Coordinateur d'accueil et d'animation (h/f)

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur Centre Social (f/h)

- Charger de l'accueil des habitants-usagers, des familles et des groupes informels ou des associations : l'accueil, basé sur une écoute attentive, s'étend à la capacité à proposer une offre globale d'information, d'orientation, et de facilitation en matière d'accès aux droits au sens large ;
- Etre organisé de manière à recueillir les besoins des habitants et leurs idées en termes de projets collectifs.
- Assuré à titre principal par une des personnes qualifiée(s), l'accueil doit être appréhendé comme une fonction portée collectivement par l'ensemble de l'équipe d'animation du centre social.
Cette fonction doit être reconnue et repérée sur le territoire d'intervention, et l'accueil doit être considéré comme une action à part entière.

Activités principales:
Accueil du public
- Accueillir, renseigner et orienter les usagers du centre (physiquement, par téléphone ou par mail)
- Identifier les demandes et orienter vers les services internes ou les partenaires adaptés
- Veiller au respect des règles de vie du centre

Tâches administratives
- Gérer les appels téléphoniques et les courriers
- Suivre les inscriptions aux activités et événements (saisie, relances, pointages)
- Tenir à jour les plannings d’activités et de mise à disposition des salles
- Participer à la préparation de documents de communication ou d'information (affiches, flyers, lettres aux habitants…)

Participation à la vie du centre social
- Contribuer à l’organisation logistique des événements (accueil, préparation de salle, gestion de flux)
- Participer aux temps d’animation ponctuels en soutien à l’équipe
- Favoriser un climat d’accueil chaleureux et respectueux de tous les publics

Suivi et reporting
- Réaliser le suivi de la fréquentation (tableaux de bord, bilans de fréquentation)
- Remonter les besoins et les observations terrain auprès de l’équipe de direction

Activités secondaires:
- Participer à l’accueil logistique et humain lors d’événements (inaugurations, fêtes de quartier, forums, réunions publiques…)
- Contribuer à la diffusion des supports de communication (affiches, flyers, publications en ligne)
- Appuyer ponctuellement l’équipe dans des tâches de soutien administratif (photocopies, classement, préparation de dossiers…)
- Tenir à jour les documents d’information à l’accueil (brochures, affichage, orientation vers les partenaires)
- Assurer le petit entretien de l’espace d’accueil (rangement, mise à disposition de documentation, signalement des besoins techniques)
- Participer aux temps collectifs de l’équipe : réunions internes, formations, temps de coordination
- Aider à la gestion des demandes de mise à disposition de salles (enregistrement, communication avec les utilisateurs)
- Être en appui pour l’accueil des intervenants ou des partenaires extérieurs

Ces activités secondaires permettent à l’agent d’accueil de contribuer à la dynamique globale du centre social, tout en restant centré sur sa mission principale d’accueil, d’orientation et de lien avec les usagers.

Modalités d’exercice
Conditions de travail particulières
Principales difficultés liées au poste:
Conditions d’exercice :
- Horaires principalement en journée, avec possibilité d’amplitudes horaires lors d’événements ou d’animations spécifiques (soirées, week-ends ponctuels)
- Travail au sein du centre social, en contact direct avec un public varié
- Activité exercée sous l’autorité du Directeur du centre

Conditions spécifiques touchant à la santé et la sécurité au travail :
- Travail dans un environnement ouvert au public, avec des flux variables selon les jours et les périodes
- Nécessité d’une disponibilité relationnelle permanente (accueil continu du public)
- Sollicitations fréquentes et polyvalence exigée entre tâches d’accueil, d’orientation, de gestion administrative ou logistique
- Participation à des événements en soirée ou le week-end possible, selon la programmation du centre social
- Gestion simultanée de multiples demandes (public en attente, téléphone, sollicitations internes…)
- Tensions ou incivilités occasionnelles, nécessité de gérer les situations avec calme et diplomatie
- Adaptation aux différents publics (publics fragilisés, jeunes, familles, partenaires…)
- Charge émotionnelle potentielle, notamment dans les échanges avec des personnes en situation de détresse
- Rythme soutenu et besoin d’organisation rigoureuse, en particulier lors d’événements ou de pics d’activité

Relations fonctionnelles Internes avec :
- Directeur du centre social (hiérarchie directe)
- Coordinateur d’accueil et d’animation (collaboration étroite)
- Animateurs, intervenants
- Services municipaux (cohésion sociale, enfance, service technique, communication…)

Relations fonctionnelles Externes avec : •
- Habitants et usagers du quartier (public fréquent)
- Associations partenaires et acteurs locaux
- Travailleurs sociaux, médiateurs, référents CAF, CCAS
- Institutions partenaires (CAF, SEMAC, écoles, etc.)