Conseiller FRANCE SERVICE & Agent d'accueil

Accueillir, renseigner, instruire et gérer les demandes des administrés en matière d’état civil, d’inscriptions scolaires, d’inscription aux activités municipales, de facturation et de recouvrement des factures. Travailler en collaboration avec les autres services sur les projets et actions transversales dans le respect des orientations et décisions de la municipalité.
Principales missions :
Sous l’autorité du Directeur général adjoint du Département, vous serez chargée de :
• Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers, les partenaires institutionnels et privés sur l’ensemble des domaines de compétences municipales : Etat civil, mariages, pacs, décès, documents d’identité
• Gérer les demandes de cartes d’identité et des passeports
• Enregistrer et tenir à jour les registre d’état civil : avis de naissance, mentions d’état civil, changement de nom, de prénom, reconnaissance anticipée, déclarations de décès…
• Gérer les demandes d’attestations d’accueil
• Saisir les recensements militaires
• Traiter les demandes d’actes d’état civil
• Gérer et instruire les demandes de dossiers de mariage, de parrainage et de livrets de famille
• Enregistrer les P.A.C.S.
• Saisir les Inscriptions scolaires, aux activités périscolaires, aux activités d’été (séjours, sorties familiales, stages …)
• Calculer le taux de participation aux activités municipales (quotients familiaux)
• Encaisser les règlements des factures
• Remise des livrets de famille, des actes émanant d’autres administrations
• Assister les élus lors de la célébration des mariages
• Assurer le remplacement des agents de l’accueil principal de l’Hotel de Ville lorsque cela s’impose
Relations professionnelles :
Internes : Elus de secteur, DGA, tous services de la collectivité
Externes : Administrés, collectivités extérieures, agents de l’Etat

Accueillir, renseigner, instruire et gérer les demandes des administrés en matière d’état civil, d’inscriptions scolaires, d’inscription aux activités municipales, de facturation et de recouvrement des factures. Travailler en collaboration avec les autres services sur les projets et actions transversales dans le respect des orientations et décisions de la municipalité.
Principales missions :
Sous l’autorité du Directeur général adjoint du Département, vous serez chargée de :
• Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers, les partenaires institutionnels et privés sur l’ensemble des domaines de compétences municipales : Etat civil, mariages, pacs, décès, documents d’identité
• Gérer les demandes de cartes d’identité et des passeports
• Enregistrer et tenir à jour les registre d’état civil : avis de naissance, mentions d’état civil, changement de nom, de prénom, reconnaissance anticipée, déclarations de décès…
• Gérer les demandes d’attestations d’accueil
• Saisir les recensements militaires
• Traiter les demandes d’actes d’état civil
• Gérer et instruire les demandes de dossiers de mariage, de parrainage et de livrets de famille
• Enregistrer les P.A.C.S.
• Saisir les Inscriptions scolaires, aux activités périscolaires, aux activités d’été (séjours, sorties familiales, stages …)
• Calculer le taux de participation aux activités municipales (quotients familiaux)
• Encaisser les règlements des factures
• Remise des livrets de famille, des actes émanant d’autres administrations
• Assister les élus lors de la célébration des mariages
• Assurer le remplacement des agents de l’accueil principal de l’Hotel de Ville lorsque cela s’impose
Relations professionnelles :
Internes : Elus de secteur, DGA, tous services de la collectivité
Externes : Administrés, collectivités extérieures, agents de l’Etat
Connaissances :
• Fonctionnement des collectivités territoriales, des institutions, des règlementations liées aux missions
Savoir-faire techniques :
• Maîtrise des logiciels métiers et bureautiques
• Connaissance de réglementation en matière d’état civil
• Sens de la discrétion
• Sens de l’organisation, autonomie et initiative
• Adaptabilité à l’évolution des procédures
Savoir-faire relationnels :
• Savoir accueillir avec bienveillance et le souci de rendre un service public efficace
• Adhérer au travail d’équipe, promouvoir sa cohésion et l’intérêt général
• Maîtriser l’écoute active, savoir communiquer en adoptant le ton et les mots
• Aptitude à la gestion des conflits, identifier la bonne distanciation avec les publics
• Disponibilité et appréciation de hiérarchie des tâches
Conditions d’exercice :
• Travail en bureau, horaires réguliers
• Permanence un samedi matin sur deux
• Permanence en qualité d’officier d’état civil lors des célébrations de mariage
• Temps de travail 35 heures (100 %)
• Travail en équipe et polyvalence
• Prise de congés en concertation avec l’équipe et l’encadrant, et selon les nécessités de service et de continuité de service public.
Connaissances :
• connaissances des règles applicables aux marchés publics, conventions et baux
• fonctionnement des collectivités