Chargé/e de Mission "Europe, International et Protocoale"

La Ville de TOURCOING recrute un/e Chargé/e de Mission « Europe, International et Protocole » à la direction de la Communication et de l’Événementiel.
(Catégorie B - Filière Administrative)

MISSIONS :
En relations fonctionnelles avec le Chef de service Evénementiel, vous serez chargé/e de :
• La mission « Europe et international » :
- Gestion et animation de la commission extra-municipale « Europe et international » (Invitations, préparation avec l'élu, présence et compte rendu) ;
- Instruction et engagement des dossiers de demandes de subvention associatives au projet et de subventions aux établissements scolaires ;
- Organisation des réceptions scolaires en lien avec le protocole au Cabinet du Maire
- Suivi des projets en lien avec les villes jumelles de Tourcoing ;
- Relation avec les associations et les partenaires du secteur Europe et international, français ou étrangers ;
- Organisation et suivi des projets ville et associatifs (ex. fête de l'Europe) ;
- Gestion budgétaire et financière de l'unité « Europe et international » (réalisée par le responsable de l’évènementiel) ;
- Établissement et suivi des paiements externes du bon de commande au mandatement ;
- Construction des propositions budgétaires annuelles (réalisée par le responsable de l’évènementiel).
• La mission « Protocole » :
- Coordination opérationnelle des inaugurations, temps protocolaires et des cérémonies patriotiques en lien avec un agent du service évènementiel, en appui sur les aspects strictement techniques et en lien avec le Cabinet du Maire pour supervision et validation finales ;
- Participation aux réunions préparatoires aux manifestations ;
- Interlocuteur officiel pour les organismes internes ou externes à la collectivité pour mise en œuvre des cérémonies et temps protocolaires ;
- Transmission des informations à la communication et/ou mise en œuvre directe des déroulés et des invitations ;
- Écriture des protocoles et invitations en lien avec les élus et services concernés, puis validation par le Cabinet du Maire ;
- Propositions de présents protocolaires et établissement des commandes afférentes ;
- Préparation des salles en amont et vérification des aspects techniques prévus, y compris gestion des gerbes commandées par la Logistique et test de la sonorisation ;
- Présence lors des évènements selon un planning établi de concert avec le Cabinet du Maire pour répartition des présences, notamment le week-end ;
- Force de proposition :
- En termes de lieux ;
- Entités à convier lors des rassemblements ;
- Prise de parole et gestion du déroulé lors de l’évènement : anticipation du moindre aléa pendant l’évènement.
• La mission « Affaires patriotiques » :
- Coordination opérationnelle des cérémonies patriotiques en lien avec un agent du service évènementiel, en appui sur les aspects strictement techniques et en lien avec le Cabinet du Maire pour supervision et validation finales ;
- Transmission des informations à la communication et/ou mise en œuvre directe des déroulés et des invitations ;
- Vérification des éléments techniques et logistiques pour le bon déroulé de la manifestation ;
- Suivi opérationnel et présence lors de la commission extra-municipale patriotique, qui a lieu 4 fois par an : de l’ordre du jour a l’envoi des comptes rendus ;
- Déplacements avec les élus dans le cadre des missions.
• En cas de besoin, l’agent est mobilisé en renfort lors de l’évènement Tourcoing Plage.