Gestionnaire administratif du Directeur(trice) Général(e) des Services (DGS)

L’assistante de direction occupe un rôle central auprès du Directeur Général des Services (DGS) et contribue directement à la qualité du fonctionnement institutionnel et administratif de la collectivité. Elle assure un appui permanent à la direction générale, une coordination transversale entre les services, et participe à la préparation, au suivi et à la fiabilisation des décisions communautaires. Véritable bras droit administratif du DGS, elle doit conjuguer rigueur, sens de la confidentialité, maîtrise rédactionnelle et capacité d’organisation.

A. Appui direct à la DGS- Gérer l’agenda, les priorités et les rendez-vous du DGS :
- Organiser les réunions de service (préparation des ordres du jour, convocations, relevé de décisions, suivi des actions présentées par les chefs de service).
- Préparer en lien avec la DGS les délibérations administratives relevant de son champ de compétence.
- Coordonner les activités du secrétariat général en lien avec la DGS.
- Assurer la réception, la diffusion et le classement des informations stratégiques.
- Préparer et relire les courriers, notes et documents officiels de la direction générale.
- Garantir la confidentialité absolue des dossiers traités et la traçabilité des décisions.

B. Gestion des instances communautaires :
- Participer à la préparation, à la tenue et au suivi des instances communautaires en lien avec le secrétariat général (Conseil communautaire, Bureau, commissions, conférences des maires et toutes autres instances en lien avec l’organisation administrative de la collectivité : réunions de service…).
- Planification, convocations, constitution des dossiers, logistique de séance.
- Relecture, corrections et mise en forme des rapports, délibérations et notes de synthèse.
- Participation aux séances : assistance au DGS et aux élus, prise de notes, rédaction du procès-verbal et ampliations des décisions prises par les instances communautaires.
- Assurer le traitement des demandes d’élus et en garantir le suivi.
- Mettre à jour les registres et bases de données des élus (délégations, indemnités, mandats).
- Participer à la préparation de l’installation du futur conseil communautaire et de toutes les instances de la collectivité qui en découleront (commissions…) en lien avec le secrétariat général.

C. Appui à la rédaction et au suivi des conventions :
- Participer à la rédaction, la relecture, la mise en forme et le suivi administratif des conventions et avenants.
- Vérifier la conformité administrative et juridique avant transmission à la signature.
- Assurer le suivi des échéances, des renouvellements et des signatures dans un tableau de bord dédié.
- Centraliser l’archivage (papier et numérique) et garantir la traçabilité documentaire.

D. Suivi des dossiers de subventions :
- Préparer, constituer et suivre les dossiers de subvention en appui de la DGS
- Assurer le suivi administratif et financier des subventions obtenues.
- Tenir à jour un tableau de bord et préparer les éléments nécessaires à la présentation en instances si besoin.

E. Organisation administrative de la direction des projets transversaux :
- Appuyer la DGS dans l’organisation et le suivi des projets transversaux.
- Organiser les réunions : convocations, ordre du jour, préparation des dossiers.
- Assurer la prise de notes et la rédaction des relevés de conclusions.
- Contribuer à la circulation de l’information entre les directions et partenaires.
- Préparer (tableaux de suivi, de bords, notes synthétiques…), assister et suivre les comités de pilotage dans le cadre de dispositifs institutionnels auxquels la collectivité participe en lien avec la DGS.

F. Appui au suivi des contentieux - Assurer un suivi administratif rigoureux des dossiers de contentieux et précontentieux :
- Suivre la réception et la diffusion des pièces de procédure.
- Veiller au respect des délais de réponse et coordonner avec les services concernés.
- Etablir un dossier de suivi des contentieux et archiver les dossiers clos.

G. Appui au service communication :
- Assurer un rôle de coordination et de vérification des actions de communication en lien avec la DGS.
- Relire et valider formellement les supports de communication.
- Suivre les échéances de diffusion des différents supports de communication en lien avec la chargée de communication.
- Contrôler la cohérence institutionnelle des messages diffusés.

H. Soutien administratif transversal :
- Participer à la mise en forme de documents stratégiques.
- Assurer le classement, l’archivage et la gestion documentaire.
- Contribuer à la structuration et à la modernisation des outils administratifs.
- Appuyer la DGS dans l’organisation d’événements institutionnels de toutes natures (inauguration, événement sportif, culturel…)