Chargé(e) de gestion administrative et financière

Sous l'autorité du chef de service construction, réhabilitation, adaptations et en étroite collaboration avec les conducteurs d’opérations, le ou la chargé(e) de gestion administrative et financière assure le bon déroulement des procédures financières et administratives des projets de travaux des sites et bâtiments départementaux, en lien avec les directions et services de l'administration départementale et avec les prestataires extérieurs.

Exécution financière des opérations
• Assurer les opérations de paiement et de calcul des révisions sur ls logiciel financier Grand Angle
• Assurer le suivi financier des dépenses : gestion et mise à jour des tableaux de suivi de chaque opération
• Préparer les décomptes généraux (DG) en relation avec les maîtres d’œuvre
• Demander les versements des subventions allouées sur ses opérations

Gestion administrative des opérations en partenariat avec les conducteurs des opérations
• Contribuer à l’élaboration des dossiers de consultation avec le service des marchés publics y compris cohérence des documents établis et des procédures mises en œuvre
• Etablir des notes et rapports liés à la consultation (I-parapheur)
• Après signature et notification, diffuser des marchés de travaux aux prestataires extérieurs (maîtres d’œuvre, bureaux d’études…)
• Elaborer et gérer des ordres de services et des avenants
• Anticiper les procédures de réception avec préparation des procès-verbaux en relation avec les maîtres d’œuvre
• Préparer les demandes d’actes d’urbanisme, les déclarations d’ouverture et de fin de chantier en partenariat avec les maîtres d’œuvre
• Participer à la consultation de prestataires pour travaux ou services sur bons de commande (hors et sur marchés) y compris le suivi financier
• Gérer les marchés subséquents sur accords-cadres et les marchés simplifiés via la plateforme des marchés publics

Missions administratives
• Rédiger des propositions de rapport liées aux activités du service, à destination des instances départementales, et mise en œuvre des décisions qui en découlent
• Assurer le suivi des autorisations de programmes (AP) et des autorisations d’engagement (AE) dans le respect de la réglementation financière du Département
• Assurer une expertise administrative et une aide rédactionnelle aux membres du service
• Mener une veille informationnelle des évolutions juridiques, jurisprudentielles, sur les pratiques et les outils dans les domaines finances, budget et marchés publics
• Assurer l’accueil téléphonique, le classement et l’archivage interne au service (papier et numérique) et procéder aux commandes des fournitures du service
• Assurer le traitement du courrier de la Direction de façon ponctuelle en alternance avec le service maintenance (en l’absence de la secrétaire de direction)