Chef de service (h/f)

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur Général des Services Délégué ce cadre assure la responsabilité des 41 agents du service du Protocole. Le suivi administratif, financier et de terrain des dossiers liés aux manifestations protocolaires ou toute autre mission de service public correspondant à son cadre d’emploi et son domaine d’intervention.

Assurer la gestion du service du Protocole et des Relations Publiques :
Garant du respect du décret du 13 septembre 1989 relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires et veille à l’application de ces règles dans les manifestations

Manifestations protocolaires et représentations :
Organiser les manifestations auxquelles l’autorité territoriale participe et préparer sa venue auprès des partenaires de même lorsqu’elle est représentée.
Festivals, inaugurations, pose de 1ère pierre, dîners, spectacles, voyages officiels, cérémonies officielles, réunions et séances publiques…
Validation de tous supports de communication et suivi de la diffusion des cartons d’invitations
Organisation et suivi de la gestion technique des lieux de manifestations, signalétique, hôtesses, sécurité, commande de cocktail…
Organisation administrative des dossiers protocolaires, élaboration des tableaux de suivi.
Développement des relations publiques avec les autorités et les partenaires institutionnels.
Tenir le rôle de maître de cérémonie.
Proposer et valider un déroulé

Pôle invitations et billetterie :
Veiller à la bonne tenue et à la mise à jour du fichier protocolaire ainsi qu’aux envois relatifs aux manifestations
Proposer et gérer la diffusion de la billetterie (culturelle, sportive…)

Accueil VIP :
Accueil personnalisé d’un invité de la collectivité (ambassadeurs, ministres étrangers…).
Organiser et gérer les cadeaux protocolaires

Intendance, Finances, Objets promotionnels:
Elaboration des menus
Organisation et gestion administrative et financière des livraisons de boissons et repas servis, plateaux repas, cocktails…
Gestion des outils de relations publiques et de protocole (drapeaux, fleurs, objets promotionnels…)
Gestion du parc automobile
Suivi de l’inventaire des fournitures de bureau
Suivi du budget d’activité

Marchés :
Elaboration et passation de marchés d’appel d’offre et d’accord-cadre.
Coordination des prestataires en marché
Contrôle de la conformité de la politique et du règlement des opérations

Administration générale:
Gestion du personnel
Gestion des changements organisationnels
Evaluation des performances du personnel
Définir un encadrement dans le but d’atteindre une performance maximale
Heures supplémentaires, astreintes, congés, maladie, RTT, primes …

Assurer l’organisation des déplacements nationaux et internationaux des délégations de l’exécutif de la collectivité :
Gestion du suivi et de l’organisation logistique des déplacements à l’international
Accueil des délégations étrangères afin de promouvoir le territoire