Chef du service supervision, contrôle et gestion qualité des subventions départementales H/F

Le ou la chef(fe) de service aura pour missions :

MISSIONS - ACTIVITÉS :

Sous la responsabilité et l’autorité de la directrice de la solidarité et attractivité territoriales (DSAT) ;

1 - Pilotage de la mise en œuvre et supervision de la gestion et du contrôle qualité de l’ensemble des phases de traitement des subventions découlant des politiques d’aides votées par le conseil départemental.

2 - Mission de référente comptable :
- Contrôles budgétaires transversaux pour tous les services instructeurs ;
- Gestion et élaboration des budgets de la DSAT en collaboration avec le pôle comptable référent.

I – CONTRÔLE ET GESTION CENTRALISÉE DES SUBVENTIONS DÉPARTEMENTALES

-1 -Pilotage centralisé via le logiciel métier (AIDEN / ex PROGOS) pour l’ensemble des demandes de subventions déposées auprès de la collectivité
• Administrateur du logiciel métier AIDEN ;
• Traitement et orientation des demandes ;
• Contrôle/suivi des différentes étapes d’un dossier jusqu’au paiement (réalisés par les gestionnaires).

2- Encadrement des travaux réalisés par les 2 gestionnaires de subventions placés sous l’autorité du chef de service
• Mission de supervision et contrôle des travaux réalisés à destination des demandeurs d’aides, des services instructeurs et du service des finances.

3- Missions d’appui en direction des 14 services instructeurs de la collectivité
• Contrôle des rapports présentés en commission permanente et des engagements budgétaires qui en découlent ;
• Contrôle des demandes de paiements ;
• Suivi de la mise en œuvre de procédures pour les services instructeurs, liées aux évolutions des choix politiques en matière de subvention en lien avec la direction.

II – COMPTABILITÉ CENTRALISÉE DES SUBVENTIONS ET DES BUDGETS DSAT

1 – Contrôles budgétaires des subventions ( logiciels AIDEN et GRAND ANGLE)
• Élaboration et suivi en lien avec le logiciel comptable, de tableaux de bords de suivi budgétaire (mensuels) ;
• Appui et conseils à la gestion budgétaire des services instructeurs, notamment sur les préparation des arbitrages budgétaires ;
• Production d’annexes budgétaires sur les subventions.

2 – Contrôles budgétaires au sein de la direction
• Référent budgétaire de la Direction Solidarité et Attractivité Territoriales en charge de l’élaboration des documents supports attendus pour les séances d’arbitrages des 5 services de la direction, dont soutien à la cellule OI-FSE sur le suivi budgétaire du programme FSE.

III – MISSIONS TECHNIQUES ET SPÉCIFIQUES

1 – Missions techniques
• Gestion et résolution des problèmes techniques rencontrés sur les logiciels métiers (PROGOS, GRAND ANGLE, portail de dématérialisation) avec l’appui du service informatique
• Animation et suivi des évolutions des procédures auprès des services du département et des bénéficiaires

2 – Missions spécifiques
• Collaboration et appui à la Directrice sur :
- La Co-instruction des demandes de subvention aux associations au titre de la solidarité territoriale (STER)
- mises à jour des fiches des politiques d’aides départementales (guide des aides) sous contrôle de la Directrice, en lien avec l’ensemble des services instructeurs et du service de la communication
• Participation aux réunions internes sur son domaine de compétence
• Animation de réunions dans le domaine des subventions en direction des services instructeurs si besoin repéré

POSITIONNEMENT AU SEIN DE L'ORGANISATION :(organigramme, liens hiérarchiques)

Directrice Générale des Services --> Directrice de la solidarité et attractivité territoriales

RELATIONS FONCTIONNELLE (interlocuteurs internes/externes) :

Internes : DGS – Directrice de la solidarité et attractivité territoriale –
Directeurs de pôle – chefs de service instructeur – agents gestionnaires de subventions – Services des finances, de l'Assemblée, service informatique

Externes : Maires – secrétaires de Mairie – Présidents d'association – Présidents d'EPCI – Elus départementaux – particuliers (ex : subventions ANAH)

SPÉCIFICITÉS DU POSTE :
- Equipements (EPI) : non

-Contraintes (hygiène et sécurité, horaires, lieu de travail divers, etc...) : Organisation des travaux en lien avec les échéances administratives

-Risques liés au poste : exposition écran, exposition aux risques d’agressions verbales dans le cadre de l’accueil des porteurs de projets (publics et privés),

- Moyens spécifiques mis à disposition : ordinateur – téléphone- imprimante- logiciels PORTAIL AIDEN, PROGOS, GRAND ANGLE, AIRSDELIB, LIBRE OFFICE, CALC et INTERNET