Chargé(e) de l’administration générale, de la commande publique et des subventions

Située à proximité de l’agglomération clermontoise, la commune de Lempdes, 9 000 habitants, est une commune dynamique qui propose de nombreux services à la population et propose un cadre de travail agréable à ses agents.

Pour renforcer le service administration générale, la commune recrute un(e) assistant(e) administrative chargé(e) de l’administration générale, de la commande publique et des subventions.
Au sein d’une équipe de 2 personnes, vous serez positionné(e) sous l’autorité du responsable administration générale.

Vous aurez pour principales missions :
- La gestion des assemblées et des commissions municipales,
- Le suivi des contrats (hors marchés),
- Le traitement des demandes de paiement de subvention d'investissement, en collaboration avec la responsable,
- La participation au déroulement des marchés publics,
- Assurer les fonctions supports en soutien aux autres services
- Le secrétariat du service.

Vous serez une personne ressource pour les responsables de service de la collectivité en matière de commande publique et de gestion des assemblées et des commissions municipales.

Activités

Gérer les assemblées et les commissions municipales
• Préparer, coordonner et organiser les Conseil municipaux (de l’ordre du jour à la présentation),
• Rédiger et relire les décisions et les délibérations,
• Participer aux séances et rédiger les procès-verbaux (10 par an),
• Assurer la publication et la transmission des délibérations,
• Assister les responsables de service dans la préparation des commissions municipales (convocation – récupération, diffusion et archivage des CR).

Suivre les contrats (hors marchés)
• Tenir le fichier de suivi des contrats à jour (Mairie et CCAS),
• Etablir un calendrier de renouvellement, en lien avec les responsables de service,
• Relancer les services en cas de fin imminente des contrats,
• S'assurer du respect des règles de la commande publique, notamment des seuils.

Participer au déroulement des marchés publics
• Accompagner les responsables de service de la Mairie et du CCAS en matière de sourcing.
• Rédiger des consultations de faible montant et les lettres de consultation,
• Participer à l'analyse des offres pour la Mairie et le CCAS (contrôle du bordereau des plis, recensement des pièces, demandes de complément, participation au rapport d'analyse des offres),
• Préparer les courriers de notification, de rejet, d'admission, etc.,
• Assurer la continuité de service pour les actes courants.

Déposer les demandes de paiement de subvention
• Suivre les dossiers pour lesquels une subvention d'investissement a été accordée, notamment en termes de respect de calendrier,
• Récupérer les pièces administratives et comptables auprès des services,
• Garantir le respect de la réglementation en matière de publicité de la subvention,
• Instruire et déposer la demande de paiement,
• Informer le service Finances régulièrement de l'état des demandes et tenir le tableau de suivi,
• Être une ressource pour le dépôt des demandes de subvention de fonctionnement pour la Mairie et les appels à projets thématiques pour le CCAS.

Assurer les fonctions supports en soutien aux autres services
• Gérer les fournitures administratives des services de la Mairie,
• Faire remonter les besoins récurrents en matière d'assistance et de conseil à la responsable de l’administration générale.