Coordinatrice Générale DGRT- Responsable du service Organisation et contrôle des ressources

Missions Principales:
-Assurer la coordination de l’ensemble des fonctions administratives de la DGA (Accueil/Secrétariat, Ressources Humaines, Commande publique, Systèmes informatisés, Logistique) en relation avec les directions et services de la DGA, de l’EPCI, et les pôles territoriaux.
-Répondre à toutes demandes de la hiérarchie s’inscrivant dans le cadre des missions de la DGA, en lien avec ses compétences et son niveau d’expertise.

Activités principales :
Organisation de l’agenda du Directeur Général Adjoint
• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Rédaction et mise en forme de documents administratifs
• Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents administratifs
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
• Organiser le classement et respecter les règles d'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction ou du service
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Renseigner des tableaux de suivi administratif et budgétaire des activités du service
Accueil téléphonique et physique
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le DGA
• Transmettre des documents en respectant les procédures, les délais, les règles de confidentialité
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
• Organiser la logistique des réunions (réservation de salles, mise à disposition du matériel, préparation des outils de visioconférence...)
• Avoir accès à l’ensemble des informations en lien avec les missions de la DGRT
• Préconiser des procédures administratives et organisationnelles, les formaliser, les diffuser et veiller à leur mise en œuvre
• Formaliser et diffuser les documents nécessaires au suivi de l’activité de la DGRT, et à l’avancement des projets (tableaux de bord, procédures, planning prévisionnels, comptes-rendus, bilans) ;
• Préconiser et mettre en place des actions d’optimisation organisationnelle ;
• Gérer les missions et tâches liées aux ressources humaines (états de présence, suivi des absences ou congés, formations, etc.) en lien avec la DRH ;
• Collaborer à la gestion de projets : planification, réalisation d’organigramme des tâches, contribution au pilotage (veiller au respect des délais, être force de proposition), maîtrise et diffusion de l’information projet, mise en place du reporting ;
• Effectuer des opérations classiques de secrétariat (Gestion des commissions, Tenue d’agenda du DGRT, Suivi logistique, Réunions, Gestion de courrier, Demandes d’intervention, Classement/archivage ;
• Accueillir, informer orienter les administrés, les partenaires vers le service adapté à leur(s) besoin(s).

Activités spécifiques :
Réaliser le bilan, fixer les objectifs et évaluer les agents sous sa responsabilité (3 ETP adjoint administratif) dans le cadre de l’entretien professionnel ;
Encadrer ponctuellement des stagiaires ;
Répondre à toute autre demande ponctuelle de sa hiérarchie s’inscrivant dans le cadre des missions ou du cadre d’emploi.