La Ville d’Arras affirme son ambition de renforcer l’attractivité et l’identité du territoire par une politique de mise en scène urbaine et de valorisation du cadre de vie, au service du rayonnement, de l’expérience habitante et de l’accueil des visiteurs.
Cette démarche s’inscrit dans une volonté de révéler les singularités patrimoniales, paysagères et événementielles de la ville à travers plusieurs enjeux :
• Valoriser le patrimoine architectural et historique comme marqueur identitaire et vecteur d’attractivité.
• Renforcer la qualité et la lisibilité des espaces publics afin de favoriser les usages, les mobilités douces et l’appropriation des lieux par les habitants.
• Développer une mise en scène urbaine qualitative à travers l’éclairage, la scénographie des espaces, la végétalisation et les parcours de découverte.
• Conforter l’attractivité touristique, commerciale et résidentielle du centre-ville et des quartiers.
• Soutenir le dynamisme événementiel et l’animation du territoire comme leviers de rayonnement et de convivialité.
• Inscrire les projets urbains et d’aménagement dans une démarche de qualité de vie, de transition et d’attractivité durable.
Le projet de mise en scène et d’attractivité du territoire mobilise l’ensemble des directions et services contribuant à la valorisation de l’image de la ville, à l’amélioration du cadre de vie et à l’accueil des publics.
Au titre des fonctions de coordinateur/trice, il/elle a en charge quatre missions :


1- Suivi et coordination des projets de scénographie urbaine

- Participation au suivi opérationnel des projets liés à l’embellissement et à l’animation de la ville
- Coordination avec les services municipaux, partenaires institutionnels, prestataires et acteurs culturels
- Suivi des plannings, tableaux de bord et actions transversales
- Suivi administratif des projets et des échéances
- Assurer le suivi des demandes et dossiers confiés par le metteur en scène


2- Assistanat de direction et organisation opérationnelle

• Contribution au bon fonctionnement de la gouvernance locale :
- Assurer les liaisons avec le Cabinet du Maire, les élus et leurs assistants, Directeur Général des services et leurs assistants, les Directeurs de département, les directeurs et leurs assistants, et les chefs de service
- Garantir le respect des procédures relatives à l’accueil et au courrier et notamment à l’harmonisation de la présentation des documents en veillant à l’application de la charte graphique
- Suivre les démarches du projet de ville
- Participer à la structuration et à la consolidation des informations nécessaires au suivi des dossiers stratégiques du département
- Contribuer à la circulation et à la fiabilisation des informations entre les services dans une logique d’aide à la décision

• Coordination et Gestion administrative de la direction :
- Organiser l’agenda et la prise de rendez-vous en fonction des priorités du metteur en scène et organiser ses déplacements.
- Organiser et planifier les réunions internes, en assurer la logistique (réservation de dates, de salles, convocation, prestations…), et élaborer les fonds de dossier.
- Organiser et planifier les réunions GEA (Gestion des Événements et de l’Attractivité du Territoire), centraliser les dossiers, rédiger-diffuser les ordres du jour et les comptes-rendus, et assurer le suivi du calendrier des événements.
- Assurer la collecte des éléments auprès des services pour la préparation des réunions et la constitution des dossiers stratégiques
- Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités (connaissance des dossiers)
- Participer au suivi de l'activité : contribution à l’élaboration des rapports et bilans d'activité, élaboration et suivi de tableaux de bord
- Assurer le suivi des lignes budgétaires : création de bons de commande, facturation, rapprochement
- Contribuer à la production de notes de synthèse, gestion et mise en forme de supports de présentation et d’aide à la décision
- Assurer le suivi des actions issues des réunions (tableaux de suivi, relances, mise à jour des informations)


3- Secrétariat

- A partir d’informations écrites ou orales, rédiger des courriers et des notes d’informations/d’intention
- Saisir et mettre en forme les courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas, etc.
- Assurer la gestion et le suivi des courriers pilotés Elise
- Assurer le traitement et la circulation des parapheurs, courriers, notes dans les délais impartis

4- Accueil / Communication

- Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Filtrer les appels et orienter les interlocuteurs en donnant les premiers éléments de réponse ou en s’assurant de relayer la demande à la personne en capacité de les fournir
- Identifier et gérer les demandes et leur degré d’urgence
- Assurer la circulation de l’information entre la direction et les différents services de la collectivité

• De formation bureautique/secrétariat
• Expérience confirmée dans l’assistanat de direction
• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Bonnes qualités relationnelles

Non renseignées