Chef de bureau pôle ressources humaines

Située au cœur de la Provence, Avignon, première ville du département du Vaucluse avec près de 92 000 habitants, est inscrite au patrimoine mondial de l’UNESCO grâce à ses monuments emblématiques tels que le Palais des Papes et le célèbre pont d’Avignon. Bénéficiant d’une position stratégique, Avignon se trouve au carrefour de trois départements – le Vaucluse, les Bouches-du-Rhône et le Gard – et à proximité immédiate de grandes villes : à seulement 45 minutes de Nîmes, 1 heure de Marseille et 2h40 de Paris grâce à sa gare TGV. Reconnue pour son dynamisme et son cadre de vie exceptionnel, la ville s’illustre par son engagement dans des projets innovants et son soutien à la diversité des talents.
Employeur de référence dans la région, Avignon propose un environnement de travail stimulant, où culture, patrimoine et modernité se conjuguent au service de ses habitants. Rejoindre Avignon, c’est contribuer à l’épanouissement d’une ville unique, à la croisée des chemins entre histoire et avenir.

MISSIONS
Apporter une aide permanente au directeur du pôle des Ressources Humaines en termes d’organisation de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers
Encadrer les 2 agents d’accueil et l’assistant de direction mutualisé pour les 3 directeurs
Accompagner les services RH dans la modélisation de la diffusion d’informations auprès des usagers
ACTIVITES PRICIPALES
Apporter une aide permanente au directeur du pôle des Ressources Humaines
 Organiser l’agenda, prendre les rendez-vous en fonction des priorités et toutes autres activités liées au fonctionnement du pôle)
 Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques (mise en forme de courriers, notes, diaporamas …)
 Organiser et planifier des réunions, des groupes de travail et des séminaires
 Participer aux réunions internes avec prise de notes et élaboration des comptes-rendus
 Faire l’accueil téléphonique et physique (transmettre les informations importantes et transmettre les messages)
 Gérer le courrier interne et dématérialisé, distribuer et suivre
 Suivre le circuit des parapheurs et distribuer
 Organiser le classement et l’archivage des dossiers pour l’ensemble du pôle des Ressources Humaines
 Commander les fournitures de bureaux et les produits d’entretien


Encadrer les 2 agents d’accueil et l’assistant de direction mutualisé pour les 3 directeurs
 Animer et encadrer une équipe au quotidien (répartition et contrôle des tâches, congés…)
 Réaliser les entretiens professionnels
 Coordonner l’information et les renseignements donnés aux agents de la collectivité

Accompagner les services RH dans la modélisation de la diffusion d’informations auprès des usagers
 Centraliser, vérifier les informations RH à diffuser et faire le lien avec le service Communication
 Toiletter régulièrement les éléments RH de la base de données visible sur l’intranet (MIA)
 Assurer la circulation de l’information en transversalité