chargé(e) d'accueil-secretariat

Sous l’autorité de sa hiérarchie, le chargé d’accueil et secrétariat, assure principalement l'accueil physique et téléphonique des usagers, en les orientant et les renseignant sur les démarches à suivre. Il gère également diverses tâches de secrétariat telles que la rédaction de courriers, le traitement du courrier entrant et sortant, ainsi que le suivi administratif des dossiers du service. Il est souvent le premier interlocuteur du public et assure un rôle clé dans la diffusion de l'information au sein du service. Sa mission inclut également la gestion des documents et l'archivage. Sur certain service, il assure la gestion et le suivi de régie ainsi que certaines missions spécifiques relatives au service (portage de repas, domiciliation, personne relai sur le logiciel métier, commande de matériel, …).

-Accueil physique et téléphonique du public :
Accueillir les demandes du public avec bienveillance ;
Renseigner, conseiller, aiguiller le public ;
-Gestion du courrier entrant et sortant
-Gestion administrative et fonctionnelle générale :
Participer et aider sur le bilan annuel du service ;
Gérer et suivre les plannings du service ;
Gérer la logistique du service (réservation, …) ;
Suivre la régie pour le service (lien avec les services finances) ;
-Spécificité administrative liée au service :
Traiter l’arrivée des dossiers techniques arrivés dans le service ;
Utiliser et former sur le logiciel métier ;
Connaitre les règles spécifiques techniques liées au service ;
Assurer un suivi administratif spécifique liée au service ;
Assurer la mise en place de procédure, de suivi et de continuité pour le service.
-Gestion des stocks :
Assurer le suivi des stocks ;
Commander le matériel nécessaire ;
Demander et suivre des devis ;
Centraliser la gestion et le suivi du matériel ;
-Gestion et affichage d’informations :
Assurer la réception des informations pour le service ;
Transmettre les informations aux collègues du service ou au chef de service ;
Assurer l’affichage nécessaire pour le service ;
Assurer la mise à jour des documents internes au service.
-Communication interne et externe :
Assurer une communication adéquate tant à l’oral qu’à l’écrit ;
Assurer la première ligne de communication avec le public, les services internes, les services et partenaires externes ainsi que les Institutionnels.