Organisation du service :
- Assister le chef de service dans le suivi de l’activité du service (courrier, centre d’appel et accueil central)
- Participer aux activités du CIU (accueil central, courrier et téléphone), afin d’en appréhender les contraintes et les implications techniques et de combler les besoins en termes de personnel.
- Elaborer le planning quotidien des agents en fonction des besoins identifiés et des orientations fixées par le chef de service du CIU
- S’assurer du respect du planning
- Assurer l’intérim du chef de service en son absence
- Réaliser les entretiens professionnels des 13 agents de l’équipe
Gestion de l’activité :
- Encadrer l’activité du service courrier (réception, tri, transmission dans les Directions, dématérialisation, qualification, suivi des colis…)
- Planifier les missions du service courrier (anticipation des besoins, répartition de la charge de travail)
- Suivre l’outil de gestion des besoins annuels des Directions et en suivre l’évolution
- Contribuer au maintien à jour de la documentation qualité du service (rédaction et revue de procédures)
- Gestion des consommables (enveloppes, papier, cartouches, lettres Expert…)
- Administration fonctionnelle de MEM en binôme avec la cheffe de service, assurer les formations MEM et co-animer le réseau
-Être garant du suivi des indicateurs du service courrier et de la téléphonie en appui de la chargée de projet Relation Usagers
- Assister la cheffe de service sur les projets transverses et participer aux réunions
- Participer aux projets de la Direction

Pilotage de la qualité dans le respect des attentes de Service Public + :
- Tenir à jour les indicateurs MEM du service en lien avec la certification SP+ et la chargée de projet Relation Usagers (RU)
- Proposer de nouveaux indicateurs pour garantir le bon fonctionnement du service
- Co-organiser les projets de services (suivi des mises à jour de l’annuaire, …)
- Superviser et contrôler les approvisionnements des informations et des supports (documentation pour les usagers, affichage, informations sur rouen.fr, …) en lien avec le service Ressources Qualité
- Développer MEM dans le cadre du pilotage de la qualité avec les autres directions de la ville en lien avec la cheffe de service et la chargée de projet RU

CONDITIONS DE TRAVAIL :
Lieu de travail : Hôtel de Ville
Cycle de travail : Horaire variable de 7h30 à 19h30 du lundi au vendredi avec plages fixes (9h30-11h30 / 14h-16h)
Samedi matin de 8h30 à 12 h par roulement avec l’équipe d’encadrement de la direction pour assurer une permanences d’encadrement de l’accueil unique de l’HDV et du CIU

ET SI C’ETAIT VOUS ?
Titulaire du baccalauréat, vous justifiez d’une expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans un des domaines liés au poste.
Formé(e) aux techniques et méthodes de l’encadrement participatif, vous possédez les compétences requises pour manager une équipe et organiser les plannings.
Vous maîtrisez les techniques d’accueil physique et téléphonique, ainsi que les critères définis par le référentiel Services Public + et les règles d’utilisation des outils mis à disposition (MEM, GRC, équipements, ...).
Votre aisance avec les outils informatiques et votre capacité rédactionnelle sont essentielles pour concevoir et suivre les indicateurs, prendre des notes et rédiger des comptes rendus, élaborer et actualiser les procédures.
A votre esprit d’équipe s’ajoute votre sens relationnel fondé sur l’écoute active, la courtoisie et la maîtrise de soi, qualités qui vous permettent d’anticiper et gérer efficacement les conflits. En outre, vous êtes sensibilisé(e) à la connaissance des risques psychosociaux et des enjeux de la santé mentale.
Rigoureux(se) et organisé(e), vous rendez compte régulièrement de vos activités et contribuez à l’amélioration continue du service grâce à votre réactivité, votre adaptabilité et votre capacité à proposer des solutions.
Permis B souhaité.

Non renseignées