• Tous secteurs :

Sous la responsabilité du (de la) Directeur(trice) de la communication / secrétariat du maire, l'agent assure l'accueil téléphonique et physique dans le cadre des relations aux associations et aux commerces locaux. Il effectue le traitement et suivi des demandes de prêts de salle et de matériels à la vie associative. L'exercice des missions demande une certaine autonomie et responsabilité et s'organise dans le cadre d'une forte transversalité à l’échelle de la collectivité (relations avec les services techniques, le CCAS et d’autres services).

• Manifestations :
o Recenser les différents projets événementiels, tenir à jour un calendrier / planning des évènements & manifestations
o Gestion de l’ensemble des manifestations de la collectivité : manifestations municipales et associatives, cérémonies, commémorations (ex : Forum des associations, salons, vœux du maire, etc.)
Assurer le bon déroulement des évènements (logistique pré et post événements) :
• Mise en place, service le cas échéant, rangement
• Accueil du public/prestataires/élus
• Suivi des stocks
• Gestion des bases de données / Gestion des inscriptions
• Coordonner les services concernés (services techniques, communication, …)
Piloter les volets administratifs et financiers
• Coordination des intervenants internes et externes (prestataires, bénévoles, services techniques), organisation matérielle et suivi budgétaire et contractuel
• Demande et analyse des devis dans le respect des règles de la commande publique
• Réalisation des bons de commande, des commandes et du suivi du budget
• Piloter les demandes de subventions aux différents financeurs
• Sécurisation administrative des manifestations (autorisations, déclarations, respect des normes de sécurité)

• Vie associative :
o Pilotage administratif et financier
Tenir à jour le fichier des associations de la commune
Gérer les conventions annuelles et occasionnelles de mise à disposition des salles et du matériel
Enregistrer et instruire les demandes de subventions, assurer le suivi de leur versement en lien avec le service comptabilité ;
Participer à la réflexion sur les critères d’attribution de subventions en lien avec les élus ;
Réception et suivi des demandes de prêt (et éventuellement d'installation de matériel)
Réception et suivi des demandes d'organisation de manifestations associatives avec envoi de courriers de confirmation

o Partenariat opérationnel
Accueil du public (physique et téléphonique)
• Accueil des associations pour toute demande relative à :
o un prêt de salle
o une réservation d'une salle après vérification des documents obligatoires
o une demande de matériel
o une demande d'organisation de manifestation associative
o une demande d’occupation du domaine public
o toute autre demande d'informations diverses.

Assurer l’accompagnement juridique et administratif des associations
Gérer les mises à disposition de moyens (conventions, courriers de notifications, etc.) : salles (locations aux associations, dont états des lieux d’entrée et sortie), badges, matériel pour les associations et les particuliers ; assurer la gestion du photocopieur mis à disposition des associations et gestion de leurs comptes
Assurer le suivi des évènements associatifs et le lien avec les services municipaux (communication, services techniques, etc.).
Gestion des accès aux équipements et salles (y compris gestion accès Tennis et jardins partagés)

• Occupation des salles
o Gérer le planning des salles municipales
o Réaliser et suivre les conventions liées aux occupations de salles (privés et associations) de la demande au règlement.
o Assurer le suivi des courriers et/ou mails de réponses aux diverses demandes de prêt de salle
o Gérer les états des lieux d’entrée et de sortie pour les occupations occasionnelles
o Suivi du matériel des salles municipales et de l'état général de ces salles

• Vie économique
o Centraliser et instruire les demandes pour les emplacements de marché, foodtrucks, toute demande d’occupation du domaine public
o Suivre les initiatives des acteurs économiques
o Assurer les relations au quotidien entre les commerçants et la commune (demandes d’occupation temporaire du domaine public, demandes de matériel, etc.)

POLYVALENCE :
Sur l’ensemble des missions : rédaction de courriers, conventions, délibérations et rapports

SAVOIR-FAIRE :

• Gestion administrative, logistique et financière rigoureuse
• Coordination de projet, planification et capacité à tenir des échéanciers complexes
• Rédactionnel précis (courriers, délibérations, conventions, comptes-rendus)
• Maîtrise des étapes d’organisation d’un événement ou d’une manifestation (technique, réglementaire, budgétaire)
• Rédiger des notes, des courriers, informations, instructions et procédures
• Maîtriser la bureautique (notamment Word et Excel) et les outils informatiques
• Maîtriser les principales techniques de secrétariat et d'accueil
• Savoir planifier et travailler avec méthodologie

SAVOIRS :
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et du milieu associatif (statuts associatifs, gestion de subventions, réglementation)
• Maîtrise de la gestion de projet événementiel
• Notions concernant les règles de la commande publique
• Connaitre les notions de base en techniques d'organisation d'événements, et notions réglementaires
• Connaitre le cadre réglementaire qui régit le fonctionnement d’une association loi 1901
Notions en communication, réglementation ERP, sécurité publique

SAVOIR ÊTRE :
• Excellente qualité d’accueil,
• Sens du service public,
• Diplomatie et capacité relationnelle
• Esprit d’équipe,
• Curiosité,
• Créativité
• Adaptabilité
• Réactivité,
• Sens de l’organisation,
• Autonomie,
• Rigueur
• Discrétion,
• Sens des priorités,
• Capacité à travailler sous pression

Non renseignées