Placé sous l'autorité du Secrétaire Général qui regroupe les missions Commande Publique, Communication, Ressources Humaines et Administration générale, vous mettrez en œuvre vos compétences pour apporter un appui permanent en matière d'organisation, de gestion, d'information, de communication et de suivi des dossiers. Soucieux(se) de la qualité du service public et de l'image de l’ITSEE, vous assurerez l'interface avec le Conseil d’Administration, la Collectivité, la CCISM, le CESC, les Services de l’Etat à Saint-Martin ou toute autre institution publique territoriale ou d’état.

Secrétariat Général :
• Participation à la définition des orientations financières et stratégiques, à leur mise en œuvre et à l’amélioration de la performance de l’établissement par l’application des procédures administratives performantes et sécurisées ;
• Analyses documentaires et/ou juridiques ;
• Création, exploitation et mise à jour de tableaux de bord et de bases de données ;
• Planification des réunions de la Direction et organisation matérielle ;
• Suivi du calendrier des principales échéances de l'activité de la Direction et des services ;
• Rédaction de courriers, notes de services, documents administratifs et comptes-rendus, saisie et mise en forme de documents, prise de notes, préparation des dossiers etc. ;
• Gestion des parapheurs et du courrier sortant/entrant ;
• Gestion des appels, des agendas des membres de la Direction, réponses de 1er niveau aux interlocuteurs et réorientation au besoin etc. ;
• Participation à la mise en œuvre et au suivi des procédures de marchés publics :
o Assistance dans l'élaboration de toutes les pièces administratives du dossier de consultation
o Saisie des marchés (publication, avis d'attribution...)
o Suivi des procédures de consultation, réponses aux candidats
o Appui dans la rédaction des rapports des analyses des offres
• Rédaction des courriers et des convocations nécessaires au déroulement de chaque procédure ainsi que tout autre acte administratif ;
• Préparation des dossiers des commissions (commission d'appel d'offre etc.) ;


Concernant les instances de gouvernance (C.A., Conseil Scientifique, Collectivité etc.) :
• Interface avec instances extérieures et internationales
• Gestion du planning institutionnel ;
• Centralisation et contrôle des notes et rapports élaborés par les services, transmission au directeur pour validation, mise en page des documents et élaboration des supports de présentation ;
• Élaboration des ordres du jour et envoi aux élus avec les convocations et la documentation de référence
• Préparation logistique des réunions ;
• Assistance à la rédaction des actes issus des instances (comptes-rendus, procès-verbal, délibérations et lien avec le contrôle de légalité) et transmission aux élus ainsi qu'aux services.



Moyens généraux :
• Gestion de la bureautique, suivi des stocks et des besoins ;
• Interface avec fournisseurs divers et suivi des marchés.

Communication et archives :
• Application de la stratégie de communication : proposition et identification de supports pertinents ;
• Harmonisation des supports internes, coordination des communications de l’Institut en lien avec les services, actualisation du site internet, développement de la communication interne et externe...
• Gestion de la circulation et de la diffusion des informations internes et externes
• Tri, élimination ou versement aux archives des documents papiers, électroniques, numériques

Nota bene : Les activités recensées ne constituent qu’un instantané du poste. À tout moment, le supérieur hiérarchique peut être conduit à les compléter et /ou en adapter le contenu en fonction de l’évolution des missions ou des objectifs dévolus aux services. Des activités complémentaires hors liste proposée ci-dessus peuvent être demandées dans la limite des compétences de l’agent.

• Identification des besoins des services, réactivité dans la mise en œuvre ;
• Établissement et suivi d'un plan de charges ;
• Relation avec les prestataires (cabinet comptable, assistance juridique etc.) ;
• Mise en œuvre et coordination opérationnelle des projets des services.

• Droit public et commande publique ;
• Capacité à l’innovation ;
• Savoir réaliser un plan d’action et travailler dans l’urgence ;
• Connaissance de l'organisation des collectivités territoriales ultramarines, des procédures juridiques et administratives liées à la fonction ;
• Pratique confirmée des écrits professionnels (courriers, notes, rapports, communications écrites...) et des techniques de secrétariat (publipostages, mailings, fichiers de données, classement, archivage...)
• Très bonne pratique des outils informatiques, bureautiques et collaboratifs (pack office, drive, plateforme de dématérialisation...).

Non renseignées