Directeur.rice Adjoint.e Protocole et Evènementiel
Emploi REGION OCCITANIE
41 Rue D'alsace-Lorraine, 31000 Toulouse, France
Non renseigné
Pilotage
Emploi permanent
Plein temps
Description
La Région Occitanie / Pyrénées-Méditerranée, forte de près de 6 millions d’habitants et de 13 départements, organise directement ou en partenariat avec différents acteurs du territoire, plus de 1500 événements par an en moyenne, pour lesquels la Direction de la relation Usagers, du Protocole et des ressources Logistiques est mobilisée.
Au sein de la Direction de la relation Usagers, du Protocole et des ressources Logistiques et sous l'autorité de la Directrice, vous pilotez l’activité et les ressources de la Direction adjointe – coordination de l’accueil et organisation des manifestations officielles de la collectivité dans les Hôtels de Région et sur le territoire régional ainsi que la restauration collective et la sécurité sur le site de Toulouse.
La Direction adjointe comprend 4 services et une unité :
• Service Protocole
• Service Chauffeurs et navette
• Service Sécurité
• Service Restauration
• Unité technique et audiovisuelle
Au sein de la Direction de la relation Usagers, du Protocole et des ressources Logistiques et sous l'autorité de la Directrice, vous pilotez l’activité et les ressources de la Direction adjointe – coordination de l’accueil et organisation des manifestations officielles de la collectivité dans les Hôtels de Région et sur le territoire régional ainsi que la restauration collective et la sécurité sur le site de Toulouse.
La Direction adjointe comprend 4 services et une unité :
• Service Protocole
• Service Chauffeurs et navette
• Service Sécurité
• Service Restauration
• Unité technique et audiovisuelle
VOS PRINCIPALES MISSIONS :
Sous la responsabilité de la directrice, vous supervisez et facilitez l’activité des collaborateurs de la Direction Adjointe.
Vous entretenez les relations utiles avec la Directrice, la Direction générale, le Cabinet et les élus responsables, dans le cadre des procédures en vigueur et directives de la hiérarchie.
A ce titre, vous instaurez et animez les groupes de travail nécessaires.
Vous pilotez les manifestations et évènements protocolaires.
Vous coordonnez la planification des manifestations prévues sur les sites de la collectivité et sur le territoire régional, en lien avec les responsables de service.
Vous êtes ainsi garant.e de la bonne mise en œuvre du respect du protocole.
Vous validez les accueils d’événements en lien avec la Direction générale et le Cabinet ainsi que les actions relevant du bon fonctionnement des manifestations (déroulés, fichiers protocolaires, cadeaux officiels, etc.) et de la gestion des plannings de services et des manifestations.
Vous organisez ou validez la présence et l’encadrement des personnels sur le terrain lors des manifestations. Vous suivez les visites de préparation aux différents événements.
Par ailleurs, vous assurez le pilotage, le management et l’optimisation des ressources humaines et budgétaires.
Vous analysez les besoins d’évolution en compétences et vous participez aux processus d’évolution de carrière des agents.
Vous définissez les besoins de recrutement et participez aux procédures.
Vous contribuez et accompagnez la mise en œuvre de la politique de prévention des risques professionnels et les actions en faveur de la qualité de vie au travail.
Vous suivez et validez les marchés et prestations et vous gérez le budget de la Direction adjointe.
En tant qu’encadrant.e, vous fixez les objectifs et résultats attendus par les services en proposant des axes d’améliorations de fonctionnement.
Vous intervenez en appui technique aux responsables de service ou d’unité.
Vous animez et coordonnez les collectifs de travail afin de garantir l'harmonisation des méthodes de travail entre équipes des différents sites.
Vous mettez en œuvre des délégations de responsabilité et accompagnez les changements induits par une nouvelle organisation, dont la transition numérique.
Vous assurez ainsi la diffusion de l’information au sein de la Direction adjointe.
Vous définissez un projet de service ou de direction. Vous contribuez alors à la conception et à la mise en œuvre de ce projet dans le cadre du périmètre des services relevant de la Direction adjointe.
Enfin, vous pilotez ou participez à des groupes de projets ou audits transverses. Vous assistez au comité directeur de la Direction, organe principal du management. Vous participez ainsi à la représentation de la Direction en interne à l’Institution et auprès des partenaires.
Sous la responsabilité de la directrice, vous supervisez et facilitez l’activité des collaborateurs de la Direction Adjointe.
Vous entretenez les relations utiles avec la Directrice, la Direction générale, le Cabinet et les élus responsables, dans le cadre des procédures en vigueur et directives de la hiérarchie.
A ce titre, vous instaurez et animez les groupes de travail nécessaires.
