Gestionnaire administratif du service rédactionnel - CDD 6 mois (h/f)
Emploi COMMUNE DE NICE
Hôtel de Ville Mairie de Nice 5 RUE HOTEL DE VILLE (Alpes-Maritimes)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi temporaire
Plein temps
Description
Au sein de la Direction de la Proximité et de la Vie des quartiers, le service rédactionnel assure le traitement des doléances affectées à la Direction Générale Adjointe Sécurité, Proximité et Citoyenneté (DGA SPC), en lien avec les Elus, les 6 territoires de la Ville de Nice, les directions opérationnelles et les partenaires (institutionnels, comités de quartier, syndics de copropriété, etc).
Vous serez en charge de la gestion et du traitement des courriers affectés à la direction et à la DGA SPC, de la création et de la mise à jour de tableaux de bord, de l'assistante des chefs de services administratifs dans leurs fonctions, de la rédaction de courriers de première intention permettant de valoriser les actions de la collectivité, du suivi administratif des réunions de quartiers présidées par le Maire, ainsi que du suivi de dossiers sensibles en lien avec les usagers et les responsables de territoire.
Vous serez en charge de la gestion et du traitement des courriers affectés à la direction et à la DGA SPC, de la création et de la mise à jour de tableaux de bord, de l'assistante des chefs de services administratifs dans leurs fonctions, de la rédaction de courriers de première intention permettant de valoriser les actions de la collectivité, du suivi administratif des réunions de quartiers présidées par le Maire, ainsi que du suivi de dossiers sensibles en lien avec les usagers et les responsables de territoire.
Vos missions principales seront :
* La rédaction de courriers et le traitement transversal des dossiers :
- Vous rédigerez des accusés de réception et des réponses aux administrés ;
- Vous solliciterez les différentes directions opérationnelles pour recueillir des éléments de langage ;
- Vous suivrez les dossiers engagés ;
- Vous assurerez des prises de contact téléphoniques ;
- Vous rédigerez des courriers de première intention et suivrez les formulaires issus des réunions de quartier.
* L'enregistrement et le suivi du courrier sur le logiciel dédié :
- Vous saisirez le courrier arrivée et départ des différents services de la direction ;
- Vous suivrez le circuit des signatures et ventilerez auprès des services destinataires ;
- Vous saisirez des éléments d'explications relatifs aux demandes du bureau central du courrier.
* La gestion de la boite mail générique :
- Vous gérerez les courriels et les demandes d'enregistrement ;
- Vous adresserez des réponses aux administrés.
* Le développement et l'actualisation d'une base de données :
- Vous complèterez et mettrez à jour des tableaux de bord et bases de données.
* Les tâches administratives :
- Vous organiserez des réunions internes et externes en concertation avec les agendas hiérarchiques ;
- Vous élaborerez et diffuserez des comptes rendus ;
- Vous rédigerez et mettrez en forme des documents ;
- Vous recenserez et commanderez les fournitures de bureau ;
- Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique de la direction,
* La rédaction de courriers et le traitement transversal des dossiers :
- Vous rédigerez des accusés de réception et des réponses aux administrés ;
- Vous solliciterez les différentes directions opérationnelles pour recueillir des éléments de langage ;
- Vous suivrez les dossiers engagés ;
- Vous assurerez des prises de contact téléphoniques ;
- Vous rédigerez des courriers de première intention et suivrez les formulaires issus des réunions de quartier.
* L'enregistrement et le suivi du courrier sur le logiciel dédié :
- Vous saisirez le courrier arrivée et départ des différents services de la direction ;
- Vous suivrez le circuit des signatures et ventilerez auprès des services destinataires ;
- Vous saisirez des éléments d'explications relatifs aux demandes du bureau central du courrier.
* La gestion de la boite mail générique :
- Vous gérerez les courriels et les demandes d'enregistrement ;
- Vous adresserez des réponses aux administrés.
* Le développement et l'actualisation d'une base de données :
- Vous complèterez et mettrez à jour des tableaux de bord et bases de données.
* Les tâches administratives :
- Vous organiserez des réunions internes et externes en concertation avec les agendas hiérarchiques ;
- Vous élaborerez et diffuserez des comptes rendus ;
- Vous rédigerez et mettrez en forme des documents ;
- Vous recenserez et commanderez les fournitures de bureau ;
- Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique de la direction,
Profil recherché
Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BEP/CAP ou BAC à BAC+2 en gestion administrative ou gestion des collectivités territoriales.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou en établissement public.
Compétences :
- Vous connaissez l'organisation fonctionnelle de la collectivité ;
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat bureautique ;
- Vous maîtrisez l'outil informatique et les logiciels standards et/ou métier.
Qualités recherchées :
- Vous êtes organisé, méthodique, et rigoureux ;
- Vous possédez des bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse ;
- Vous savez travailler en autonomie et en équipe.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou en établissement public.
Compétences :
- Vous connaissez l'organisation fonctionnelle de la collectivité ;
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat bureautique ;
- Vous maîtrisez l'outil informatique et les logiciels standards et/ou métier.
Qualités recherchées :
- Vous êtes organisé, méthodique, et rigoureux ;
- Vous possédez des bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse ;
- Vous savez travailler en autonomie et en équipe.
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
Recevez des offres d’emplois similaires à Gestionnaire administratif du service rédactionnel - CDD 6 mois (h/f) par mail
Découvrez bien d'offres d'emploi public sur jobpublic.fr