Coordonnateur / Coordonnatrice recherches (h/f)

Le coordonnateur ou la coordonnatrice des recherches a pour missions :
- d’assurer la coordination et la fiabilité des réponses aux recherches par correspondance (recherches administratives, généalogiques, historiques, problèmes techniques, questions pratiques…) reçues par la direction des archives ; d’assurer la responsabilité du suivi de la messagerie électronique de la direction (archives62) ;
- de développer l’aide à la recherche : conception de fiches d’aide, création et gestion d’un cycle de formations à destination des usagers, développement d’un chatbot en lien avec les agents de la direction des services numériques ; création de médias FALC ;
- d’assurer la gestion des périodiques de la bibliothèque des archives et la participation au plan régional de conservation partagée des périodiques ;
- de participer à l’ensemble des activités transverses à la direction, en particulier de communication.

Sous l’autorité hiérarchique du chef du service des classements et de la conservation, les missions du coordonnateur/de la coordonnatrice des recherches sont les suivantes :

- Assurer la gestion et la coordination des réponses aux recherches par correspondance (recherches administratives, généalogiques, historiques, problèmes techniques, questions pratiques…) reçues par la direction des archives :
o piloter, coordonner et exécuter les recherches ;
o apporter expertise et méthodologie aux différents interlocuteurs de l'activité ;
o fournir une réponse experte et immédiate aux questions diverses, d’ordre archivistique et scientifique (orientation dans les fonds, indication de pistes et de procédures de recherches), pratique ou technique, et/ou aux demandes qui ne nécessitent pas de longues recherches ;
o orienter les différents interlocuteurs administratifs ou publics vers le service compétent.

- Assurer la responsabilité du suivi de la messagerie électronique de la direction (archives62) :
o enregistrer les demandes de recherche reçues électroniquement dans le registre courrier informatisé ;
o répartir les demandes de recherche auprès des membres du personnel concernés, en fonction du domaine de compétence de chacun ;
o regrouper et transférer aux usagers, par la messagerie des archives, après visa du chef du service, les éléments de réponse, qu’ils aient été établis par les autres membres du personnel ou par le coordonnateur/la coordonnatrice lui/elle-même.

- Développer l’aide à la recherche à destination des différents types d’usagers :
o conception de nouvelles fiches d’aide à la recherche avec possibilité de création d’un chatbot en lien avec la direction des services numériques ;
o création et gestion d’un cycle de formations en présentiel et distanciel ;
o création de médias FALC.

- Assurer la gestion des périodiques de la bibliothèque des archives, en lien avec l’archiviste responsable de la bibliothèque :
o assurer une veille sur les publications en série pouvant intégrer la bibliothèque des archives, y compris pour des numéros spécifiques ;
o enregistrer les collections des périodiques et revues ;
o préparer les commandes ou relances, en lien avec la mission développement de l’information et de l’ingénierie documentaire ;
o dépouiller les périodiques reçus ;
o repérer avec pertinence et saisir les articles dignes d'intérêt pour le public ;
o élaborer et indexer les fiches descriptives.

- Participer à l’ensemble des activités transverses à la direction, en particulier de communication :
o accueillir et orienter le public en salle de lecture à raison d’une à deux demi-journées par semaine ; être référent en cas de recherche complexe en salle de lecture ;
o assurer ponctuellement des permanences d’accueil téléphonique et physique en remplacement du secrétariat ;
o participer aux actions de valorisation des fonds (enrichissement du site Internet, participation aux groupes de travail dédiés à la conception des expositions, accueil de groupes et de stagiaires, journées d’ouverture exceptionnelle au public, etc.) ;
o participer aux opérations mobilisant l’ensemble des agents de la direction (récolement, refoulement, reconditionnement, etc.).

Le coordonnateur/la coordonnatrice des recherches est, de par ses fonctions, en relations régulières avec l’ensemble des agents de la direction des archives départementales, mais aussi en contact direct avec le public.

La fiche de poste est susceptible d’évoluer au vu des missions du service. L’agent, en dehors des missions et activités décrites ci-dessus, peut être amené à réaliser d’autres missions en cohérence avec son cadre d’emploi et son grade.