ACTIVITES DU POSTE

Activités principales du poste :
Accueil
- Assurer l'accueil physique à l’hôtel de Ville
- Assurer le standard téléphonique
- Renseigner et orienter vers l'interlocuteur, le service, ou le lieu demandé
- Enregistrer les demandes d'interventions sur le domaine public (alerte voirie)
- Prendre les rendez-vous pour les usagers
- Délivrer des badges d’accès pour les usagers de l’hôtel de Ville, s’assurer de leur restitution

Guichets
- Délivrer des prestations métiers de la Direction : demandes d’actes, légalisations, et certifications, attestations d’accueil, authentifier des actes et des signatures, procéder à des inscriptions
- Délivrer des prestations de premier niveau pour le compte d’autres directions : inscriptions scolaires, cantine, déchets, stationnement…
- Accompagner l’usager dans les démarches administratives : remettre des dossiers, accompagne à remplir des formulaires, des listes de pièces justificatives, réceptionner des dossiers, vérifier leur complétude, remettre des récépissés, scanner des documents,
- Accompagner l’usager sur la réalisation des démarches en ligne : prise de rdv, les téléservices développés pour la Ville, l’agglo et le CCAS

Back-Office
- Réceptionner les appels pour le service
- Gérer les demandes arrivées en ligne sur les téléservices “Demandes d’actes”, “Contacter les services”, le courrier, les mails
- Gérer la transmission des recensements des jeunes à la caserne.

Activités secondaires du poste :
- Enregistrer les réclamations et suggestions des usagers liées au fonctionnement des services
- Participer à la mise à jour de la base de connaissance par la transmission des informations reçues, l’identification des besoins
- Participer à la diffusion des supports de communication
- Participer à la formation des nouveaux agents, à l’accueil des stagiaires
- Contribuer au suivi de la qualité du service rendu.

CONDITIONS D’EXERCICE

• Lieu : Pau
• Horaires : Temps de travail : 37h30, du lundi au vendredi 8h30/17h.
• Quotité de travail attendue pour le poste : Temps complet
• Habilitations, permis : Délégations nécessaires à la délivrance des prestations (Officier d’état civil, copies certifiées conformes, légalisations de signature)
• Moyens mis à dispositions (humaines, matériels, techniques) : Mobilier bureautique, outil informatique et téléphone.
• Contraintes et risques liés au poste (se référer le cas échéant aux natures de risques identifiées dans le Document unique présenté en CST/FSSSCT ou auprès de l’assistant(e) de prévention de votre direction) : Rotation par canal (physique, téléphonique, courrier, dématérialisé) et par site en fonction des plannings, travail en équipe, nécessité d’anticiper les congés afin d’assurer une ouverture des accueils, formations et actualisation régulières.

Compétences générales (savoirs et savoir-être) :

- Travail en équipe et en transversalité
- Gestion du stress
- Savoir prioriser et gérer les urgences
- Organisation et rigueur
- Qualités relationnelles et dynamisme
- Capacité d’adaptation
- Sens de l'écoute
- Expression claire et capacité à reformuler
- Sens du service public
- Curiosité
- Ponctualité
- Autonomie
- Discrétion professionnelle
- Tenue correcte exigée
- Connaissance de l’environnement territorial
- Connaissance de l’organisation, des compétences et des interlocuteurs

Compétences spécifiques et/ou techniques :
- Connaissance et respect des techniques d’accueil, d’écoute et de communication
- Capacité à gérer des situations difficiles
- Respect de la confidentialité et de la règlementation sur les données personnelles
- Maîtrise de l'outil informatique
- Capacité à se former et envie d’acquérir de nouvelles connaissances.

Non renseignées