Chef du Secrétariat Général

La CCSB a été créée le 1er janvier 2017 par la fusion de 7 intercommunalités. Elle se compose de 60 communes situées entre les Alpes de Haute-Provence, les Hautes-Alpes et la Drome. Elle compte 25.000 habitants.
Les services généraux de la CCSB sont géographiquement répartis en 5 pôles. La CCSB gère par ailleurs différents services (agences postales, déchetteries, maisons de services au publics) également répartis sur le territoire.

ACTIVITES PRINCIPALES :
Assistance permanente à la DGS en termes d’organisation, de gestion, de communication, de suivi de dossiers et dans l’organisation et le déroulement des réunions des instances communautaires.
Contribution à la mise en œuvre du projet de territoire de la CCSB.

Gestion des instances communautaires :
• Participer à l’installation du conseil communautaire et du bureau communautaire.
• Participer à la rédaction et à la relecture des notes de synthèse et des documents transmis aux élus, assurer leur centralisation et veiller à leur conformité légale et réglementaire.
• Rédiger les convocations, veiller à leur transmission électronique dans les délais requis et en assurer le suivi.
• Assister aux réunions du conseil communautaire, coordonner les opérations de vote électronique et prendre des notes en vue de la rédaction des délibérations et du PV.
• Garantir le bon déroulement des réunions, d’un point de vue technique et juridique.
• Participer à la rédaction des délibérations et à leur relecture.
• Participer à la rédaction des PV et comptes-rendus.
• Garantir la bonne tenue des registres.
• Participer à la rédaction des arrêtés et décisions du président.
• Garantir la transmission des actes au contrôle de légalité, organiser leur suivi et leur transmission aux services et interlocuteurs concernés.
• Assurer le suivi des délégations.
• Assurer le suivi de la participation des élus aux instances d’organismes extérieurs (ex : syndicats mixtes).

Veille et conseil juridique :
• Participer à la sécurité juridique des actes administratifs de la CCSB en lien avec le service des affaires juridiques et établir des procédures dans cet objectif.
• Aider et conseiller les services dans la rédaction des actes et les conseiller.
• Assurer une veille juridique.

Pilotage de l’activité courrier :
• Piloter le fonctionnement global du service courrier (tri, diffusion, enregistrement).
• Suivre la procédure courrier, l’évaluer et la perfectionner si besoin.
• Suivre et contrôler les parapheurs du service et les circuits de validation.
• Garantir l’harmonisation des courriers envoyés.
• Assurer la diffusion et le suivi des invitations reçues.

Missions transverses :
• Copiloter le déploiement de l’IA au sein de la CCSB : diagnostic des besoins et des outils permettant d’y répondre, programmation, mise en œuvre et suivi du déploiement (mission à développer en mode projet avec l’ensemble des services de l’EPCI)
• Réaliser et mettre à jour des documents d’informations généraux de présentation de la CCSB et de ses activités à l’attention des élus (dont participation à la mise en place d’un livret pour les nouveaux élus)
• Former les services sur la rédaction des actes administratifs
• Coordonner les assistants de direction de la CCSB pour favoriser le lien entre les services ainsi que la diffusion des informations et des bonnes pratiques, sécuriser les procédures et les actes de la CCSB
• Contribuer à la mise en oeuvre de la communication interne et externe

ACTIVITES SECONDAIRES :
Interface entre le président et les directeurs de pôle en l’absence de la DGS
Coordination du classement et de l’archivage des dossiers de la direction générale

MOYENS ET CONDITIONS D'EXERCICE :
- Moyens (humains, matériels, financiers) mis à disposition :
o Ordinateur avec bureautique + imprimante/photocopieuse + téléphone,
o Outils bureautiques (Microsoft Office) et accès internet + Fast Actes (transmission des actes en préfecture),
o Fournitures de bureau et mobilier,
o Véhicule de service sur le territoire de la collectivité.

- Conditions et contraintes d’exercice :
o Travail en bureau sur écran (35 heures/semaine),
o Horaires réguliers avec possibilité d’amplitude en fonction des obligations de service (respect impératif de délais/pics d’activité liés à la tenue des conseils communautaires),
o Déplacements ponctuels sur le territoire de la CCSB en cas de nécessités de service,
o Contraintes horaires en fonction des réunions du conseil communautaire (soirées),
o Disponibilité vis-à-vis du ou des cadres et des élus,
o Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.