Chargée du dispositif de formation professionnelle et Assistant RH

MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES DU POSTE :

- Accompagner la stratégie RH de la collectivité en matière de formation,
- Analyser les besoins en formation des services et des agents,
- Mettre en oeuvre le plan de formation et en assurer la gestion administrative complète (inscriptions, convocations, suivi des présences, attestations.).
- Elaborer les cahiers des charges de formations en collaboration avec les services
- Suivre et contrôler le budget alloué à la formation en collaboration avec la responsable du service

Gestion administrative et accueil :
· Assurer l'accueil physique et téléphonique du service
· Répondre aux différentes demandes des agents, publics, organismes et partenaires
· Assurer la gestion du courrier entrant : réception, enregistrement, tri et distribution
· Assurer la délivrance de documents et apporter les informations dans le cadre des demandes de premier niveau (attestations et certificats, copie des bulletins de paie, ordres de missions permanents, ...)
· Gestion des appels, planification de réunion et rendez-vous, rédaction de courriers, suivi des visas...
* Assurer la gestion des ordres de mission et le remboursement des frais de déplacement.
* Renseigner divers tableaux de bord, assurer le classement, les copies et scan nécessaires au suivi des dossiers
* Mise à jour du registre du personnel ainsi que les dossiers individuels
* Transmission des actes aux autorités compétentes (centre de gestion, contrôle de légalité...)

Profil recherché
Vous bénéficiez d'une formation type bac + 2/3 en Ressources Humaines, et d'une bonne connaissance du statut, de l'environnement de la Fonction Publique Territoriale et des procédures de gestion liées à la thématique des Ressources Humaines.

Une première expérience sur un poste similaire serait appréciée.


SAVOIRS

- Statut de la fonction publique territoriale
- Maîtrise des principes fondamentaux de la gestion des ressources humaines (postes, emplois, métiers, fonctions, etc.)
- Maitrise du cadre légal et règlementaire de la formation professionnelle
- Règles relatives à l'accès aux documents administratifs et à la tenue des dossiers individuels

SAVOIR FAIRE

Marché de l'offre de formation (organismes) et partenaires institutionnels
Capacité à travailler en équipe
Capacité à effectuer du reporting
Maîtrise impératives des logiciels bureautiques (logiciel métier Ciril, notamment traitement de texte, tableur, publipostage)
Posséder de très bonnes qualités d'expression orale et écrite
Aptitude à planifier, structurer et anticiper les tâches efficacement
Maitrise de la rédaction des documents administratifs
Aptitude à piloter simultanément plusieurs projets avec rigueur et efficacité

SAVOIR ÊTRE

- Grande autonomie dans l'organisation du travail
- Ponctualité, disponibilité et réactivité
- Sens du service public
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
- Capacité à prioriser

MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES DU POSTE :

- Accompagner la stratégie RH de la collectivité en matière de formation,

- Analyser les besoins en formation des services et des agents

- Mettre en oeuvre le plan de formation et en assurer la gestion administrative complète (inscriptions, convocations, suivi des présences, attestations.)

- Elaborer les cahiers des charges de formations en collaboration avec les services
- Suivre et contrôler le budget alloué à la formation en collaboration avec la responsable du service

Gestion administrative et accueil :
Assurer l'accueil physique et téléphonique du service
Répondre aux différentes demandes des agents, publics, organismes et partenaires
Assurer la gestion du courrier entrant : réception, enregistrement, tri et distribution
Assurer la délivrance de documents et apporter les informations dans le cadre des demandes de premier niveau (attestations et certificats, copie des bulletins de paie, ordres de missions permanents, ...)
Renseigner divers tableaux de bord, assurer le classement, les copies et scan nécessaires au suivi des dossiers
Mise à jour du registre du personnel ainsi que les dossiers individuels
Transmission des actes aux autorités compétentes (centre de gestion, contrôle de légalité...)