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MUSÉE DU LOUVRE
Coordinateur administratif des prêts (h/f)
34 Quai François MITTERRAND, Paris
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Publié il y a 1 jour
Description du poste
Le musée du Louvre est un établissement public administratif sous tutelle du ministère de la Culture regroupant le musée national du Louvre, le musée national Eugène Delacroix, le Jardin des Tuileries, la gypsothèque du Louvre à Versailles et un centre de conservation situé à Liévin. Conformément au décret n° 92-1338 du 22 décembre 1992 modifié, le musée du Louvre a notamment pour mission de conserver, protéger, restaurer pour le compte de l’Etat et présenter au public les œuvres des collections inscrites sur les inventaires du musée du Louvre et du musée national Eugène Delacroix et des œuvres déposées dans le jardin des Tuileries ; d’assurer dans les musées et jardins qu’il regroupe, et par tout moyen approprié, l’accueil du public le plus large, d’en développer la fréquentation, de favoriser la connaissance de leurs collections, de mettre en œuvre des actions d’éducation et de diffusion visant à assurer l’égal accès de tous à la Culture ; d’assurer l’étude scientifique de ses collections ; de concourir à l’éducation, la formation et la recherche dans le domaine de l’histoire de l’art, de l’archéologie et de la muséographie et de gérer un auditorium. Pour l’accomplissement de ses missions, le musée du Louvre coopère notamment avec les collectivités publiques et les organismes de droit public ou de droit privé, français ou étrangers, poursuivant des objectifs répondant à sa vocation.
Les équipes du musée du Louvre (2300 agents environ) contribuent également à la programmation culturelle du Louvre Lens et du Louvre Abu Dhabi.
La Direction des Expositions et des Editions (DEE) est chargée de coordonner, planifier et superviser la conception et la mise en œuvre d’une programmation destinée à valoriser et diffuser les projets culturels et scientifiques de l’établissement public du musée du Louvre.
Afin d’accomplir ses missions, cette direction est organisée en trois pôles, reflétant les domaines principaux qu’elle doit mettre en œuvre et coordonner. Le Pôle Expositions regroupe le service des Expositions et des prêts et le service de la Scénographie, sous la supervision de la Directrice adjointe Expositions.
Au sein du Service des Expositions et des prêts (environ 15 personnes), l’Unité des prêts est chargée, sous l’autorité de la cheffe du service des Expositions et des prêts, de coordonner des prêts d’œuvres du musée du Louvre et participer à la dynamique de prêts croisés avec les grands musées internationaux et les partenaires territoriaux (prêts d’œuvres du Louvre / emprunts à d’autres musées pour les expositions temporaires). Elle est composée de deux coordinateurs administratifs des prêts – dont le poste à pourvoir - et d’une chargée de gestion administrative. Le poste à pourvoir de coordinateur administratif des prêts est particulièrement chargé, au sein de l’Unité des prêts, des projets d’expositions temporaires du Louvre Lens et du Louvre Abu Dhabi, ainsi que des projets hors-les-murs.
Les équipes du musée du Louvre (2300 agents environ) contribuent également à la programmation culturelle du Louvre Lens et du Louvre Abu Dhabi.
La Direction des Expositions et des Editions (DEE) est chargée de coordonner, planifier et superviser la conception et la mise en œuvre d’une programmation destinée à valoriser et diffuser les projets culturels et scientifiques de l’établissement public du musée du Louvre.
Afin d’accomplir ses missions, cette direction est organisée en trois pôles, reflétant les domaines principaux qu’elle doit mettre en œuvre et coordonner. Le Pôle Expositions regroupe le service des Expositions et des prêts et le service de la Scénographie, sous la supervision de la Directrice adjointe Expositions.
Au sein du Service des Expositions et des prêts (environ 15 personnes), l’Unité des prêts est chargée, sous l’autorité de la cheffe du service des Expositions et des prêts, de coordonner des prêts d’œuvres du musée du Louvre et participer à la dynamique de prêts croisés avec les grands musées internationaux et les partenaires territoriaux (prêts d’œuvres du Louvre / emprunts à d’autres musées pour les expositions temporaires). Elle est composée de deux coordinateurs administratifs des prêts – dont le poste à pourvoir - et d’une chargée de gestion administrative. Le poste à pourvoir de coordinateur administratif des prêts est particulièrement chargé, au sein de l’Unité des prêts, des projets d’expositions temporaires du Louvre Lens et du Louvre Abu Dhabi, ainsi que des projets hors-les-murs.
