Coordinatrice administrative et aide au pilotage opérationnel
Emploi COMMUNE DE GOSIER
Le Gosier (Guadeloupe)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services (DGS), la Coordinatrice administrative et aide au pilotage opérationnel aura pour mission de soutenir la DGS dans la gestion quotidienne de ses activités administratives et dans le suivi des projets opérationnels. Elle contribuera au bon fonctionnement de la direction en assurant l'organisation et la coordination des tâches administratives et financières, tout en participant activement à la promotion et au suivi des projets stratégiques
1. Soutien administratif et financier :
- Organisation et gestion des agendas de la DGS.
- Préparation et suivi budgétaire de la direction générale.
- Gestion des parapheurs et du courrier, y compris la validation des documents officiels.
2. Assistance au pilotage opérationnel :
- Participation aux comités de direction et représentation de la DGS lors de réunions internes et externes.
- Promotion et suivi des projets stratégiques menés par la DGS.
- Aide à la coordination des actions entre les différents services municipaux pour assurer la mise en œuvre des décisions prises par la DGS.
3. Suivi des correspondances sensibles :
- Gestion et suivi des correspondances importantes et sensibles pour la DGS.
- Rédaction de notes administratives et élaboration de documents à destination des services et des élus.
4. Force de proposition :
- Proposition d'améliorations dans l'organisation et le fonctionnement administratif de la DGS.
- Contribution à l'optimisation des processus administratifs pour renforcer l’efficacité des projets de la direction.
Position stratégique : travail transversal au cœur de la Direction Générale des Services
- Représentation ponctuelle de la DGS : Participation à des réunions internes et externes pour représenter la direction et faciliter la communication des décisions.
- Polyvalence des missions :Travail sur une diversité de sujets allant de la gestion administrative à l’appui sur des projets opérationnels de grande importance.
Disponibilité requise : Horaires flexibles selon les besoins de la DGS, notamment en fonction des réunions ou des urgences administratives.
- Gestion de la pression :Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle dans un contexte de délais serrés.
- Travail intensif sur écran :Prolongé et nécessitant une organisation rigoureuse pour respecter les échéances.
- Organisation et gestion des agendas de la DGS.
- Préparation et suivi budgétaire de la direction générale.
- Gestion des parapheurs et du courrier, y compris la validation des documents officiels.
2. Assistance au pilotage opérationnel :
- Participation aux comités de direction et représentation de la DGS lors de réunions internes et externes.
- Promotion et suivi des projets stratégiques menés par la DGS.
- Aide à la coordination des actions entre les différents services municipaux pour assurer la mise en œuvre des décisions prises par la DGS.
3. Suivi des correspondances sensibles :
- Gestion et suivi des correspondances importantes et sensibles pour la DGS.
- Rédaction de notes administratives et élaboration de documents à destination des services et des élus.
4. Force de proposition :
- Proposition d'améliorations dans l'organisation et le fonctionnement administratif de la DGS.
- Contribution à l'optimisation des processus administratifs pour renforcer l’efficacité des projets de la direction.
Position stratégique : travail transversal au cœur de la Direction Générale des Services
- Représentation ponctuelle de la DGS : Participation à des réunions internes et externes pour représenter la direction et faciliter la communication des décisions.
- Polyvalence des missions :Travail sur une diversité de sujets allant de la gestion administrative à l’appui sur des projets opérationnels de grande importance.
Disponibilité requise : Horaires flexibles selon les besoins de la DGS, notamment en fonction des réunions ou des urgences administratives.
- Gestion de la pression :Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle dans un contexte de délais serrés.
- Travail intensif sur écran :Prolongé et nécessitant une organisation rigoureuse pour respecter les échéances.
Profil recherché
Organisation : Capacité à prioriser et à gérer simultanément des tâches variées.
- Rigueur : Suivi précis des dossiers administratifs et financiers.
- Proactivité : Savoir anticiper les besoins de la DGS et proposer des solutions innovantes pour améliorer les processus.
- Discrétion et confidentialité : Aptitude à gérer des informations sensibles en toute confidentialité.
- Esprit d’équipe : Capacité à collaborer efficacement avec les services municipaux et à interagir avec différents interlocuteurs.
- Rigueur : Suivi précis des dossiers administratifs et financiers.
- Proactivité : Savoir anticiper les besoins de la DGS et proposer des solutions innovantes pour améliorer les processus.
- Discrétion et confidentialité : Aptitude à gérer des informations sensibles en toute confidentialité.
- Esprit d’équipe : Capacité à collaborer efficacement avec les services municipaux et à interagir avec différents interlocuteurs.
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 mois
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