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MAIRIE DE ARRAS
Chargé(e) de mission Administration Générale
Place Guy Mollet - BP 913, Arras (Pas-de-Calais (62))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 2 semaines
Description du poste
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des partenaires du territoire
• Maîtrise de la méthodologie de projets, des procédures administratives, comptables et budgétaires
• Compréhension des enjeux juridiques des collectivités territoriales
• Aisance relationnelle, pédagogie et aptitude à travailler en transversalité
• Intérêt pour le travail collaboratif en équipe et avec d’autres services
• Ténacité, convictions et diplomatie pour concilier différents points de vue
• Disponibilité, capacité à mener plusieurs dossiers, à s’engager sur des délais
• Sens de l’innovation et de la créativité, autonomie, dynamisme et enthousiasme
• Qualités d’organisation et d’adaptabilité, qualités rédactionnelles, capacités de synthèse et maitrise de l’outil informatique
• Compétences techniques requises : juridiques, financières, numériques, participatives
• Maîtrise de la méthodologie de projets, des procédures administratives, comptables et budgétaires
• Compréhension des enjeux juridiques des collectivités territoriales
• Aisance relationnelle, pédagogie et aptitude à travailler en transversalité
• Intérêt pour le travail collaboratif en équipe et avec d’autres services
• Ténacité, convictions et diplomatie pour concilier différents points de vue
• Disponibilité, capacité à mener plusieurs dossiers, à s’engager sur des délais
• Sens de l’innovation et de la créativité, autonomie, dynamisme et enthousiasme
• Qualités d’organisation et d’adaptabilité, qualités rédactionnelles, capacités de synthèse et maitrise de l’outil informatique
• Compétences techniques requises : juridiques, financières, numériques, participatives
Votre mission
Le responsable Administration Générale a pour missions :
Le management stratégique
• Décliner les orientations de la Direction de l’Administration Générale et Moyens Généraux au sein du service.
• Proposer des évolutions des procédures, des outils et du fonctionnement interne.
• Élaborer, mettre en œuvre et suivre le projet de service.
• Développer une culture commune de la qualité administrative et de la transversalité.
• Mettre en place des indicateurs d’activité et de performance (actes, processus, délais, incidents bâtiments…).
• Assurer le reporting régulier au directeur / à la directrice.
Le management opérationnel
• Piloter le Guide des procédures
Piloter la rédaction, la mise à jour et la diffusion du guide interne des procédures.
Animer un réseau de correspondants administratifs dans les services.
• Animer le groupe de travail des référents bâtimentaires (référents, DUS/RUS,…)
• Assurer la fonction de référent pour le centre administratif.
Veiller à la bonne organisation des espaces, à l’accueil et la qualité d’usage du centre administratif
Veiller à l’entretien, la propreté et la sécurité des abords du centre administratif.
• Assurer la mise en œuvre du plan de sûreté des équipements municipaux.
Piloter le contrôle des accès, les habilitations, les badges et les droits associés en collaboration avec la DGST.
• Piloter le Plan conciergerie
Organiser, planifier et superviser les conditions de mise en œuvre du système de conciergerie
Mettre à jour les conventions
• Suivre la qualité de l’air intérieur et les obligations réglementaires
• Accompagner les Départements dans la mise en place de process qualité et sécurité
Mission spécifique
• Piloter le Plan Communal de Sauvegarde
Assurer la mise à jour régulière du PCS et des fiches réflexes associées.
Organiser et animer la cellule de crise (préparation, plannings, outils).
Organiser les exercices et les RETEX
Gérer et coordonner le dispositif d’astreintes municipales (tableau, consignes, continuité).
Concevoir et mettre à jour le Plan de Continuité des Activités (PCA).
Former ou sensibiliser les services aux dispositifs d’urgence.
Assurer les relations avec les partenaires institutionnels
Collaborer au Plan Intercommunal de Sauvegarde (PICS)
• Assurer la continuité d’encadrement au sein de la direction
Le management stratégique
• Décliner les orientations de la Direction de l’Administration Générale et Moyens Généraux au sein du service.
• Proposer des évolutions des procédures, des outils et du fonctionnement interne.
• Élaborer, mettre en œuvre et suivre le projet de service.
• Développer une culture commune de la qualité administrative et de la transversalité.
• Mettre en place des indicateurs d’activité et de performance (actes, processus, délais, incidents bâtiments…).
• Assurer le reporting régulier au directeur / à la directrice.
Le management opérationnel
• Piloter le Guide des procédures
Piloter la rédaction, la mise à jour et la diffusion du guide interne des procédures.
Animer un réseau de correspondants administratifs dans les services.
• Animer le groupe de travail des référents bâtimentaires (référents, DUS/RUS,…)
• Assurer la fonction de référent pour le centre administratif.
Veiller à la bonne organisation des espaces, à l’accueil et la qualité d’usage du centre administratif
Veiller à l’entretien, la propreté et la sécurité des abords du centre administratif.
• Assurer la mise en œuvre du plan de sûreté des équipements municipaux.
Piloter le contrôle des accès, les habilitations, les badges et les droits associés en collaboration avec la DGST.
• Piloter le Plan conciergerie
Organiser, planifier et superviser les conditions de mise en œuvre du système de conciergerie
Mettre à jour les conventions
• Suivre la qualité de l’air intérieur et les obligations réglementaires
• Accompagner les Départements dans la mise en place de process qualité et sécurité
Mission spécifique
• Piloter le Plan Communal de Sauvegarde
Assurer la mise à jour régulière du PCS et des fiches réflexes associées.
Organiser et animer la cellule de crise (préparation, plannings, outils).
Organiser les exercices et les RETEX
Gérer et coordonner le dispositif d’astreintes municipales (tableau, consignes, continuité).
Concevoir et mettre à jour le Plan de Continuité des Activités (PCA).
Former ou sensibiliser les services aux dispositifs d’urgence.
Assurer les relations avec les partenaires institutionnels
Collaborer au Plan Intercommunal de Sauvegarde (PICS)
• Assurer la continuité d’encadrement au sein de la direction
Profil recherché
• Permis B
• Connaissance des circuits et procédures administratives
• Maîtrise de l’organisation de la collectivité
• Maîtrise de la bureautique et des logiciels métiers
• Bonne capacité à travailler en lien avec des interlocuteurs multiples
• Savoir évaluer les urgences
• Capacité d’organisation et de priorisation du travail
• Bonnes qualités relationnelles
• Discrétion, disponibilité
• Rigueur, organisation, ponctualité
• Connaissance des circuits et procédures administratives
• Maîtrise de l’organisation de la collectivité
• Maîtrise de la bureautique et des logiciels métiers
• Bonne capacité à travailler en lien avec des interlocuteurs multiples
• Savoir évaluer les urgences
• Capacité d’organisation et de priorisation du travail
• Bonnes qualités relationnelles
• Discrétion, disponibilité
• Rigueur, organisation, ponctualité
Autres informations
Non renseignées