Délégué(e) aux fonctions d’officier de l’état civil, cimetières

Sous l'autorité du responsable de service :
- Assure l’accueil physique et téléphonique des usagers et entreprises (état civil et funéraire),
- Instruit et constitue les actes d’état civil,
- Gestion des cimetières : informer sur le règlement du cimetière, orienter et renseigner sur les emplacements et les démarches administratives.

Activités principales :

Gestion administrative de l’état civil
-Accueil physique et téléphonique du public (mariages, naissances, décès, demandes d’actes, …),
-Enregistrement de tous les actes d’état civil et de tous documents annexes,
-Mise à jour et tenue des registres d’état civil,
-Surveillance de la consultation des registres,
-Procéder au recensement citoyen,
-Préparation des parrainages civils, mariages, …,
-Gestion des demandes d’attestation d’accueil,
-Légalisation de signature, recensement citoyen.

Suivi et gestion des cimetières
 Etablissement des actes de décès,
Délivrance de l’ensemble des documents nécessaires aux obsèques (autorisation d’inhumation, de crémation, d’ouverture de concessions, etc.),
 Effectuer les recherches nécessaires au suivi des dossiers,
 Interagir avec les Pompes Funèbres, les familles en deuil, etc.

Assurer la gestion des cimetières
 Délivrance et contrôle des titres de concessions (achat, renouvellement, statut des ayants-droits, …)
Création et mise à jour des dossiers de concessions,
Suivi des demandes de travaux dans l’enceinte des cimetières,
Mettre à jour et faire respecter le règlement des cimetières,
Tenue des différents registres (dispersion, inhumation, concessions, …)
 Suivi et coordination des procédures de reprise de concessions (échues et abandons).

Sur le terrain :

Veiller par votre présence au bon déroulement des inhumations, des exhumations et des cérémonies, pour les urnes cinéraires pour le columbarium ou le jardin du souvenir,
 Effectuer les piquetages,
 Veiller à la conformité des interventions des prestataires extérieurs,
 Reprise des concessions échues et en état d’abandon avec le responsable du service Population et la Police Municipale

Formalités
 Gérer les dépôts et retraits des demandes de titres CNI et passeports en l’absence des agents affectés à ces missions (congés, absences exceptionnelles, …).
 Gestion des demandes de débit de boissons

Aide à la gestion des listes électorales et répertoire électoral unique (REU)
Saisie informatique des inscriptions sur listes électorales (nouveaux arrivants, changement d’adresse…).

Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service.
RELATIONS FONCTIONNELLES

Partenaires internes : L’ensemble des services municipaux et des élus.
Partenaires externes : Les usagers, les familles en deuil, Préfecture, Bureau du service national, Tribunal, Pompes funèbres, notaires, services état civil d’autres communes, etc.

CONTRAINTE DU POSTE

- Continuité de service avec les agents,
- Travail de bureau ainsi qu’en extérieur et sous tous les temps,
- Travail en lien avec les familles en deuil,
- Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d'ouverture au public (permanences ponctuelles 1er et 3e samedi du mois ; présence lors de la célébration des mariages le samedi)
- Pics d’activités liés aux périodes électorales, de recensement, …

EQUIPEMENTS DE PROTECTION INDIVIDUELLE

- Chaussures de protection, gants et vêtements de travail