, attestations d’accueil….
• Pass’associations

Planifications
• Suivi de la planification des réservations de salles en Mairie (Salle CM + salle des permanences) pour les événements et réunions :
Mise en place de la convivialité (café d’accueil…)
• Remise des clés pour location des salles aux associations et des véhicules mairie réservés et du vidéoprojecteur
• Coordination avec le service cérémonies et protocoles : Achat de cadeaux officiels, fleurs, médailles…

Secrétariat
• Gestion du courrier : réception, ouverture, enregistrement du courrier arrivé, gestion des courriels (boite accueil@), affranchissement du courrier départ
• Courriers (saisie, suivi, classement...)
• Référente archivage – suivi des registres en coordination avec le service intercommunal
• Suivi et traitement des conventions, baux, occupation du domaine public, partenariats extérieurs, (en lien avec la DGS)
Rédactions d’actes (convention, délibération, décisions du Maire)
Assurer le caractère exécutoire des actes concernés (contrôle de légalité)
Contrôler l’exécution des conventions (planification renouvellement, suivi des paiements…)
• Toutes tâches afférentes au secrétariat de mairie

Missions secondaires :
Etat civil - Cimetières – Elections (en l’absence/renfort du binôme)
Assurer la continuité du service : rédaction d’actes d’état civil
• Délivrance et transmission des copies et extraits d’actes d’état-civil
Rédaction d’acte relatif au cimetière, inhumation, crémation, fermeture de cercueil …
Inscription sur les listes électorales
• Assistance à l’organisation des scrutins électoraux
CCAS (en l’absence/renfort du binôme)
• Remise de formulaires (demande logements sociaux, téléassistance, aide au chauffage), courriers aux bénéficiaires de domiciliation, établissement des cartes Lila gratuit et à la demande, dossiers de téléassistance, d’aide au chauffage …)
• Assistance ponctuelle (inscription goûter des ainés, …)

Tenue des Conseils municipaux :
• En l’absence du titulaire : assurer l’organisation matérielle de la réunion