Préparer et organiser des manifestations (il s’entend par manifestations : commémorations, événements protocolaires récurrents ou exceptionnels, réunions de quartiers, petits déjeuners, déjeuners, diners, soirées thématiques, vœux, etc…), installer et désinstaller, assurer le transport et le rangement
Prendre part au service et rangement lors des manifestations
Veiller au bon déroulement des réceptions
Gérer et suivre l’ensemble des stocks (volume, dates de péremption) et des réserves
Contacter les fournisseurs pour établir les devis
Assurer les relations et négocier avec les fournisseurs
Etablir les bons de commandes
Faire les courses pour les approvisionnements, assurer leur chargement, leur transport, leur rangement dans les locaux dédiés
Veiller
Assurer le déplacement des fournitures et du matériel si besoin avec l’assistance des ST vers les lieux des manifestations et cérémonies
Gérer et veiller à la mise à jour des fichiers tout au long de l’année
Préparer des listings / fichiers pour l’envoi des invitations protocolaires, envoi des invitations et suivi des réponses
Gérer les listings pour les cadeaux de naissance
Gérer les évènements de la vie (fleurs naissance, mariage, noces + fleurs pour les décès)
Travail en transversalité avec les autres directions : exprimer les besoins clairement, et assurer le suivi des demandes
Etablir le déroulé des manifestations

Activités spécifiques du Poste

Suivre et mettre à jour les fichiers, les mails et le courrier du protocole
Etablir les signalements e-atal et autres, suivre leur bonne prise en compte et leur exécution
Tenir des tableaux de bord pour l’évaluation de chaque manifestation
Suivre le budget du service et gérer les services faits

Activités ponctuelles du Poste

Accueillir le public et les personnalités
Coordonner le personnel chargé des réceptions et vérifier sa prestation
Coordonner les équipes mairie renfort sur les manifestations
Etablir les feuilles d’heures supplémentaires du personnel
Prendre part au service et rangement lors des manifestations assurées par traiteur
Gérer la sonorisation des commémorations (pupitre+ magnétophone)
Assurer l’accueil et le service lors des manifestations du protocole
Etablir des procédures, vade me cum, tableaux de bords pour les manifestations
Prêter main forte aux événements de la Maison Rousseau nécessitant un renfort
Assurer le nettoyage et veiller à la propreté du matériel (vaisselle, linge…)
Gérer la remise des diplômes des médailles du travail aux Plaisirois avec la DRC, accueil de la mairie annexe
Gérer la remise des diplômes de la médaille communale et bons cadeaux aux avec la DRC, accueil de l’HDV
Gérer la remise des diplômes et bons cadeaux aux agents non présents lors de la cérémonie avec la DRC, accueil de l’HDV
Gérer la remise des bons cadeaux aux agents non présents lors des rencontres avec le maire avec la DRC, accueil de l’HDV

Technicité du poste :
- Connaissances
- De l’outil informatique
- Des consignes de sécurité
- Des règles du protocole
- Des logiciels Word et Excel

Profil :
- Compétences
- Gestion des stocks
- Organisation, méthode et rigueur
- Adaptabilité
- Qualités relationnelles
- Sens des responsabilités
- Esprit d’équipe
- Coordination et animation d’équipe

Qualifications/diplômes
- Brevet des Collèges / Baccalauréat
- CAP hôtellerie ou expérience similaire appréciés

Qualités
Conscience professionnelle / Esprit d’initiative / Sens du service public / /Ouverture d’esprit / Ponctualité / Assiduité / Autonomie

Exigences
Présentation et représentation / Discrétion / Disponibilité / Réactivité
Permis B

Non renseignées