DJF-691-Un assistant administratif

Sous l'autorité du chef du Service des Affaires Juridiques et des Assemblées et l'encadrement hiérarchique du gestionnaire spécialisé, le titulaire du poste aura pour mission l'ensemble des tâches permettant d'assurer le secrétariat des réunions de l'Assemblée départementale et de la Commission permanente, le traitement des actes administratifs (en matière de contrôle de légalité et de publicité), la gestion des arrêtés de délégation de signature.

1. Traitement des actes administratifs
Tenir le registre des numéros d'arrêtés
Vérifier les actes (rédaction, date, signature ...)
Les transmettre au contrôle de légalité
Assurer le suivi dans le registre en notant la date de publication
Publier les actes administratifs sur le site internet du Conseil départemental

2. Traitement des rapports de l'Assemblée départementale
Vérifier et corriger, le cas échéant les rapports (respect des règles de présentation, orthographe, grammaire, syntaxe, calcul)
Classer les rapports pour établir l'ordre du jour
Préparer les documents pour une transmission par voie dématérialisée
Elaborer les volumes des rapports pour les réunions
Assister aux réunions et prendre des notes
Retranscrire l'ensemble des débats en réécoutant les enregistrements
Rédiger les délibérations
Corriger les délibérations et la retranscription des débats
Réaliser la liste des délibérations pour publication sur le site internet du Conseil départemental
Réaliser le volume des délibérations avec discussions (version papier et dématérialisée)

3. Traitement des rapports de la Commission permanente
Insérer, vérifier et corriger, le cas échéant les rapports dans Kdelib (respect des règles de présentation, orthographe, grammaire, syntaxe, calcul)
Classer les rapports pour établir l'ordre du jour
Préparer les documents en vue de leur diffusion par voie dématérialisée
Transmettre les rapports signés aux Elus (version papier et dématérialisée)
Assister aux réunions et prendre en notes les débats
Préparer les délibérations
Réaliser la liste des délibérations pour publication sur le site internet du Conseil départemental
Transmettre les délibérations au contrôle de légalité par voie électronique
Réaliser le volume des délibérations (version papier et dématérialisée)

4. Gestion des délégations de signature
Réceptionner des demandes
Préparer les arrêtés (rédaction, mise en signature et transmission contrôle de légalité)
Notifier les arrêtés signés aux intéressés
Mettre à jour le fichier général des délégations (chrono...)

5. Activités annexes / autres activités
Gérer les demandes de réservations de salles de réunions des services du Conseil départemental et de la Préfecture
Mettre à jour le règlement intérieur du Conseil départemental
Gérer les commandes de fournitures de bureau pour le pôle Assemblées
Frapper différents courriers et rapports
Relire et contrôler tous types de documents
Apporter des services divers aux Elus
Participer, en tant que de besoin, à l'ensemble des tâches du pôle Assemblées (dont participations occasionnelles aux réunions préparatoires de la Commission permanente)