CHEF DE SERVICE ADMINISTRATION GENERALE

Le/La chef(fe) du service administration générale est l’ assistant du Médecin-chef. Sous sa responsabilité, il/elle assure au sein du pôle et pour les 2 groupements fonctionnels mais aussi pour les 4 services territorialisés et le service PUI qui le composent, la mise en cohérence et la continuité des processus liés à la gestion budgétaire et administrative.
A ce titre, il/elle participe à la conception, l'élaboration,la mise en oeuvre des orientations
du pôle dans les domaines budgétaire et administratif. Dans ces domaines, il/elle conseille le Médecin-chef et le représente en cas d'absence.
Il / Elle coordonne une équipe de 3 gestionnaires devant assurer les taches administratives quotidienne du service ainsi que l'appui administratif aux groupements et services fonctionnels du pôle.

Animation et pilotage d'une ou plusieurs équipes
- Manager et instaurer un travail d'équipe avec les agents du service administration générale du pôle mais aussi coordonner l'ensemble des assistantes des services territorialisés de santé et de la PUI afin de concourir à la mise en place de pratiques uniformes et au développement de la transversalité.
- Construire et proposer des outils de gestion administrative pour les assistantes afin d'harmoniser les pratiques :
classement, suivi des parapheurs, courriers-types...
- Anticiper les situations de tension ou de conflits au sein des équipes en adoptant une posture proactive..
- Faciliter le dialogue entre les agents et garantir un environnement de travail harmonieux. - Encourager la cohésion d'équipe et faciliter le dialogue entre les collaborateurs par l'animation de temps de réunion et de collaboration transversale avec les services
territorialisés et les groupements fonctionnels.
- Réaliser les entretiens professionnels des agents du service, en tenant compte des missions accomplies et des objectifs réalisés dans les groupements et services du pole.
- Assurer l'interface et la coordination avec les interlocuteurs concernés du domaine
- Garantir la coordination budgétaire et administrative du pôle.
- Se positionner comme référent et interlocuteur privilégié du Gpt Finances.
- Se positionner comme référent et interlocuteur privilégié du PRRH.
- Assurer une veille réglementaire dans son domaine de compétence.
- Garantir la bonne mise en oeuvre du calendrier budgétaire du pôle et travailler en transversalité avec les 3 groupements :
- coordination de la phase de préparation, formalisation d'outils, centralisation des données avant arbitrage du Médecin-chef, suivi des échéances.
- Fiabiliser le processus des engagements et bons de commande : clarifier les modes opératoires, garantir la continuité d'activité, apporter un appui aux agents, produire des rapports mensuels.
- Contribuer à l’organisation des temps de réunion de l'encadrement, à la formalisation des comptes rendus et au suivi des décisions prises par l'équipe de direction.
- Coordonner la gestion documentaire.
- Coordonner la gestion RH des SPV, SPP et PATS du pôle.
- Sécuriser le processus de gestion des actes administratifs et statutaire.
- Sécuriser le processus de versement des indemnités SPV :
- procédure de contrôle, respect du calendrier de versement, rapport mensuel.
- Préparer et suivre des dossiers administratifs
- Assister le Médecin-chef ainsi que le Chargé de coordination et d'appui au pilotage, et participer à la gestion des affaires réservées.
- Gérer l'agenda du Médecin-chef et du Chargé de coordination et d'appui
au pilotage.
- Préparer des dossiers pour les réunions stratégiques et les instances.
- Valider des congés sur délégation en cohérence avec le suivi prévisionnel des absences dans le but de garantir la permanence et la continuité de service du pôle.
- Assister aux réunions de chefferie du pôle et en rédiger le compte rendu.
- Gérer les dossiers requérant une extrême confidentialité (secret médical, sanctions disciplinaires...)
- Participer à la construction de projets de service
- Participer aux projets et travaux du pôle en qualité de chef de projet ou de membre d'une équipe projet.
- Animer et participer aux groupes de travail du pôle.
- Faire des propositions de réflexions et de travaux à mener visant à améliorer le fonctionnement du pôle et la qualité des actions qu’ il mène.