Chargé(e) du courrier
Emploi COMMUNE DE GOSIER
87 Rue De L'église, 01290 Laiz, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Sous la responsabilité du responsable de la relation usager, l’agent a en charge, principalement, la gestion du courrier (arrivé et départ) au sein de la collectivité. Il assure l’enregistrement et la diffusion sur le logiciel dédié conformément aux consignes de la Direction Générale des Services. L’agent effectue toutes recherches de courrier sur demande et peut-être amené à effectuer des missions d’accueil physique (mairie ou pôle) en cas d’absence d’un agent chargé de l’accueil.
Assure la gestion du courrier arrivé :
Réceptionne le courrier arrivé par le Secrétariat Général pour diffusion aux agents
Assure l’enregistrement sur Post Office Intranet (POI) des courriers arrivés en les diffusant suivant les consignes de la Direction Générale des Services
Numérise les courriers et leurs pièces jointes le cas échéant
Enregistre les mails arrivés sur POI : mails des administrés, acteurs publics communaux (directeurs d’écoles, associations, acteurs du dialogue social), acteurs publics hors commune.
Effectue des recherches de courriers sur demande de la hiérarchie
Relève le courrier de la boîte aux lettres extérieure pour transmission secrétariat DGS
Assure la gestion courrier départ :
Assure l’enregistrement sur POI des courriers (attribution automatique d’une numérotation chrono)
Effectue la corrélation sur POI avec le courrier initial
Effectue des recherches de courriers sur demande de la hiérarchie
Procéder à l’affranchissement des courriers (lettre simple & lettre recommandée avec AR)
Contrôle le départ effectif
Participe à la veille “risques engageant pour la collectivité” :
Alerte sur les courriers sensibles
S’assure du respect des procédures en vigueur
Alimente les tableaux de bords mis en place par la direction
Participe aux actions/compétences de la direction relation usager (DRU) :
Contribue aux installations d’habillage thématique des accueils (Carnaval, journée mondiale des droits des femmes, Pâques, grandes vacances, Octobre Rose, Blue Movember, lutte contre les violences faites aux femmes, Noël…)
Propose des idées d’habillage thématiques
Assure la réservation de salles ou bureau gérés par la DRU
Réceptionne le courrier arrivé par le Secrétariat Général pour diffusion aux agents
Assure l’enregistrement sur Post Office Intranet (POI) des courriers arrivés en les diffusant suivant les consignes de la Direction Générale des Services
Numérise les courriers et leurs pièces jointes le cas échéant
Enregistre les mails arrivés sur POI : mails des administrés, acteurs publics communaux (directeurs d’écoles, associations, acteurs du dialogue social), acteurs publics hors commune.
Effectue des recherches de courriers sur demande de la hiérarchie
Relève le courrier de la boîte aux lettres extérieure pour transmission secrétariat DGS
Assure la gestion courrier départ :
Assure l’enregistrement sur POI des courriers (attribution automatique d’une numérotation chrono)
Effectue la corrélation sur POI avec le courrier initial
Effectue des recherches de courriers sur demande de la hiérarchie
Procéder à l’affranchissement des courriers (lettre simple & lettre recommandée avec AR)
Contrôle le départ effectif
Participe à la veille “risques engageant pour la collectivité” :
Alerte sur les courriers sensibles
S’assure du respect des procédures en vigueur
Alimente les tableaux de bords mis en place par la direction
Participe aux actions/compétences de la direction relation usager (DRU) :
Contribue aux installations d’habillage thématique des accueils (Carnaval, journée mondiale des droits des femmes, Pâques, grandes vacances, Octobre Rose, Blue Movember, lutte contre les violences faites aux femmes, Noël…)
Propose des idées d’habillage thématiques
Assure la réservation de salles ou bureau gérés par la DRU
Profil recherché
Formation
Formation administrative de niveau 4 avec maîtrise de l’outil informatique.
Aptitudes techniques
Connaissance approfondie de l’environnement bureautique de la collectivité.
Expertise du logiciel de gestion du courrier en vigueur : Post Office Intranet (POI)
Maîtrise de Google Suite (messagerie, drive, agenda, docs, sheets, chat)
Qualités principales
Organisation, méthode, rigueur, discrétion professionnelle, confidentialité, maîtrise de l’organigramme et du fonctionnement de la collectivité.
Formation administrative de niveau 4 avec maîtrise de l’outil informatique.
Aptitudes techniques
Connaissance approfondie de l’environnement bureautique de la collectivité.
Expertise du logiciel de gestion du courrier en vigueur : Post Office Intranet (POI)
Maîtrise de Google Suite (messagerie, drive, agenda, docs, sheets, chat)
Qualités principales
Organisation, méthode, rigueur, discrétion professionnelle, confidentialité, maîtrise de l’organigramme et du fonctionnement de la collectivité.
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 mois
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