Vous pilotez les manifestations et évènements protocolaires.
Vous coordonnez la planification des manifestations prévues sur les sites de la collectivité et sur le territoire régional, en lien avec les responsables de service.
Vous êtes ainsi garant.e de la bonne mise en œuvre du respect du protocole.
Vous validez les accueils d’événements en lien avec la Direction générale et le Cabinet ainsi que les actions relevant du bon fonctionnement des manifestations (déroulés, fichiers protocolaires, cadeaux officiels, etc.) et de la gestion des plannings de services et des manifestations.
Vous organisez ou validez la présence et l’encadrement des personnels sur le terrain lors des manifestations. Vous suivez les visites de préparation aux différents événements.
Par ailleurs, vous assurez le pilotage, le management et l’optimisation des ressources humaines et budgétaires.
Vous analysez les besoins d’évolution en compétences et vous participez aux processus d’évolution de carrière des agents.
Vous définissez les besoins de recrutement et participez aux procédures.
Vous contribuez et accompagnez la mise en œuvre de la politique de prévention des risques professionnels et les actions en faveur de la qualité de vie au travail.
Vous suivez et validez les marchés et prestations et vous gérez le budget de la Direction adjointe.
En tant qu’encadrant.e, vous fixez les objectifs et résultats attendus par les services en proposant des axes d’améliorations de fonctionnement.
Vous intervenez en appui technique aux responsables de service ou d’unité.
Vous animez et coordonnez les collectifs de travail afin de garantir l'harmonisation des méthodes de travail entre équipes des différents sites.
Vous mettez en œuvre des délégations de responsabilité et accompagnez les changements induits par une nouvelle organisation, dont la transition numérique.
Vous assurez ainsi la diffusion de l’information au sein de la Direction adjointe.
Vous définissez un projet de service ou de direction. Vous contribuez alors à la conception et à la mise en œuvre de ce projet dans le cadre du périmètre des services relevant de la Direction adjointe.
Enfin, vous pilotez ou participez à des groupes de projets ou audits transverses. Vous assistez au comité directeur de la Direction, organe principal du management. Vous participez ainsi à la représentation de la Direction en interne à l’Institution et auprès des partenaires.
Profil recherché
Vous possédez une bonne connaissance de l'organisation de l'institution et une appétence pour les thématiques de l’événementiel, de la sécurité et de la restauration collective.
Vous savez coordonner les opérations sur différents lieux et vous maîtrisez les usages protocolaires.
Vous avez une bonne gestion du stress et vous savez réagir efficacement et être proactif.ve tout en garantissant l’image de la collectivité.
Vous possédez de grandes capacités d’organisation et d’anticipation.
Doté.e de qualités relationnelles, vous possédez une expérience avérée en management et une réelle aptitude à l'encadrement du personnel.
Vous maîtrisez ainsi les techniques d’animation, de pilotage des équipes et de conduite de réunions.
Vous connaissez également les principes et techniques de médiation et de résolution de conflits.
Vous avez le sens de l’écoute, du contact et de la diplomatie et une vraie appétence pour le travail en équipe.
Vous savez faire preuve de rigueur, discrétion et ponctualité.
Enfin votre disponibilité vous permet de vous impliquer dans le bon fonctionnement de la Direction.
SPECIFICITES DU POSTE :
- Horaires spécifiques
- Possibilité de mobilisation les week-ends
- Déplacements fréquents
- Travail en bi-site
• Ce poste ouvre droit à la NBI.
Vous savez coordonner les opérations sur différents lieux et vous maîtrisez les usages protocolaires.
Vous avez une bonne gestion du stress et vous savez réagir efficacement et être proactif.ve tout en garantissant l’image de la collectivité.
Vous possédez de grandes capacités d’organisation et d’anticipation.
Doté.e de qualités relationnelles, vous possédez une expérience avérée en management et une réelle aptitude à l'encadrement du personnel.
Vous maîtrisez ainsi les techniques d’animation, de pilotage des équipes et de conduite de réunions.
Vous connaissez également les principes et techniques de médiation et de résolution de conflits.
Vous avez le sens de l’écoute, du contact et de la diplomatie et une vraie appétence pour le travail en équipe.
Vous savez faire preuve de rigueur, discrétion et ponctualité.
Enfin votre disponibilité vous permet de vous impliquer dans le bon fonctionnement de la Direction.
SPECIFICITES DU POSTE :
- Horaires spécifiques
- Possibilité de mobilisation les week-ends
- Déplacements fréquents
- Travail en bi-site
• Ce poste ouvre droit à la NBI.
Autres informations
Non renseignées
il y a 4 semaines
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