Votre mission
Fonctionnement général du service
Être force de proposition sur l'évolution des procédures du service et notamment les procédures liées aux prêts en lien avec les départements, la cheffe du service des expositions et des prêts ou son adjointe
Participer à l’amélioration des outils de suivi et reporting de l’activité notamment de l’outil de suivi des prêts entrants et sortants
Assurer le classement et l’archivage des dossiers liés à l’activité
Participer aux réunions de service
Participer à des groupes de travails divers (internes/externes)
Mener une activité de veille métier
Coordination des prêts
Recueillir les demandes de prêts d'œuvres adressées au musée du Louvre, vérifier leur conformité puis les transmettre au(x) département(s) concerné(s)
Alimenter la base de données File Maker (évolution prochaine vers la base commune Museum+) et les outils de suivi pour les prêts sortants
Centraliser les envois de réponses aux demandeurs
Coordonner la rédaction des conventions de prêts en lien avec les départements de conservation et la Direction financière, juridique et des moyens (DFJM)
Rédiger les décisions de prêts et les soumettre à la signature du président puis les transmettre au Service des musées de France du ministère de la Culture
Envoi aux documentations des départements des catalogues d’exposition demandés par contrat aux emprunteurs
Prendre le relais sur les dossiers de prêts de la seconde coordinatrice administrative pendant ses congés
Faciliter les échanges avec les emprunteurs et vérifier la cohérence des documents pour les projets hors-les-murs, en lien avec les chefs de projets d’exposition, le cas échéant assurer le suivi des parapheurs de demande de prêt et de contrat de prêt
Instances, bilan et indicateurs
Participer aux réunions « correspondants prêts » avec les régies des départements de conservation du musée du Louvre
Préparer les bilans croisés des prêts en vue des comités des prêts mensuels et des différents bilans (tels que le contrat d’objectif et de performance et le rapport d’activité)
En lien avec l’adjointe au chef du service, garantir le reporting de l’état des demandes de prêts des projets hors les murs
Être force de proposition sur l'évolution des procédures du service et notamment les procédures liées aux prêts en lien avec les départements, la cheffe du service des expositions et des prêts ou son adjointe
Participer à l’amélioration des outils de suivi et reporting de l’activité notamment de l’outil de suivi des prêts entrants et sortants
Assurer le classement et l’archivage des dossiers liés à l’activité
Participer aux réunions de service
Participer à des groupes de travails divers (internes/externes)
Mener une activité de veille métier
Coordination des prêts
Recueillir les demandes de prêts d'œuvres adressées au musée du Louvre, vérifier leur conformité puis les transmettre au(x) département(s) concerné(s)
Alimenter la base de données File Maker (évolution prochaine vers la base commune Museum+) et les outils de suivi pour les prêts sortants
Centraliser les envois de réponses aux demandeurs
Coordonner la rédaction des conventions de prêts en lien avec les départements de conservation et la Direction financière, juridique et des moyens (DFJM)
Rédiger les décisions de prêts et les soumettre à la signature du président puis les transmettre au Service des musées de France du ministère de la Culture
Envoi aux documentations des départements des catalogues d’exposition demandés par contrat aux emprunteurs
Prendre le relais sur les dossiers de prêts de la seconde coordinatrice administrative pendant ses congés
Faciliter les échanges avec les emprunteurs et vérifier la cohérence des documents pour les projets hors-les-murs, en lien avec les chefs de projets d’exposition, le cas échéant assurer le suivi des parapheurs de demande de prêt et de contrat de prêt
Instances, bilan et indicateurs
Participer aux réunions « correspondants prêts » avec les régies des départements de conservation du musée du Louvre
Préparer les bilans croisés des prêts en vue des comités des prêts mensuels et des différents bilans (tels que le contrat d’objectif et de performance et le rapport d’activité)
En lien avec l’adjointe au chef du service, garantir le reporting de l’état des demandes de prêts des projets hors les murs
Profil recherché
Maîtrise du code du patrimoine dans le domaine de la circulation des œuvres d’art
Maîtrise des procédures administratives et juridiques dans le domaine de la circulation des œuvres d’art
Maîtrise de l’orthographe et des techniques rédactionnelles
Connaissance de l’environnement administratif, juridique et financier (réglementation, procédures, interlocuteurs…) du musée du Louvre et du ministère de la Culture
Connaissances générales dans le domaine de l'Histoire de l'art et de l'archéologie
Connaissance des logiciels spécifiques (File MakerPro, MuseumPlus…)
Connaissance des outils bureautiques standards (Excel, Word, Outlook, Teams, Power Point …)
Connaissances en anglais
Connaissance en techniques de communication (écoute, compréhension, transmission d'information, menée de réunion…)
Connaissance du Règlement général sur la protection des données (RGPD)
Notions de la règlementation en matière de conservation des archives publiques
Maîtrise des procédures administratives et juridiques dans le domaine de la circulation des œuvres d’art
Maîtrise de l’orthographe et des techniques rédactionnelles
Connaissance de l’environnement administratif, juridique et financier (réglementation, procédures, interlocuteurs…) du musée du Louvre et du ministère de la Culture
Connaissances générales dans le domaine de l'Histoire de l'art et de l'archéologie
Connaissance des logiciels spécifiques (File MakerPro, MuseumPlus…)
Connaissance des outils bureautiques standards (Excel, Word, Outlook, Teams, Power Point …)
Connaissances en anglais
Connaissance en techniques de communication (écoute, compréhension, transmission d'information, menée de réunion…)
Connaissance du Règlement général sur la protection des données (RGPD)
Notions de la règlementation en matière de conservation des archives publiques
Autres informations
Non renseignées